Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/1.Sitzung

Aus Wiki StuRa HTW Dresden
Zur Navigation springen Zur Suche springen

Hauptseite


Erasmus Student Network

Events

Internationale Events

Nationale Events

Lokale Ebene

Meetings

Partys inkl. Leitfaden für die Organisation

sonstige Veranstaltungen

Faranto

Begriffe

1. Planungstreffen zur CSP / SEP im Tusculum am 20.03.2014

Protokoll: Markus Dietze

Teilnehmer Verein email
Markus Dietze Faranto e. V. kontakt@faranto.de

Alle Verantwortlichen sind Aufgerufen, ihre Arbeitsergebnisse zu Dokumentieren

Grundlegende Vereinbarungen

Organisatoren und Budget

Gewinn und Verlustteilung

  • Vorschlag: Grundlegend Paritätisch, falls bei Organisation oder Durchführung auffällige bzw. erhebliche Versäumnisse oder Nichtbeteiligungen eines oder mehrerer Kooperationspartner vorkommen sollten sind Abstufungen zu ungunsten des- oder derjenigen Kooperationspartner der die Nichtbeteiligung oder die Versäumnisse zu verschulden hat möglich. Dies würde nach einer gemeinsamer Abstimmung zur Auswertung des Projektes geschehen.
  • Wahl (Ja/Enthaltung/Nein):

Wahl der des Hauptverantwortlichen

Zielgruppe und Ziele der Organisatoren

Zielgruppe

Ziele

  • Coole Party für studierende zu studentischen Preisen
    • aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter
  • Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende
    • evtl. durch Angebote von Icebreaking games oder Tandems???
    • durch eine Chilloutlounge
    • über Semesterablaufpläne informieren
  • Mitgliedergewinnung
    • durch optische Präsenz der Kooperationspartner
    • evtl. Informationsstand über Ziele und Aufgaben der Kooperationspartner
      • z.B.: Students helping Students ;)

Grundkonzept

  • Musik: Main + evtl. Saxophone
  • beleuchtete Cocktailbar und Bierbar getrennt
  • Räume gemütlich zu einen Motto designen

Preise

  • 3,-€ Eintritt
  • 1,-€ Garderobe

Getränke

  • 1,- bis 1,50€ Alk. frei
  • 2,-€ (+1,-€ Pfand auf die Flasche) Bier
  • 3,50€ (+2,-€ Pfand) Longdrinks
  • 4,-€ (+2,-€ Pfand) Cocktails
  • 0,50€ Shots 2cl
  • 1,-€ Shots 4cl

Kalkulation mit 325 Gästen

Ausgaben in € Einnahmen in €
Tusculum miete 400 Einlass 325*3=975
Deko 300 Garderobe 300
Werbung 200 Getränke 325*6= 1950
Getränke 900
sonst. Einkauf 275
Security 350
Licht- und Tontechnik 450
Garderobe 100
Musik 250
Summe 3225 Summe 3225

Aufgabenverteilung mit Budgetierung

Mailverteiler erstellen

  • Verantwortlich:
  • Budget: 0-€
  • Deadline:
  • Status: in Bearbeitung

Tusculum mieten

  • Status: erledigt vom StuRa
  • Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes

Motto ausdenken

  • Verantwortlich:
  • Budget: 0,-€
  • Deadline:
  • Status: in Bearbeitung

Deko

  • Verantwortlich:
  • schauen, was Faranto und der StuRa hat
  • Konzept ausarbeiten
  • Beim Mietmagazin bestellen
    • Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
    • 5 Schirme (a25€)
    • 8 Stehtische (a 9€)
    • lehre Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
  • Ideen
    • Fotobox
    • Jello Shot Spritzen von verkleideten Helfern verteilen lassen
  • Budget: max. 300,-€
  • Deadline für die Bestellungen:
  • Status: in Bearbeitung

Werbung

  • Plakate und Flyer gestalten
    • Verantwortlich:
    • Budget: 0,-€
    • Deadline:
  • mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
    • Budget: 200,-€
    • Deadline:
  • Austeilen
    • Verantwortlich
    • Budget: max.5€
    • Deadline:
  • Status: in Bearbeitung

Fundraising

  • Verantwortlich:
  • Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Kondomhersteller etc.
  • Budget: 0,-€
  • Deadline: 2 Wochen vorher (wegen der Werbung)
  • Status: in Bearbeitung

Getränke

  • Verantwortlich:
  • gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
    • Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
  • Shots anbieten???
    • Tequila, Vodka, Rum
  • Bedarf anhand vergangener Veranstaltungen ermitteln
  • min. 3 Angebote einholen (Hubauer,... etc.)
  • Budget: ???
  • Deadline:
  • Status: in Bearbeitung

sonst. Einkauf bei SELGROS

  • Verantwortlich Fahrer:
  • Verantwortlich Einkauf:
  • Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
  • Budget: 350,-€ ???
  • Deadline: 20.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Security

  • Verantwortlich:
  • min. 3 Angebote einholen (die Wache etc.)
  • Budget: max. 350,-€ ???
  • Deadline: 07.03.2014 ???
  • Status: in Bearbeitung

Licht- und Tontechnik

  • Verantwortlich:
  • Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
  • Budget: max. 450€
  • Deadline bis zur Vereinbarung: 07.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Garderobe

  • Verantwortlich:
  • Garderobenmarken (vorhanden ???)
  • Budget: max. 100,-€
  • Deadline bis zur Lösungsfindung: 07.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Musik

  • Angebote von DJs einholen
    • Verantwortliche:
    • Budget: max. 250€
    • Deadline: 17.01.14
  • -> Abstimmung und Zusage/Absagen zu den DJs
  • Status: in Bearbeitung

Helfereinteilung

  • Verantwortlicher:
  • Aufbau
  • Durchführung
  • Abbau
  • Status: in Bearbeitung

Schichtbedarfsanalyse + Helferformular an Mitglieder der Organisatoren schicken

  • Deadline: 07.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Helfer den Schichtplan mit Notfallnummern schicken

  • Deadline: 14.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Kassen

  • Verantwortlich:
  • Wechselgeld: 1500,-€
  • Deadline: 20.03.14
  • Status: in Bearbeitung

Transport(HTW/Tusculum)

  • Verantwortlich:
  • Anfrage des internen HTW Transportes
  • Budget: 0,-€
  • Deadline bis zur Zusage: 07.03.14
  • Status: in Bearbeitung
Abgerufen von „https://wiki.stura.htw-dresden.de/index.php?title=Faranto/Culture_Shock_Party/SoSe14/1.Sitzung&oldid=27880“