Faranto e. V.:Erasmus Student Network/Events/Lokal/PartyProtokoll
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Analyse von Eckpunkten[Bearbeiten]
- Zielsetzungen
- Zielgruppe
- Anzahl der Teilnehmer
- Chancen und Risiken (z.B. für Finanzen)
- bestimmen aller Veranstalter
- Kenntnisse und Anzahl der verfügbaren Helfer
- setzen von Deadlines
- Motto
Musik, Lokation und Technik[Bearbeiten]
Musik[Bearbeiten]
Künstler engagieren:
- Live Musik
- DJ
- Playlist (evtl. für Chill-Out Floor)
Lokation[Bearbeiten]
Kontakt aufnehmen mit Vertretern der Veranstaltungsorte und mieten. Zu klären sind:
- maximale Kapazität
- maximale Veranstaltungsdauer
- zum anziehen von Stammkunden sollte Lokation für die Musikrichtung bekannt sein
- wenn möglich mehrere Floors
- wenn möglich Cocktailbar und Bierbar trennen
- ist benötigte Technik vor Ort
- muss man die GEMA anmelden
- Veranstaltungshaftpflichtversicherung anschließen
- kann man Lokation dekorieren?
- muss man den Sicherheitsdienst engagieren oder bezahlen
- Wieviele werden (mit 34 a Schein) benötigt
- Genaue Anweisungen geben
- Wer kümmert sich um die Sanitäreinrichtungen?
- Seife, Tücher, Toilettenpapier
Technik[Bearbeiten]
Man sollte Abgleichen was man an Tontechnik und Licht-Technik benötigt und was vorhanden ist. Dazu sollte man den Kontakt zwischen den Techniker und den Musiker herstellen.
- Kostenvoranschlag einholen
- Antransport und Abtransport klären
- Aufbau und Techniker organisieren
Sponsoring und Werbung[Bearbeiten]
Bevor man Werbung macht sollte man sich um das Sponsoring kümmern, weil diese häufig auf den Werbemedien vermerkt werden möchten.
- Flyer&Plakate (Hochschule, Stadt und Wohnheime)
- Internetportale
- Homepage
- Nightlife
- exma
- Straßenbahnbildschirme
- Newsletter
- eventuell Radiowerbung
- Emails über Verteiler
Durchführung und sonstiges[Bearbeiten]
Durchführung[Bearbeiten]
Wer übernimmt die Durchführung, Kosten und Einnahmen von:
- Einlass/Sicherheitsdienst
- Kasse mit Wechselgeld und Stempel
- Garderobe
- Bardienst (für Cocktails ist ein Hygienepass erforderlich)
- Verpflegungsdienst
- Helfer für sonstige Aktivitäten z.B.:Verteilen für jello shots in Spritzen, usw.
-> Helfer in Tabelle einteilen
sonstiges[Bearbeiten]
- VVK-Karten anbieten (Ja oder Nein)
- ab über 1000 Besucher benötigt man einen stationären Rettungsdienst
- falls man sich um Speis und Trank kümmern muss sollte dies auf Komission sein
- Reinigung möglichst extern erledigen lassen
- möglichst kostenloser Eintritt für Helfer & Mitglieder vom Veranstalter
Kalkulation[Bearbeiten]
- Einnahmen
- Sponsoring
- Eintrittsgelder
- Einnahmen für Getränke und sonstiger Verpflegung
- Ausgaben
- Musiker
- GEMA
- Miete (incl.Technik,Strom,Wasser,Techniker,Deko und sonst./versteckte Kosten)
- Veranstaltungshaftpflichtversicherung
- Sicherheitsdienst
- Technik
- Werbung
- Verpflegung
- Dekoration
Auswertung und Dokumentation[Bearbeiten]
Um Fehler zu minimieren ist eine gemeinsame Auswertung mit einer Nachhaltigen Dokumentation erforderlich.