Bearbeiten von „E-Mail“

[[E-Mail]] ist beim [[StuRa]] für die Kommuniaktion, neben den [[Sitzung]]en, wohl das wichtigste Mittel zum Austausch.

[[Mail-Verteiler]], und ihre Betreuung, sind daher von zentraler Bedeutung für das [[Mitwirkung|Zusammenwirken]] der [[studentische Vertretungen]] und ihrer [[Selbstverwaltung]].

== Richtlinie zur Korrespondenz ==

=== an @stura.htw-dresden.de ===
# außer persönlichen Mails, ausschließlich [[Mail-Adresse]]n der Funktion verwenden
# möglichst zielgenau adressieren
<!--
#* falls Unklarheiten zur Zuordnung bestehen, an ko@stura.htw-dresden.de
-->
# themenbezogenes [https://de.wikipedia.org/wiki/Header_%28E-Mail%29#Subject:_Der_Betreff Subject] angeben zur besseren Sortierung und Wiederfindbarkeit

=== von @stura.htw-dresden.de ===
# als ''@stura.htw-dresden.de''
#* Falls der Inhalt als eine gewisse verantwortliche Funktion versendet wird, so ist die [[Mail-Adresse]]n der Funktion zu verwenden.
#* Anderenfalls (Inhalt als einzelnes Mitglied), so ist die persönliche Adresse ''name@stura.htw-dresden.de'' zu verwenden.

=== allgemeine Richtlinien zur Korrespondenz ===
* [https://tools.ietf.org/html/rfc5322 RFC 5322]

==== [https://de.wikipedia.org/wiki/Netiquette Netiquette] ====
; Siehe auch
* [http://www.chemie.fu-berlin.de/outerspace/netnews/netiquette.html Die Netiquette (beim Institut für Chemie der FU Berlin)]
* [http://www.netplanet.org/netiquette/email.shtml Netiquette in E-Mails (bei netplanet)]
* [http://www.netplanet.org/netiquette/maillist.shtml Netiquette in Mailinglisten (bei netplanet)]
* [http://www.dialog.sachsen.de/dialogplattform/styles/hs/-/html/Netikette.html#a_81 (Allgemeine Regeln der) Netikette (bei der Plattform für Dialog des Freistaates Sachsen)]

===== [[w:de:fullquote | fullquote]] [[w:de:TOFU#Kritik an TOFU | vermeiden!]] =====
Besondere Erwähnung (Betonung eines Teil der [[#Netiquette]]) ist das Vermeiden von [[w:de:fullquote | fullquote]] (Vollzitaten).

Es ist unnötig unübersichtlich für Menschen, lange Debatten nach essentiell wichtigen Belangen zu durchstöbern. Der Text sollte direkten Bezug zum Betreff haben, wo der Betreff klar den Gegenstand des Verfassens der [[E-Mail]] benennen soll.

Möge sich beim Zitieren (Mitsenden von "bisherigen" Text) auf das Nennenswerte reduziert werden.

===== keine größeren Dateien anhängen =====

; Siehe auch: [[kss:Dokument#Versendung per Mail]]

Zur Verbreitung von größeren Dateien (als Anhang) sollten [[E-Mail]]s nur in Ausnahmefällen genutzt werden. Bei [[E-Mail]] (im Gleichnis mit einem Brief) geht es um Informationen, nicht aber um das Bereitstellen von Dateien (im Gleichnis eines Speditionsunternehmens).

[[Datei]]en sollten nicht als Anhang verbreitet werden, sondern lediglich ein Verweis (als [[wikipedia:de:Hyperlink|Hyperlink]]), wo die [[Datei]]en abgerufen werden können.<br>
Das hat viele Vorteile:
* [[E-Mail]]s enthalten nahezu nur Text und daher bleiben sie verhältnismäßig sehr klein. Postfächer wären nicht unnötig belastet.
* Auch nach der Versendung können die Daten, falls notwendig, noch verändert (berichtigt) werden. Es kann auch, falls darauf Wert gelegt wird, auf eine spezielle Version verwiesen werden (etwa zu einen speziellen Stand des Artikels im [[Wiki]]).
* [[E-Mail]]s werden nicht von (berechtigten) Reglementierung von [[Mail-Verteiler]]n zurückgehalten, gar abgewiesen.
* …

Zur Bereitstellung von Dateien bietet der [[StuRa]] mehrere Dienste.
* [[Dateiverwaltung]] (aka [[ownCloud]])
*: Speziell für Dateien betreibt der [[StuRa]] eine sogenannte [[cloud]]. Sie dient pauschal für nahezu alle Daten. Ziel der Instanz ist es, dass Dateien einfach irgendwie schnell und gut verwaltet werden können. Etwa eben genau für den Fall, dass Dateien nicht an [[E-Mail]]s angehängt werden sollen, sondern an einer "beliebigen" Stelle bereitgestellt werden sollen, dient die [[cloud]]. Letztlich können (sollen) alle Dateien für das Arbeiten für die studentische Interessenvertretung bei der [[Dateiverwaltung]] verwaltet werden.
*: Sinnvoll erscheint es, dass die Dateien strukturiert verwaltet werden. (Es ist nicht bekannt, ob es dazu einen Plan gibt und wer diesen verfolgt.)
* [[Website]] (aka [[Plone]])
*: Bei Dateien, die sich insbesondere an die Öffentlichkeit richten, ist die [[Website]] selbst die passendste Stelle zur Bereitstellung von Dateien.
*:: Hiervon kann (soll) jedoch abgewichen werden, wenn das Maß von einer Vielzahl von MB nicht überschreitet. Im Zusammenhang mit der Vermeidung von Anhängen bei [[E-Mail]]s erscheint das aber ohnehin kaum relevant.
* andere Dienste, wie beispielsweise [[Wiki|dieses Wiki]]
*: Ausnahmen, die die Regel bestätigen

====== Exkurs zu Sonderzeichen bei Hyperlinks ======

[http://www.ietf.org/rfc/rfc1738.txt "unsafe" (gemäß RFC 1738)] sind folgende Zeichen: <code>{</code>, <code>}</code>, <code>|</code>, <code>\</code>, <code>^</code>, <code>~</code>, <code>[</code>, <code>]</code> und <code>`</code>. Sie führen (nahezu immer) zu "Verwerfungen".

Eckige Klammern im Hyperlink müssen für <code>[</code> durch <code>%5B</code> und <code>]</code> durch <code>%5D</code> ersetzt werden. (Dies ist häufig bei Hyperlinks zu vom [[TYPO3]], unserer Plattform für die [[Website]], generierten content der Fall.)<br>
Leerzeichen im Hyperlink <code> </code> müssen durch <code>%20</code> ersetzt werden.

=== Informationen als Konserve verbreiten ===
Häufig werden per [[E-Mail]] Inhalte vermittelt, die über die Lese- und Erinnerungsdauer einer [[E-Mail]] hinausgehen (sollten). Beim Verfassen einer [[E-Mail]] sollte bedacht werden, ob der Inhalt lieber erst einmal konserviert werden sollte und bei der [[E-Mail]] dann schlicht darauf verwiesen werden sollte. Also der textliche Inhalt sollte in das eigentlich (besser) geeignete Medium gebracht werden. Zum Konservieren ist das üblicher Weise das [[Wiki]]. Der Verweis auf Termine oder auf Seiten womit sich der [[StuRa]] an die Öffentlichkeit wendet, sollte auf die [[Website]] Bezug nehmen. Ein klassisches Beispiel ist das Verweisen auf den Termin zu einer [[Sitzung des StuRa]]. Jedoch das Verweisen auf allgemeines Wissen, was terminlich nicht verfällt, sollte einen Bezug zu einer Seite im Wiki hier herstellen. [[Nachhaltigkeit]] ist eines der wesentlichsten Komponenten für einen längerfristig erfolgreichen [[StuRa]], da so nicht immer wieder alles neu angefangen werden muss. Ein Hoch der Kontinuität, der Verbesserung und des Prozesses dahingehend.

== Siehe auch ==
* [[Mail-Account]]
* [[Mail-Adresse]]
* [[Mail-Verteiler]]

[[Kategorie:Mail]]
[[Kategorie:Verwaltung]]
[[Kategorie:Koordination]]