StuRa:Elektronisches Dokumentenmanagement

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Mit einem System zur papierarmen Verwaltung ist es möglich, eingehende Dokumente digital abzulegen und weiterzuverarbeiten.

Gründe für Einführung

Die Anwendung eines Dokumentensystems soll sicherstellen, dass in Papierform vorliegende Inhalte mit möglichst wenig Zeitverzug den Empfänger erreicher, bzw. bei unklarem Empfänger die Zuordnung von diesem durch gleichzeitige Versendung von Inhalten an mehrere Personen sichergestellt ist. Desweiteren soll der Zugriff und die Ablagestrukturierung unserer Dokumente verbessert werden. Die Arbeit des StuRa kann dadurch effizienter werden.

Vor- und Nachteile

Vorteile

  • Zeitersparnis
  • Senkung der Kosten durch Kopieren von Dokumenten
  • Einsicht in die Unterlagen ortsunabhängig zeitnah möglich
  • gleichzeitige Einsicht von mehreren Personen möglich/Zuständigkeitsabfragen gleichzeitig möglich
  • platzsparende Archivierung

Nachteile

  • erhöhte Serverbelastung
  • erhöhte Anforderung an Datensicherheit
  • erhöhte Einarbeitungszeit und eingeschränkter Bearbeiterkreis (PC Arbeitsplatz notwendig)
  • hohe Investitionskosten
  • zusätzlicher Wartungsaufwand

mögliche Anwendungsbereiche

  • Eingangspost/Hauspost
  • Faxe
  • Protokolle
  • E-Mail Archivierung (StuRa Mails, Rundmails an Studierende)
  • Unterlagen Semesterticket (siehe SAMS)
  • revisionssiche Postbuch, Fundbuch Funktionalität
  • Unterlagen Finanzbuchhaltung
  • eigene Ordnungen
  • Ergebnisse Öffentlichkeitsarbeit (Flyer, Einladungen)

Ablauf der Systemeinführung

  1. Zieldokumente zusammentragen (erledigt)
  2. Marktrecherche über bestehende Systeme von Hardware und Software (erledigt)
  3. Prüfung der vorhandenen Technik
  4. Rechtsgutachten oder Präzedenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
  5. Signaturserver für Dokumente aufsetzen oder Signaturanbieter auf Nutzbarkeit prüfen
  6. Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
  7. Technische Bedingungen schaffen
    1. zwei Einlesegeräte
    2. Raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
  8. Intensivprobezeitraum für Zwei Wochen
  9. Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung für alle Agenten des StuRa
  10. Entwurf eines Ausweichplans bei Havarie
  11. Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge

Notizen

In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden.

Anforderungen an unser ERP-System

Anforderungen sind teilweise auch Ideen, was ein System leisten müsste.

  • Dokumentenmanagement
  • (zentraler) Kalender
  • Mitgliederverwaltung
  • Authentifizierung über HTW Login (bei RZ anzusprechen (siehe Anwendung QIS Portal))
  • dezentraler Sicherungsspeicher (bei RZ angesprochen)
  • Zugriff außerhalb des StuRa Rechners
  • Ablauf, was mit Dokumenten passiert, die nicht ins System eingehen können (Poster, Infobroschüren, ...)
  • StuRa Postbuch mit im System integrieren
  • Texterkennung mit automatischer Schlagwortvergabe im PDF
  • Fotoverwaltung

Vorraussetzungen

  • Dokumenten-Scanner
  • Server, der Alfresco und die Wikis beherbergt (zu beschaffen)
  • Netzwerkanbindung
  • Sicherungsystem (möglicherweise beim Rechenzentrum)
  • Programm
  • digitales Fax

Lösungen

Alfresco (OpenSource)

  • Wie wird der E-Mailverkehr archiviert?
  • Wie werden die Dokument zertifiziert?
  • Gibt es ein zentrales Adressbuch für extern?
  • Kompatibilität zu externen Programmen wie Thunderbird, Sunbird etc.
  • Gibt es außer der Metatexte noch Möglichkeiten Telefonate an ein Dokument zu koppeln?
  • Wie kann man mehrere Dokumente außer per Tag oder Umgebung gruppieren?

Archivista (GPL)

agorum

group office

OpenGOoo

Links

Interessierte

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