Bearbeiten von „Angestellte/Schaffung einer weiteren Stelle“

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[[website:stura/sitzungen/2016/16./antraege/Aufhebung_Antrags_mehr_Potential_durch_Angestellte | 2016 wurde beschlossen den Beschluss ''Schaffung weitere Stelle dauerhaften Anstellung Verwaltung'' (2015), der die Grundlage für das Projekt bildet, aufzuheben!]] Daher kann nachfolgender Inhalt als anachronistisch betrachtet werden.
: Eine erneute Initiative zum Stellen eines Antrages für ein solches Projekt wurde 2017 angekündigt.
:: [[website:stura/sitzungen/2017/9./antraege/erhoehung-der-arbeitszeit-fuer-die-erledigung-von-verwaltungsaufgaben-auf-2-tellen-als-vollzeit]]
== Projekt ==
== Projekt ==
[[website:stura/sitzungen/2016/16./antraege/Aufhebung_Antrags_mehr_Potential_durch_Angestellte | Es beschlossen den Beschluss ''Schaffung weitere Stelle dauerhaften Anstellung Verwaltung'', der die Grundlage für das Projekt bildet, aufzuheben!]] Daher kann nachfolgender Inhalt als anachronistisch betrachtet werden.
Nach einer Vielzahl von vorherigen Bemühungen, Beschlüssen und angestrebten Verfahren, soll es zur Schaffung einer weiteren Stelle für [[Angestellte]] kommen.
Nach einer Vielzahl von vorherigen Bemühungen, Beschlüssen und angestrebten Verfahren, soll es zur Schaffung einer weiteren Stelle für [[Angestellte]] kommen.


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Im Übrigen kann und sollte geprüft werden, ob die Tätigkeiten im Rahmen der Entgeltgruppe passend erscheinen.
Im Übrigen kann und sollte geprüft werden, ob die Tätigkeiten im Rahmen der Entgeltgruppe passend erscheinen.


=== Sammlung von Tätigkeiten und deren wöchentlichen Zeitaufwand ===
=== Sammlung von Tätigkeiten ===


{| class="wikitable sortable"
{| class="wikitable sortable"
|-
|-
|+  
|+
In dieser Sammlung wird noch gesammelt!
|-
|-
| colspan="4" |
! Tätigkeit
 
! Stelle
; Legende
 
{| class="wikitable"
|-
|-
|+
| Betreuung der Bekanntgaben der Studentinnen- und Studentenschaft
| w
|-
|-
| old
| Buchhaltung
| status quo
| b
|-
|-
| Kassenaufgaben / Verwaltung der Hauptkasse
| b
| b
| zukünftig für die bisherige (bestehende) Stelle
|-
|-
| w
| Abrechnungen
| zukünftig für die weiter (zu schaffende) Stelle
| b
|-
|-
|}
| Rechnungsprüfung
 
| b
{| class="wikitable"
|-
|+ Stunden (Wochenarbeitszeit)
|-
|-
| [[Post]] / Postbearbeitung
| ?
| ?
| Annahme (grobe Schätzung / nachzufragen)
|-
|-
| Summe
| [[Raumanträge]] (und Ausfüllen weiteres übliche formaler Schreiben)
| kalkulatorisches Ergebnis (für die jeweilige Stelle)
| w
|-
|-
|}
| Aufgabenverwaltung ([[AUS]])
|-
| w
! Tätigkeit
! old
! b
! w
|-
| Betreuung der Bekanntgaben der Studentinnen- und Studentenschaft
| 0
| 0
| 0,5
|-
|-
| Verwaltung und Pflege von Ausschreibungen
| Verwaltung und Pflege von Ausschreibungen
| 0
| w
| 0
| 0,5
|-
| Verwaltung und Pflege von Protokollen
| 0
| 0
| 1
|-
| Einträge im Wiki
| 0
| 0
| 2,5
|-
| kontinuierliche Betreuung von und Beratung zu Ordnungen
| 0
| 0
| 0,5
|-
| Betreuung der jeweiligen Ablagen (Akten)
| 1,5
| 1
| 2
|-
| Organisation der Ablage
| 0,5
| 0,5
| 0,5
|-
| Buchhaltung
| 8?
| 8?
| 0
|-
| Kassenaufgaben / Verwaltung der Hauptkasse
| 4?
| 4?
| 0
|-
| Abrechnungen (Ausführung)
| 4?
| 4?
| 0
|-
|
Erstellung von Abrechnungen (verwaltungstechnische Unterstützung)
* [[Veranstaltungen]]
* [[Reisekosten]] / Bearbeitung von Reisekostenanträgen
| 1?
| 0
| 1,5
|-
| Rechnungsprüfung
| 1?
| 1?
| 0
|-
| Prüfung der Anträge der FSRä auf Auszahlungen bzw. Überweisungen
| 2?
| 2?
| 0
|-
|-
|
|
Zeile 141: Zeile 60:
* GI
* GI
* Gestaltung
* Gestaltung
| 2?
| b
| 2?
| 0
|-
|-
| Vorbereitung zu Überweisungen sowie Ein- und Auszahlungen
| Annahme (Eingangsstelle) für Anträge?
| 3?
| w
| 3?
| 0
|-
|-
| Vorbereitung der Unterschriftsvollmachten zur Vorlage bei der Bank
| Informieren über den Ausgang zu gestellten Anträgen
| 0,5?
| w
| 0,5?
| 0
|-
|-
|
| Ausleihe inkl. Listenführung ? (z.B, Laptop, Beamer, Megaphone)
Bestellung / Beschaffung von
| w
* laufender Betrieb (Büromaterial)
* projektbezogenen (einmaligen) Aufträgen
:(etwa Computer oder Brötchen)
* allgemeinen Verbrauchsmitteln
* Ausstattung und Ausrüstung nach Anweisung
| 2?
| 0
| 2
|-
|-
|
| Einträge im Wiki
Betreuung vom Inventar des StuRa
| w
* [[Drucker]] usw.
* (vielleicht [[Kaffeeautomat]])
| 0,5?
| 0
| 0,5
|-
|-
| Einholen von Angeboten / Angebotsrecherche
| Einholen von Angeboten / Angebotsrecherche
| 0,5?
| w (+b)
| 0
| 1
|-
| Ansprechperson für ständige Auftragnehmer*innen
| 0,5?
| 0,5?
| 0,5
|-
| [[Post]] / Postbearbeitung
| 3?
| 0,5?
| 3
|-
|-
| rechtliche Fragen klären lassen oder klären
| rechtliche Fragen klären lassen oder klären
| 0
| w
| 0
| 1
|-
| [[Raumanträge]] (und Ausfüllen weiteres übliche formaler Schreiben)
| 0,5?
| 0
| 0,5
|-
|-
| Bewältigung des Aufwandes zur Vorbereitung
| Bewältigung des Aufwandes zur Vorbereitung
von Veranstaltungen (aus dem Büro heraus)
von Veranstaltungen (aus dem Büro heraus)
| 1?
| w
| 0
| 1,5
|-
|-
| Aufgabenverwaltung ([[AUS]])
|
| 0
Bestellung / Beschaffung von
| 0
* laufender Betrieb (Büromaterial)
| 3
* projektbezogenen (einmaligen) Aufträgen
:(etwa Computer oder Brötchen)
* allgemeinen Verbrauchsmitteln
* Ausstattung und Ausrüstung nach Anweisung
| w
|-
| Unterstützung beim Durchführen von wichtigen Wahlen oder Abstimmungen
| ?
|-
|-
| verwaltungstechnische Unterstützung der
| verwaltungstechnische Unterstützung der
Sitzungsleitung im Vorfeld der Sitzungen
Sitzungsleitung im Vorfeld der Sitzungen
| 0
| w
| 0
| 1,5
|-
|-
| Annahme (Eingangsstelle) für Anträge
| Verwaltung und Erinnern an den alljährlichen Ablauf
| 0,5?
| w
| 0
| 1
|-
|-
| Beratung zum Stellen von "richtigen" Anträgen (Antragssprechstunde?)
| Durchführung oder Vorbereitung zur Durchführung von
| 0
Schulungen zur Infrastruktur des StuRa
| 0
| ?
| 2
|-
|-
| Informieren der Antragstellenden über den Ausgang zu gestellten Anträgen
| Ansprechperson für ständige Auftragnehmer*innen
| 0
| b/w
| 0
| 1,5
|-
|-
| Unterstützung beim Durchführen von wichtigen Wahlen oder Abstimmungen
|  
| 0
|  
| 0
|-
| 1
|
|  
|-
|-
| Betreuung/Verwaltung/Kontrolle und Erinnern an den alljährlichen Ablauf
|  
| 0,5
|  
| 0
| 2
|-
|-
| Durchführung oder Vorbereitung zur Durchführung von
|  
Schulungen zur Infrastruktur des StuRa
|  
| 0
| 0
| 1,5
|-
|-
|
|  
Betreuung der Zugänge der Mitglieder
Betreuung der Zugänge der Mitglieder
* [[Schlüsselliste]] (beim [[Wachdienst]])
* [[Schlüsselliste]] (beim [[Wachdienst]])
Zeile 253: Zeile 128:
* [[Mail-Verteiler]]
* [[Mail-Verteiler]]
* [[Website-Account]]
* [[Website-Account]]
* [[Dateiverwaltung]]
* (weitere Accounts)
* (weitere Accounts)
* [[Zugangsschließsystem]] ([[A-Gebäude]])
* [[Zugangsschließsystem]] ([[A-Gebäude]])
* [[Schlüsselschrank]] ([[A-Gebäude]])
* [[Schlüsselschrank]] ([[A-Gebäude]])
* …
* …
| 0
| w
| 0
|-
| 2,5
|  
Erstellung von Abrechnungen (verwaltungstechnische Unterstützung)
* [[Veranstaltungen]]
* [[Reisekosten]]
| w
|-
|-
|  
|  
Zeile 268: Zeile 146:
* Aushang für StuRa nach Post- bzw. Emaileingang
* Aushang für StuRa nach Post- bzw. Emaileingang
* Aushanggenehmigung für Dritte
* Aushanggenehmigung für Dritte
| 2?
| w
| 0
| 2
|-
|-
| [[studentisches Jahresticket]] / Semesterticket-Anträge
| [[studentisches Jahresticket]]
| 7?
| b
| 7?
| 0,5?
|-
|-
| Internationale Studentenausweise
| Kontrolle rudimentärer Dokumentation, und notfalls Übernahme
| 0,5?
| w
| 0,5?
| 0,1?
|-
|-
| Ausleihe inkl. Listenführung ? (z.B, Laptop, Beamer, Megaphone)
| Kontrolle rudimentärer Außendarstelllung, und notfalls Übernahme
| 1?
| w
| 0
| 1,5
|-
|-
| Besetzung des Büros zu den Öffnungszeiten mit
| Betreuung und Kontrolle des [[alljährlicher Ablauf | alljährlichen Ablaufs]]
den jeweiligen Dienstleistungen für Studentinnen und Studenten
| b
| !
| !
| ?
|-
|-
| Korrespondenzführung für den StuRa
| Organisation der Ablage
(E-Mail, Fax, postalischer Schriftverkehr, Telefonate) und Formulierung
| w
| 1,5?
| 1?
| 2
|-
|-
| Telefondienst
| Erstellung und Pflege von Protokollen
| !
| !
| ?
| ?
|-
|-
| Kontrolle rudimentärer Dokumentation, und notfalls Übernahme dieser
|
| 0,5?
Betreuung vom Inventar des StuRa
| 0
* [[Drucker]] usw.
| 2
* (vielleicht [[Kaffeeautomat]])
| w
|-
|-
| Kontrolle rudimentärer Außendarstelllung, und notfalls Übernahme dieser
| Vorbereitung zu Überweisungen sowie Ein- und Auszahlungen
| 0
| b
| 0
| 1
|-
|-
| eventuell fachliche Weiterbildung
| …
| 0,5?
|  
| 0,5?
| 0,5
|-
| Arbeitsschutz und -sicherheit
| 0
| 0
| 0,5
|-
| "das eigene auf dem Laufenden halten" was im StuRa läuft
| 3?
| 3?
| 3
|-
| "das eigene auf dem Laufenden halten" was rings um den StuRa
| 1?
| 1?
| 2
|-
| Merchandise / "Betrieb Shop"
| 0,5?
| 0,5?
| 0,1
|- class="sortbottom"
! Summe
| 53,5
| 40,5
| 50,2
|-
|-
|}
|}


; Siehe auch:
weitere Gedanken:
* http://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/angestellte/arbeitsanweisung
*  
*
*
*
*
*
*
*
kontinuierliche Betreuung und Beratung zu Ordnungen


=== weiterer Mehrwert ===
weiteres:
: neben der Erfüllung von Ausgaben (Tätigkeiten)
* "Erfahrungsschatz" (mit der Ansprechbarkeit zu Planung, Koordination und Durchführung von Projekten bzw. wiederkehrenden Aufgaben)
* Betreuung alljährlicher Ablauf und "Erinnerung" der aktuell Verantwortlichen
* Einarbeitung von Amtsträgerinnen (Schulung "im Haus") für den Fall, dass keine ordentliche Amtsübergabe erfolgt (leider nahezu immer!)
* Beratung zum Stellen von "richtigen" Anträgen? (Antragssprechstunde)


* eine (weitere) Konstante im StuRa
?:
** "Erfahrungsschatz" (mit der Ansprechbarkeit zu Planung, Koordination und Durchführung von Projekten bzw. wiederkehrenden Aufgaben)
* Besetzung des Büros zu den Öffnungszeiten mit Dienstleistungen für Studentinnen- und Studenten
** Einarbeitung von Amtsträgerinnen (Schulung "im Haus") für den Fall, dass keine ordentliche Amtsübergabe erfolgt (leider nahezu immer!)
* Allgemeiner Schrift-, Fax- und Emailverkehr
* Telefondienst
* Führen der Ablage
* Büromaterialbestellung und -abholung für StuRa
* Beschaffung allgemeiner Verbrauchsmittel
* Beschaffung von Ausstattung und Ausrüstung nach Anweisung
* Fachliche Weiterbildung


== resultierende Empfehlung für weitere Stelle ==
* 40h-Vollzeitstelle
* Vergütung E7 - E8


== Entwurf Ausschreibung ==


<tt>
* http://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/angestellte/arbeitsanweisung
Als Studentinnen- und Studentenrat der Hochschule für Technik und Wirtschaft Dresden  suchen wir eine Angestellte oder einen Angestellten für unsere Selbstverwaltung. Mit mehr als 100&nbsp;ehrenamtlichen&nbsp;Mitgliedern, die Studentinnen und Studenten sind, erfüllen wir die Aufgaben gemäß Hochschulgesetz für unserer Teilkörperschaft öffentlichen Rechts, die aus über 5.000 Mitgliedern besteht. Dabei werden wir bereits durch eine ähnlich angestellte Kraft verwaltungstechnisch unterstützt.
 
Im StuRa der HTW Dresden ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt eine unbefristete Stelle als
Sachbearbeiter/in
in Vollzeit zu besetzen.
<!--
Bis 1.&nbsp;November&nbsp;2016 suchen wir für unseren Campus in Dresden eine/n
Sachbearbeiter/in
in. Die unbefristete Stelle der Entgeltgruppe XXX ist in Vollzeit.
-->
 
; Ihr Aufgabengebiet:
<!--
* Unterstützung und Entlastung des Geschäftsführers
* Übernahme und Koordination unternehmensübergreifender Projekte und Sonderaufgaben
* Sofortige Mitarbeit an konkreten Aufgaben und Projekten
* Schnittstelle zwischen Geschäftsführung und den direkt berichtenden Bereichen und Abteilungen
-->
* Unterstützung und Entlastung der ehrenamtlichen Studentinnen und Studenten unserer Selbstverwaltung und Interessenvertretung
* Übernahme und Koordination von ständigen Verwaltungsaufgaben
* Überstützung und Koordination von Projekten und besonderen Aufgaben
* Schnittstelle zwischen der Selbstverwaltung und ihren Mitgliedern, den Studentinnen und Studenten
* Schnittstelle zwischen der Selbstverwaltung und Hochschulverwaltung und anderen Gruppen zur studentischen Interessenvertretung
* Schaffung und Betreuung von Kontakten bezüglich des Aufgabenspektrums der Selbstverwaltung und Interessenvertretung
* Wissensvermittlung an ehrenamtliche Mitglieder mit verantwortungsvollen Aufgaben
* Schaffung von Kontinuität und Nachhaltigkeit in unserer Selbstverwaltung
<!--
-->
 
; Ihr Profil:
<!--
* Diplombetriebswirt/in (Uni/FH)
* Erste Berufserfahrungen in der Industrie sind wünschenswert
* Schnelle Auffassungsgabe, Initiative, Kreativität
* Bereitschaft zu Verantwortungsübernahme
* Belastbar, flexibel, teamfähig
* Gute EDV-Kenntnisse
--><!--
-->
* Berufsausbildung oder Hochschulstudium oder vergleichbare Erfahrungen in der Verwaltung und dem Bürobetrieb
* möglichst Erfahrungen in der Verwaltung einer ehrenamtlichen Organisation, insbesondere im öffentlichen Sektor
* Zuverlässigkeit, Verantwortungsbewusstsein, Gewissenhaftigkeit
* Sachlichkeit, Sinn für Angemessenheit, Differenzierungsfähigkeit
* strukturiert, selbstorganisiert und hohes Maß an Eigeninitiative
* Freundlichkeit, insbesondere gegenüber service-suchenden Studentinnen und Studenten
* Beherrschung des Bürobetriebes
* Verständnis für die Notwendigkeit von Formalem und das Vermeiden unnötigen Aufwandes für Formales
* Bereitschaft zur Einarbeitung und Verwendung in bestehende und künftige Werkzeuge der Verwaltung per EDV
* Anpassungsfähigkeit, etwa an sich ändernde Vorgaben zu Verwaltungsabläufen
* Motivation zur Wissensweitergabe und Vermittlung von fachlichen Grundlagen
* Wille zur eigenen fachlichen Weiterentwicklung (Besuch von Weiterbildungen, etwa auch für die Übernahme neuer Aufgabenfelder)
* Auffassungsgabe zu aktuellen Geschehnissen und politischer Mentalität von Gremien
* engagiert, nachhaltig und besonnen
* Hartnäckigkeit<!-- (Beharrlichkeit) --> beim Betreuen von nicht abgeschlossenen Vorgängen
* Belastbarkeit für wiederkehrende und andauernde Probleme
* Erfahrung mit der Betreuung eines ständig wechselnden/wachsenden Pools <!--(/Besatzung)--> an Mitwirkenden
* Erfahrung mit häufig wechselnden Aufgabenverantwortlichen
* Toleranz für kurzfristiges Agieren (der ehrenamtlich Engagierten)
* konsequent bei der Einhaltung des eigenen Aufgabenbereiches
<!--
* grundsätzliche Lebensfreude und großen Esprit
* engagiert
* Nachhaltigkeit
-->
 
Wenn Sie an dieser interessanten und abwechslungsreichen Aufgabe interessiert sind, nutzen Sie vorzugsweise bitte die Möglichkeit der Bewerbung per Mail an job@stura.htw-dresden.de mit der Sendung aller Bewerbungsunterlagen ohne Lichtbild. Alternativ senden Sie uns diese Bewerbung bitte an:
StuRa
HTW Dresden
Friedrich-List-Platz 1
01069 Dresden
 
; Weitere Auskünfte:
 
Weitere Auskünfte erteilt Ihnen: Name, Rufnummer, Mail-Adresse
 
; Vergütung:
 
Die Vergütung richtet sich nach dem Tarifvertrag für die Beschäftigten des öffentlichen Dienstes der Länder (TV-L) und ist in Entgeltgruppe XX vorgesehen.
 
; exemplarische Aufgaben:
 
Innerhalb des Aufgabengebietes können die einzelnen konkreten Tätigkeiten - je nach Bedarf und Notwendigkeit - variieren. Die Arbeitszeit<!--(40h pro Woche)--> ist davon nicht betroffen.
 
* exemplarisch Tätigkeiten, die aktuell übernommen werden sollen:
:* ... (siehe Tabelle oben)
* exemplarisch weitere Tätigkeiten, die gegenwärtig nicht übernommen werden müssen:
:* ...
<!--
* (Protokollführung zu Sitzungen) (<-ja, aber mit Vorsicht genießen...)
* Sitzungsvor- und -nachbereitung (Antrags- und Beschlussverwaltung)
* Betreuung von Wahlen
* Formulieren von Antragstexten (für eigene Gremien) im Auftrag
-->
</tt>


== Verfahren bei anderen ähnlichen Organisation ==
== Verfahren bei anderen ähnlichen Organisation ==
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* [[website:stura/sitzungen/2015/10./antraege/schaffung-von-mehr-potential-durch-angestellte]]
* [[website:stura/sitzungen/2015/10./antraege/schaffung-von-mehr-potential-durch-angestellte]]


== weiteres ==


* es wurde mit beispielhaft 1 Vollzeit- und 2 Teilzeitstellen verglichen:
:* im Beispiel 1x2500€ / 2x1250€ pro Monat, ergeben sich ca. 1x5730€ / 2x2940€ (5880€) Lohnnebenkosten im Jahr für den Arbeitgeber
::* also nur ca. 150€ im Jahr mehr bei zwei Teilzeitstellen im Vergleich zu einer Vollzeitstelle
:* Mehraufwand für den StuRa als Arbeitgeber kommt also eher durch mehr Personalverwaltung, Koordination/Absprachen, weiteren Arbeitsplatz, doppelte Weiter- und Fortbildungskosten, etc. zustande


* [http://www.brutto-netto-rechner.info/gehalt/gehaltsrechner-arbeitgeber.php ein Gehaltsrechner für Arbeitgeber, mit dem auch die Lohnnebenkosten sichtbar werden]
* [http://www.oeffentlichen-dienst.de/tv-l/arbeitszeit.html "Die regelmäßige Arbeitszeit im Tarifgebiet Ost beträgt 40 Stunden pro Woche." (abgerufen 30.08.2016)]
<!-- *http://oeffentlicher-dienst.info/tv-l/ost/arbeitszeit.html -->
* [http://oeffentlicher-dienst.info/c/t/rechner/tv-l/ost?id=tv-l-ost-2018i&matrix=1 Tabelle Tarifvertrag für den Öffentlichen Dienst der Länder 2018b]


[[Kategorie:Projekt]]
[[Kategorie:Projekt]]
[[Kategorie:Verwaltung]]
[[Kategorie:Verwaltung]]

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