Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung

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Faranto

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1. Planungstreffen zur CSP / SEP im Tusculum am 20.03.2014

Protokoll: Markus Dietze

Teilnehmer	Verein	email
Markus Dietze	Faranto e. V.	kontakt@faranto.de

Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren

Grundlegende Vereinbarungen

Organisatoren und Budget

• Referat Kultur des StuRas der HTW Dresden:
• Faranto e. V.: 1000,-€
• ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.:

Gewinn und Verlustteilung

• Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
• Wahl (Ja/Enthaltung/Nein):

Wahl der des Hauptverantwortlichen

• Vorschlag Faranto e. V.: Markus Dietze
  • Ergebnis (Ja|Enthaltung|Nein):
• Vorschlag StuRa Referat Kultur:
  • Ergebnis (Ja|Enthaltung|Nein):

Zielgruppe und Ziele der Organisatoren

Zielgruppe

• Studierende der HTW Dresden
  • speziell Incomings
• Incomings der TU Dresden

Ziele

• Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
  • aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
• Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
  • evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
  • durch eine Chilloutlounge
  • über Semesterablaufpläne informieren
• Mitgliedergewinnung
  • durch optische Präsenz der Kooperationspartner
  • evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
    • z.B.: Students helping Students ;)

Grundkonzept

• Musik: Main + evtl. Saxophone
• beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
• Räume gemütlich zu einen Motto designen

Preise

• 3,-€ Eintritt
• 1,-€ Garderobe

Getränke

• 1,- bis 1,50€ Alk. frei
• 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
• 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
• 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails
• 0,50€ Shots 2cl
• 1,-€ Shots 4cl

Kalkulation mit 325 Gästen

Ausgaben	in €	Einnahmen	in €
Tusculum miete	400	Einlass	325*3=975
Deko	300	Garderobe	300
Werbung	200	Getränke	325*6= 1950
Getränke	900
sonst. Einkauf	275
Security	350
Licht- und Tontechnik	450
Garderobe	100
Musik	250
Summe	3225	Summe	3225

Aufgabenverteilung mit Budgetierung

Mailverteiler erstellen

• Verantwortlich:
• Budget: 0-€
• Deadline:
• Status: in Bearbeitung

Tusculum mieten

• Status: erledigt vom StuRa
• Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes

Motto ausdenken

• Verantwortlich:
• Budget: 0,-€
• Deadline:
• Status: in Bearbeitung

Deko

• Verantwortlich:
• schauen, was Faranto und der StuRa hat
• Konzept ausarbeiten
• Beim Mietmagazin bestellen
  • Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
  • 5 Schirme (a25€)
  • 8 Stehtische (a 9€)
  • lehre Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
• Ideen
  • Fotobox
  • Jello Shot Spritzen von verkleideten Helfern verteilen lassen
• Budget: max. 300,-€
• Deadline für die Bestellungen:
• Status: in Bearbeitung

Werbung

• Plakate und Flyer gestalten
  • Verantwortlich:
  • Budget: 0,-€
  • Deadline:
• mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
  • Budget: 200,-€
  • Deadline:
• Austeilen
  • Verantwortlich
  • Budget: max.5€
  • Deadline:
• Status: in Bearbeitung

Fundraising

• Verantwortlich:
• Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Kondomhersteller etc.
• Budget: 0,-€
• Deadline: 2 Wochen vorher (wegen der Werbung)
• Status: in Bearbeitung

Getränke

• Verantwortlich:
• gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
  • Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
• Shots anbieten???
  • Tequila, Vodka, Rum
• Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
• min. 3 Angebote einholen (Hubauer,... etc.)
• Budget: ???
• Deadline:
• Status: in Bearbeitung

sonst. Einkauf bei SELGROS

• Verantwortlich Fahrer:
• Verantwortlich Einkauf:
• Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
• Budget: 350,-€ ???
• Deadline: 20.03.14
• Status: in Bearbeitung

Security

• Verantwortlich:
• min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
• Budget: max. 350,-€ ???
• Deadline: 07.03.2014 ???
• Status: in Bearbeitung

Licht- und Tontechnik

• Verantwortlich:
• Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
• Budget: max. 450€
• Deadline bis zur Vereinbarung: 07.03.14
• Status: in Bearbeitung

Garderobe

• Verantwortlich:
• Garderobenmarken (vorhanden ???)
• Budget: max. 100,-€
• Deadline bis zur Lösungsfindung: 07.03.14
• Status: in Bearbeitung

Musik

• Angebote von DJs einholen
  • Verantwortliche:
  • Budget: max. 250€
  • Deadline: 17.01.14
• -> Abstimmung und Zusage/Absagen zu den DJs
• Status: in Bearbeitung

Helfereinteilung

• Verantwortlicher:
• Aufbau
• Durchführung
• Abbau
• Status: in Bearbeitung

Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken

• Deadline: 07.03.14
• Status: in Bearbeitung

Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken

• Deadline: 14.03.14
• Status: in Bearbeitung

Kassen

• Verantwortlich:
• Wechselgeld: 1500,-€
• Deadline: 20.03.14
• Status: in Bearbeitung

Transport(HTW/Tusculum)

• Verantwortlich:
• Anfrage des internen HTW Transportes
• Budget: 0,-€
• Deadline bis zur Zusage: 07.03.14
• Status: in Bearbeitung