Bearbeiten von „Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung“

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1. Planungstreffen zur CSP / SEP im '''[[Tusculum]] am 03.04.2014'''

Protokoll: Markus Dietze

{| class="wikitable"
|-
! Teilnehmer
! Verein
! email
|-
| Markus Dietze  
| [[Faranto e. V.]]   
| [mailto:kontakt@faranto.de kontakt@faranto.de ]
|-
| Philipp Kaiser
| [[Faranto e. V.]]   
| [mailto:vorstand@faranto.de vorstand@faranto.de ]
|-
| Luise Heidekrüger
| [[Faranto e. V.]]   
| [mailto:luise.heidekrueger@faranto.de luise.heidekrueger@faranto.de ]
|-
| Matthias Würtenberg
| [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]
| [mailto:matthias@esn-dresden.de matthias@esn-dresden.de ]
|-
| Édi Kettemann 
| [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]
| 
|-
| Jian Jiao
| [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]
|
|-
| Stefan Hempel
| [[Referat Kultur]]
| [mailto:hempel@stura.htw-dresden.de hempel@stura.htw-dresden.de]
|-
| Markus Gork
| [[Referat Kultur]]
| [mailto:gork@stura.htw-dresden.de gork@stura.htw-dresden.de]
|-
| Arturas Miller
| [[Referat Kultur]]
| [mailto:miller@stura.htw-dresden.de miller@stura.htw-dresden.de]
|-
|}

''Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren''
== Kickoff: Grundlegende Vereinbarungen ==
* Status: Erledigt

=== Organisatoren und Budget ===
* Referat Kultur des [[StuRa]]s der [[HTW Dresden]]: bis 5000,-€
* [[Faranto e. V.]]: 1300,-€
* [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]: 1300,-€

=== Gewinn und Verlustteilung ===
* Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
* Wahl (Ja/Enthaltung/Nein): (6/0/0) ... Vorschlag angenommen :)
* ''' Alle Ausgaben werden in Form einer Gesamtrechnung bzw. die Einnahmen in Form einer Übersicht (verkaufte Karten) von jeder Organisation an den StuRa der HTW Dresden geschickt. Somit kann Stefan einen Überblick behalten und es kommt am Ende nicht zu Schwierigkeiten bei der Aufteilung des Gewinnes/Verlustes.'''

=== Wahl der des Hauptverantwortlichen ===
* [[Faranto e. V.]]: (Markus Dietze) Luise Heidekrüger
* [[StuRa | StuRa Referat Kultur]]: Stefan Hempel
* [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]: Matthias W.

=== Zielgruppe und Ziele der Organisatoren ===
''' Zielgruppe '''
* Studierende der [[HTW Dresden]]
** speziell [[Incoming]]s
* Incomings der TU Dresden
* Studierende der Musikhochschule (Arti würde evtl. kontakt herstellen)
* Studierende der Great Paluka Schule

''' Ziele '''
* Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
** aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
* Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
** evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
** durch eine Chilloutlounge
* Mitgliedergewinnung 
** durch optische Präsenz der Kooperationspartner
** über Semesterablaufpläne informieren
** evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
*** z.B.: Students helping Students ;)

=== Grundkonzept und Name ===

* Entschluss zu '''Semester S(c)hock Party'''
* Musik: Main + evtl. Saxophone 
* beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
* Räume gemütlich zu einen Motto designen
* '''Freigetränke nur für Helfer mit T-Shirt''' --> da wir keine T-Shirts haben ''buttons im ESN Büro der TU selbst herstellen'' -->'''Helfer gesucht!!!!'''

''' Raumaufteilung aus vom Haupteingang'''
* Nebenraum rechts Bierbar + Garderobe
* Nebenraum links Cocktailbar
* Hauptraum: Zuckerwatte Maschine ('''Matthias''' fragt beim StuRa TU an) + evtl. etwas gemütlicher gestalten

=== Preise ===
* VVK.: 2,76€ oder 3,-€ Eintritt (mit ESN Card Beer Happy Hour von 22 bis 23 Uhr ) --> Wo? TU AAA, StuRa HTW DD; beim VVK Namenslisten, um Fälschung zu vermeiden --> mit PC nach Alphabet ordnen, um an der Kasse Stau zu vermeiden (Siehe Google Drive Dokument von Markus)
* AK: 4€
* 1,-€ Garderobe
''' Getränke '''
* Verantwortlicher: Arti
* 1,- bis 1,50€ Alk. frei
* 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
* 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
* 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails  
* 1,-€ Shots 4cl

=== Kalkulation mit 325 Gästen ===
{| class="wikitable"
|-
! Ausgaben
! in €
! Einnahmen
! in €
|-
| Tusculum miete 
| 400
| Einlass  
| 325*3=975
|-
| Deko
| 300
| Garderobe  
| 300
|-
| Werbung
| 200
| Getränke
| 325*6= 1950
|-
| Getränke
| 900
| 
|  
|-
| sonst. Einkauf
| 275
|
|    
|-
| Security
| 350
| 
|  
|-
| Licht- und Tontechnik
| 450
|
|   
|-
| Garderobe
| 100
|
|   
|-
| Musik
| 250
|
|   
|-
| '''Summe'''
| '''3225'''
| '''Summe'''
| '''3225 ''' 
|-
|}

===Mailverteiler erstellen===
* Verantwortlich: Markus Dietze
* Budget: 0-€
* Deadline: 20.12.13
* Status: Erledigt '''''(sep-csp@faranto.de)'''''

===VVK===
* Stellen: HTW StuRa, TU AAA
* Preise 2,76 € bei exaktem Betrag, ansonsten 3€
* GÄste werden im Google Drive Dokument festgehalten (für TU und HTW einzelne Accounts auf Googlemail --> Matthias (TU), Stefan, Luise, Markus
(HTW)) wissen Bescheid 
* je 150 VVK Karten!!!! --> darauf achten, dass es nicht mehr sind!
* die Einnahmen müssen am Veranstaltungstag zum StuRa der HTW gebracht werden und mit Stefan überprüft werden
* VVK Zeiten: HTW Zeiten am Büro und in Facebook (in Bearbeitung)
* VVK Zeiten: TU?

== Aufgabenverteilung mit Budgetierung ==

==='''Specials'''===
* '''keine Fotoecke mehr!!!! Es werden also keine Plakate und auch keine Stellwände und kein Laptop mehr benötigt!'''
* Für ESN Card - Besitzer gibts einen Klopfer am Eingang

==='''Einlass'''===
* Stempel: Sind bestellt, sollten bei der Feier Verfügbar sein
* Kassen vom StuRa
* Security ist gebucht?!

==='''[[Tusculum]] mieten'''===
* Status: reserviert für den 03.04. durch den StuRa
* Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes
* es ist eine Schanklizens vorhanden

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Motto | Specials und Motto ausdenken]]'''===
'''Motto'''
*Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche
* Budget: 0,-€
* Deadline: 08.01.14
* Status: done (kein Motto)

''' Neuer Name '''
* '''Semester S(c)hock Party'''
* Verantwortlich: 3 Hauptverantwortliche (Markus, Stefan, Matthias)
* Deadline: 08.01.14
* Status: Erledigt

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Dekoration | Deko]] '''===
* Verantwortlich: Arti
* schauen, was Faranto und der StuRa hat
* Konzept ausarbeiten
* Beim Mietmagazin bestellen
** Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
** 5 Schirme (a25€)
** 8 Stehtische (a 9€)
** leere Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
*Anlieferung:3.4. 16 Uhr
*Abholung: 4.4. 10 Uhr
* Budget: max. 300,-€
* Deadline für die Bestellungen: 15.03.14
* Status: erledigt

* '''Matthias''' fragt beim StuRa TU wegen Profi Zuckerwattemaschine mit an (50€ Kaution und 10€ Miete)
'''* Status: Reservierung bestätigt (50€ Kaution, 10€ Miete und 10€ für 200 Wattestäbe)'''

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Werbung | Werbung]]'''===
''' Plakate und Flyer gestalten '''
* Verantwortlich: Matthias fragt ESN TU
* Budget: 0,-€
* Deadline: 01.03.14
* Status: Gestaltung abgeschlossen
'''Drucken'''
* Varantwortlich: Markus Dietze
* mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
* Budget: 200,-€
* Deadline: 08.03.14
* Status: Druckauftrag erstellt, Dateien hochgeladen, Fertigung bis Mittwoch 19.03. Kosten: 103,32€
''' Austeilen'''
* Verantwortlich: Matthias, Markus, Stefan (miteinander reden und Aufgaben an Mitglieder delegieren)
* '''auch Facebook und Exma verwenden'''
* '''Facebook Event''' mit Preis, Ort, Zeit, Beer Happy Hour, Willkommensgetränk für die ersten 200 Gäste
* Budget: max.5€
* Deadline: 15.03.14
* Status: erledigt

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Fundraising | Fundraising]]'''===
* Verantwortlich: Elisa Löwe, Stellv.: Philipp Kaiser
* Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
* Budget: 0,-€
* Deadline: 01.03.14 (wegen der Werbung)
* Status: geklärt

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Getränke | Getränke]]'''===
* Verantwortlich: Arti
* gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
** Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
* Shots anbieten
** Tequila, Vodka, Rum
* Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
* min. 3 Angebote einholen ([[Hubauer]],... etc.)
* Budget: 1000
* Deadline für die Bestellung: 15.03.14
* Status: erledigt

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Einkauf SELGROS | sonst. Einkauf]] bei [[OHG FEGRO/SELGROS Gesellschaft für Großhandel mbH & Co. | SELGROS]]'''===
* Verantwortlich Fahrer: Markus Gork
* Verantwortlich Einkauf: Markus Gork 
* Verantwortlich Einkaufsliste: Arti
* Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
* Budget: 250,-€ ???
* Deadline für Einkaufsliste: 22.03.14
* Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn
* Status: in Bearbeitung

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Security | Security]]'''===
* Verantwortlich: Matthias W.
* min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
* min. 2 Securitys ab 21:30 (30min. Einlass)
* Budget: max. 350,-€
* Deadline für Anfrage: 08.03.2014
* Deadline für Zusage: 15.03.2014
* Status: Connection wird die Security stellen

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Licht- und Tontechnik | Licht- und Tontechnik]] '''===
* Verantwortlich: Markus, Stellv. anderer neuer aus Kultur
* Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
* Budget: max. 450€
* Deadline bis zur Anfrage: 08.01.14
* Status: Termin von Boxi angenommen
* Deadline bis zur Vereinbarung: 08.03.14
* Status: erledigt

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Garderobe | Garderobe]] '''===
''' Nachfrage StuRa TU'''
* Verantwortlich: Matthias
* Deadline: 08.03.14
* Angefragt, Ergebnis: keine Kleiderständer zum Vermieten vorhanden
''' Nachfrage HTW'''
* Verantwortlich: Stefan H.
* Garderobenmarken vom StuRa HTW
* Budget: max. 100,-€
* Statt Kleiderstände eine Kombi aus Stühlen und Tischen
* Deadline bis zur Lösungsfindung: 08.03.14
* Status: erledigt

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Musik | Musik]] '''===
Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen
* Angebote von DJs einholen
** Verantwortliche: Philipp
** Budget: max. 250€
** Deadline: 17.01.14
** Zusagen von: Dude Crush und Stock 69 (mit Saxophonist)
* Status: fertig

===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Helfereinteilung | Helfereinteilung]] '''===
* Verantwortlicher: Markus zum Einteilen in Abstimmung mit den anderen Hauptverantwortlichen
* Aufbau
* Durchführung
* Abbau
* Status: in Bearbeitung; Helferlisten sind rausgeschickt 

''' Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken'''
* Deadline: 08.03.14
* Status: erledigt
''' Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken '''
* Deadline: 15.03.14
* Status: in Bearbeitung

=== '''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Kassen | Kassen]]''' ===
* Verantwortlich: StuRa ...Stefan 
* Wechselgeld: 1500,-€
* Deadline für fertig vorbereitete Kasse: 12:00Uhr am Veranstaltungstag
* Status: Kommen vom StuRa HTW

=== '''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Transport | Transport(HTW/Tusculum)]]''' ===
* Verantwortlich: Stefan H., Stellv. Arti
* Anfrage des internen HTW Transportes
* Budget: 42,-€
* Deadline bis zur Zusage: 08.03.14
* Status: * Transporter von StudiTransporter gemietet
          * Zeitraum: vom 03.04.2014 14:30 Uhr bis 04.04.2014 08:00 Uhr

==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Sonstiges am Veranstaltungsort | sonstiges am Veranstaltungsort]]'''===
'''Getränkekühlschränke'''
* Anfrage StuRa TU Dresden: Jian
* Status: Reservierung bestätigt (75€ Kaution, 25€ Miete) 
** Deadline für Anfrage: 15.01.14
* Anfrage Reservierung StuRa HTW Dresden: Stefan

'''Verpflegung'''
*Es wird belegte Brötchen geben