StuRa:Semestereröffnungsparty

Termine

Wintersemester

• bisher meist mittwochs oder donnerstags
• ab der dritten Vorlesungswoche

  genügend Zeitraum für Werbung einplanen, sodass mindestens 10 Tage die Plakate hängen

• Es wäre möglich Freitag auszuprobieren (Bisher wurde das nicht versucht, da zum Wochenende allerdings viele Studentinnen und Studenten nach Hause fahren.)

Sommersemester

• bisher entweder die 3. Vorlesungswoche oder wenn die Studentinnen und Studenten der TU Dresden auch wieder Beginn der Vorlesungszeit hatten (Dann gibt es allerdings auch mehr Konkurrenz.)

Arbeitsschritte im Vorfeld

Lokalität suchen

• nach Möglichkeit 2-3 Monate im Voraus planen, anfragen und vereinbaren
• für 500 bis 2.000 Leute (bis zum WiSe 10 war jede Semestereröffnungsparty für 400 bis 900 Leute ausgelegt)

bisherige Lokalitäten

WiSe 10

Tusculum

SoSe 10

Volkshaus Dresden

WiSe 09 (bis zum)

Club Mensa

Bis Wintersemester 2009/2010 war der Studentinnen- und Studentenclub immer Location und Ansprechstelle.

Ausstattung der Location

• organisieren falls nicht vorhanden:
  • Wasseranschluss
  • Strom (Starkstromanschluss für Technik nötig)
  • Licht- und Tonanlage --> bei Bedarf Boxi und Leihe vom TU StuRa
  • Bar inkl. Getränke, Gläser/Becher, etc. --> bei Bedarf beim Getränkehändler, StuRa-Bar, StuRa-Chips für Gläserpfand o.Ä.
  • bei Bedarf Deko --> Lichtschlangen, Luftballons, etc.
  • Garderobe
    • unbedingt vom StuRa aus ein Sortiment Garderobenmarken kaufen! (fehlen jedes mal)
    • Garderobenständer ausleihen - evtl. bei Kulturreferat im StuWe anfragen, ob man über einzelne Mensen welche beziehen kann (bisher hatten wir keinen Erfolg damit)
    • ansonsten erfolgte Ausleihe bisher über private Kontakte
    • Regale für Taschen ist denkbar (auch privat geliehen, funktioniert bei gutem System)
    • wenn möglich, Besenstiele oder Stangen quer auf irgendwas hängen und Kleiderbügel ranhängen als alternative Garderobe
    • Garderobenpersonal unbedingt sagen, dass sie sich ein System überlegen, damit nicht am Ende keiner mehr eine Jacke findet - wichtig!

Werbung

• Veranstaltung Werbung --> Ausschreibung für Plakatgestaltung

Sponsoring

• Sponsoring - z.B. MLP (bis 2009, geeigneter Sponsor), TKK (sponsored nicht mit Geld - nur Werbematerialien, etc.)
• Logo auf Homepage, Plakte, Flyer, etc.

Musik

• je nach Anzahl der Floors DJs --> es eignet sich immer auch ein "DJ-Paar"
• Auswahl der DJs
  • sehr schwierig, immer zu empfehlen DJs zu nehmen, die man schon von irgendwoher kennt
  • müssen mainstream spielen können, vor allem bei nur einem Floor - ganz wichtig!! sonst gehen die Leute
  • vorher muss eindeutig abgesprochen werden, welche Art von Musik gespielt wird und dass auf Ansagen vom Veranstalter reagiert wird (Lautstärke verändern, Art der Musik ändern, etc.)
• Aufwandsentschädigung ca. 100€ (je nach Bekanntheitsgrad und Stundenzahl mehr), Getränke stellen
• Technik wenn möglich selbst mitbringen
• DJs sollten einem Vertrag unterzogen werden (WS 2009 hat DJ abgesagt, da wir notwendiges Equipment nicht zur Verfügung gestellt haben: Player, Clubmixer etc.)

Security

• Connection Security wurde bisher angefragt (teilweise ehemalige Studierendevertreter der HTW --> dementsprechend gibt es auch Vergünstigungen für den StuRa)
• erledigen gute Arbeit, kennen viele Locations und auch die Veranstaltungen des StuRa der HTW

Weitere benötigte Dinge

(kaufen, mieten, tun, ...)

• Konzept im StuRa vorstellen
• bei Bedarf Begrüßungsgetränke 0,2cl für die ersten 500 Gäste (ca. 12 Liter-Flaschen bei Selgros oder Metro kaufen) --> Getränk nach Motto der Party, z.B. verschiedenfarbiger Schnaps (rot, gelb, grün), Sekt, Schokolikör
• Stempel und Stempelkissen
• Kasse mit Kleingeld

Aufgaben bei Veranstaltung im Club Mensa

• Vertragsverhandlungen - Vertrag bei Kultur hinterlegt
• Eintritt 2009 um 50ct auf 2,50€ erhöht
• entweder eigenen Sicherheitsdienst oder den vom Club Mensa- Chef: Frank 01723615629 besteht auf "Clubübergabe" inkl. Führung und Aufgabenverteilung - Vertrag bei KULTUR hinterlegt
• Beginn evtl. eher als 22 Uhr, ansonsten 2 Kassen eröffnen, damit die Gäste schnellstmöglich hoch kommen

Arbeitsschritte am Tag der Veranstaltung

• Veranstaltung Werbung
• Beginn ca. 21 oder 22 Uhr --> Höhepunkt des Gästeandrangs erfahrungsgemäß etwa 23.00 bis 1.00 Uhr --> dort evtl. koordinatorisch vorsorgen mit Gaderobe, Eintritt und Bar
• rechtzeitiger Aufbau (je nach Raumstattung) ab morgens/mittags
• sichern des rechtzeitigen Erscheinens der Helfer (je nach Arbeitsumfang ab morgens), DJs (wenn noch Aufbau und kurze Proben nötig sind, spätestens eine Stunde, besser 2-3 Stunden vor Veranstaltung bestellen), Bar- und Gaderobenpersonal (mindestens eine Stunde vorher bestellen, damit sie sich absprechen können und Plan machen können), Leute für Eintritt (ca. 30 Minuten vorher) und sonstige Stände sowie Security (ca. 30 Minuten vorher --> Rundgang durch die Location einplanen sowie kurze Einweisung des Veranstalters gegenüber der Security)
• Veranstalter sollten Überblick behalten (genug Personal an allen Stellen, Musik laut/leise - schlecht/gut --> mit DJs absprechen, Rücksprache mit Security ab und zu) und nicht an Bar, Eintritt, etc. beschäftigt sein, falls es Probleme gibt, sollten sie sofort reagieren können, müssen natürlich nötiges Hintergrundwissen haben über Organisation der Party --> kurz und gut: sehen ob alles läuft und eingreifen falls nicht
• Aufräumen (rechtzeitig anfangen zur fristgerechten Übergabe) --> Putzmittel vor Ort oder mitzubringen?

Transport

• z.B. Transport der Technik vom TU StuRa, Begrüßungsgetränke, andere Kleinigkeiten, etc.
• mit Privatautos, -anhängern
• Studitransporter ab 18€ halbtags
• Europcar - StuRa ist bereits Kunde dort

Nachbereitung

• Kassen auszählen
• Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
• Belege und Kostenaufstellung an Frau Roßberg übergeben
• Plakate abnehmen, etc.
• StuRa Feedback geben

einzelne Veranstaltungen

• Wintersemester 2008/2009: Bude voll, best DJ ever (Big H), alle happy
• Sommersemester 2009: 700 Leute nach erfolgreicher Promotour, Schokoladenbrunnen und Glückshormone kommen bestens an, DJ Ray-Kay mittelmäßig
• Wintersemester 2009/2010: 700 Leute nach nicht ausreichend intensiver Werbung, in einer Woche mit 6 anderen Studi-Partys (leider auch farnato e.V. - Absprache in Zukunft unbed. notwendig), mittelmäßiger DJ Stübi aus Görlitz, Krach zwischen Security und CM-Chef, Krankenwagen und geöffneter Feuerlöscher im 2. Stock, 2 mal Stromausfall -> mittlere Katastrophe für fast alle Beteiligten
• Sommersemester 2010: erfolgreiche Party bezüglich Spaß und Besuche im Volkshaus DD, 600 Leute (voll und wartende Leute vor der Tür), Polizei und Gema, DJ masseDefekt massenverträglich
• Wintersemester 2010/2011: 400 Leute Tusculum, DJ masseDefekt und DJ Oel nicht sehr gut