Bearbeiten von „Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung“

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1. Planungstreffen zur CSP / SEP im '''[[Tusculum]] am 03.04.2014'''

Protokoll: Markus Dietze

{| class="wikitable"
|-
! Teilnehmer
! Verein
! email
|-
| Markus Dietze  
| [[Faranto e. V.]]   
| [mailto:kontakt@faranto.de kontakt@faranto.de ]
|-
| Philipp Kaiser
| [[Faranto e. V.]]   
| [mailto:vorstand@faranto.de vorstand@faranto.de ]
|-
| Matthias Würtenberg
| [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]
| [mailto:matthias@esn-dresden.de matthias@esn-dresden.de ]
|-
| Édi Kettemann 
| [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]
| [mailto:edikettemann@gmail.com edikettemann@gmail.com]
|-
| Jian Jiao
| [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]
| [mailto:jianjiao@gmx.de jianjiao@gmx.de]
|-
| Stefan Hempel
| [[Referat Kultur]]
| [mailto:hempel@stura.htw-dresden.de hempel@stura.htw-dresden.de]
|-
| Markus Gork
| [[Referat Kultur]]
| [mailto:gork@stura.htw-dresden.de gork@stura.htw-dresden.de]
|-
| Arturas Miller
| [[Referat Kultur]]
| [mailto:miller@stura.htw-dresden.de miller@stura.htw-dresden.de]
|-
|}

''Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren''
== Kickoff: Grundlegende Vereinbarungen ==
* Status: Erledigt

=== Organisatoren und Budget ===
* Referat Kultur des [[StuRa]]s der [[HTW Dresden]]: bis 5000,-€
* [[Faranto e. V.]]: 1300,-€
* [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]: 1300,-€

=== Gewinn und Verlustteilung ===
* Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
* Wahl (Ja/Enthaltung/Nein): (6/0/0) ... Vorschlag angenommen :)

=== Wahl der des Hauptverantwortlichen ===
* [[Faranto e. V.]]: Markus Dietze
* [[StuRa | StuRa Referat Kultur]]: Stefan Hempel
* [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]: Matthias W.

=== Zielgruppe und Ziele der Organisatoren ===
''' Zielgruppe '''
* Studierende der [[HTW Dresden]]
** speziell [[Incoming]]s
* Incomings der TU Dresden
* Studierende der Musikhochschule (Arti würde evtl. kontakt herstellen)
* Studierende der Great Paluka Schule

''' Ziele '''
* Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
** aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
* Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
** evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
** durch eine Chilloutlounge
* Mitgliedergewinnung 
** durch optische Präsenz der Kooperationspartner
** über Semesterablaufpläne informieren
** evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
*** z.B.: Students helping Students ;)

=== Grundkonzept und Name ===

* Musik: Main + evtl. Saxophone 
* beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
* Räume gemütlich zu einen Motto designen
* '''Freigetränke nur für Helfer mit T-Shirt'''

''' Raumaufteilung aus vom Haupteingang'''
* Nebenraum rechts Bierbar + Garderobe
* Nebenraum links Cocktailbar
* Hauptraum: Fotokiste, Hau den Lukas, Zuckerwatte Maschine ('''Matthias''' fragt beim StuRa TU an) + evtl. etwas gemütlicher gestalten

=== Preise ===
* VVK.: 2,76€ oder 3,-€ Eintritt (mit ESN Card 1 extra Shot)
* AK: wird noch  verhandelt
* 1,-€ Garderobe
''' Getränke '''
* 1,- bis 1,50€ Alk. frei
* 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
* 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
* 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails  
* 1,-€ Shots 4cl

=== Kalkulation mit 325 Gästen ===
{| class="wikitable"
|-
! Ausgaben
! in €
! Einnahmen
! in €
|-
| Tusculum miete 
| 400
| Einlass  
| 325*3=975
|-
| Deko
| 300
| Garderobe  
| 300
|-
| Werbung
| 200
| Getränke
| 325*6= 1950
|-
| Getränke
| 900
| 
|  
|-
| sonst. Einkauf
| 275
|
|    
|-
| Security
| 350
| 
|  
|-
| Licht- und Tontechnik
| 450
|
|   
|-
| Garderobe
| 100
|
|   
|-
| Musik
| 250
|
|   
|-
| '''Summe'''
| '''3225'''
| '''Summe'''
| '''3225 ''' 
|-
|}

===Mailverteiler erstellen===
* Verantwortlich: Markus Dietze
* Budget: 0-€
* Deadline: 20.12.13
* Status: Erledigt '''''(sep-csp@faranto.de)'''''

== Aufgabenverteilung mit Budgetierung ==

==='''[[Tusculum]] mieten'''===
* Status: reserviert für den 03.04. durch den StuRa
* Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Motto | Motto ausdenken]]'''===
'''Motto'''
*Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche
* Budget: 0,-€
* Deadline: 08.01.14
* Status: in Bearbeitung

''' Neuer Name '''
* '''Semester S(c)hock Party'''
* Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche (Markus, Stefan, Matthias)
* Deadline: 08.01.14
* Status: Erledigt

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Dekoration | Deko]] '''===
* Verantwortlich: Arti
* schauen, was Faranto und der StuRa hat
* Konzept ausarbeiten
* Beim Mietmagazin bestellen
** Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
** 5 Schirme (a25€)
** 8 Stehtische (a 9€)
** lehre Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
* Ideen
** Fotobox
** Jello Shot Spritzen von verkleideten Helfern verteilen lassen
* Budget: max. 300,-€
* Deadline für die Bestellungen: 15.03.14
* Status: in Bearbeitung

* '''Matthias''' fragt beim StuRa TU wegen Profi Zuckerwattemaschine mit an (50€ Kaution und 10€ Miete)

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Werbung | Werbung]]'''===
''' Plakate und Flyer gestalten '''
* Verantwortlich: 
* Budget: 0,-€
* Deadline: 01.03.14
* Status: in Bearbeitung
'''Drucken'''
* Varantwortlich: Markus Dietze
* mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
* Budget: 200,-€
* Deadline: 08.03.14
* Status: noch nicht in Bearbeitung
''' Austeilen'''
* Verantwortlich: Matthias, Markus, Stefan (miteinander reden und Aufgaben an Mitglieder delegieren)
* '''auch Facebook und Exma verwenden'''
* Budget: max.5€
* Deadline: 15.03.14
* Status: noch nicht in Bearbeitung

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Fundraising | Fundraising]]'''===
* Verantwortlich: Elisa Löwe, Stellv.: Philipp Kaiser
* Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
* Budget: 0,-€
* Deadline: 01.03.14 (wegen der Werbung)
* Status: in Bearbeitung

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Getränke | Getränke]]'''===
* Verantwortlich: Arti
* gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
** Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
* Shots anbieten???
** Tequila, Vodka, Rum
* Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
* min. 3 Angebote einholen ([[Hubauer]],... etc.)
* Budget: 1000
* Deadline für die Bestellung: 15.03.14
* Status: in Bearbeitung

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Einkauf SELGROS | sonst. Einkauf]] bei [[OHG FEGRO/SELGROS Gesellschaft für Großhandel mbH & Co. | SELGROS]]'''===
* Verantwortlich Fahrer: Markus Gork
* Verantwortlich Einkauf: Markus Gork 
* Verantwortlich Einkaufsliste: Arti
* Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
* Budget: 250,-€ ???
* Deadline für Einkaufsliste: 22.03.14
* Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn
* Status: in Bearbeitung

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Security | Security]]'''===
* Verantwortlich: Matthias W.
* min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
* min. 2 Securitys ab 21:30 (30min. Einlass)
* Budget: max. 350,-€
* Deadline für Anfrage: 08.03.2014
* Deadline für Zusage: 15.03.2014
* Status: in Bearbeitung

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Licht- und Tontechnik | Licht- und Tontechnik]] '''===
* Verantwortlich: Joe, Stellv. anderer neuer aus Kultur
* Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
* Budget: max. 450€
* Deadline bis zur Anfrage: 08.01.14
* Deadline bis zur Vereinbarung: 08.03.14
* Status: in Bearbeitung

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Garderobe | Garderobe]] '''===
''' Nachfrage StuRa TU'''
* Verantwortlich: Matthias
* Deadline: 08.03.14
''' Nachfrage HTW'''
* Verantwortlich: Stefan H.
* Garderobenmarken vom StuRa HTW
* Budget: max. 100,-€
* evtl. die vom PAB der HTW reservieren
* Deadline bis zur Lösungsfindung: 08.03.14
* Status: in Bearbeitung

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Musik | Musik]] '''===
Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen
* Angebote von DJs einholen
** Verantwortliche: Philipp fragt verschiedene an, Matthias fragt nach
** Budget: max. 250€
** Deadline: 17.01.14
* -> Abstimmung und Zusage/Absagen zu den DJs (beide Verantwortliche)
* Status: in Bearbeitung

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Helfereinteilung | Helfereinteilung]] '''===
* Verantwortlicher: Markus zum Einteilen in Abstimmung mit den anderen Hauptverantwortlichen
* Aufbau
* Durchführung
* Abbau
* Status: in Bearbeitung

''' Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken'''
* Deadline: 08.03.14
* Status: in Bearbeitung

''' Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken '''
* Deadline: 15.03.14
* Status: in Bearbeitung

=== '''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Kassen | Kassen]]''' ===
* Verantwortlich: StuRa ...Stefan 
* Wechselgeld: 1500,-€
* Deadline für fertig vorbereitete Kasse: 12:00Uhr am Veranstaltungstag
* Status: in Bearbeitung

=== '''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Transport | Transport(HTW/Tusculum)]]''' ===
* Verantwortlich: Stefan H., Stellv. Arti
* Anfrage des internen HTW Transportes
* Budget: 0,-€
* Deadline bis zur Zusage: 08.03.14
* Status: in Bearbeitung

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Sonstiges am Veranstaltungsort | sonstiges am Veranstaltungsort]]'''===
'''Getränkekühlschränke'''
* Anfrage StuRa TU Dresden: Jian
** Deadline für Anfrage: 15.01.14
* Anfrage Reservierung StuRa HTW Dresden: Stefan