Faranto e. V.:Erasmus Student Network/Events/Lokal/PartyProtokoll

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Analyse von Eckpunkten

  • Zielsetzungen
  • Zielgruppe
  • Anzahl der Teilnehmer
  • Chancen und Risiken (z.B. für Finanzen)
  • bestimmen aller Veranstalter
  • Kenntnisse und Anzahl der verfügbaren Helfer
  • setzen von Deadlines
  • Motto

Musik, Lokation und Technik

Musik

Künstler engagieren:

Lokation

Kontakt aufnehmen mit Vertretern der Veranstaltungsorte und mieten. Zu klären sind:

  • maximale Kapazität
  • maximale Veranstaltungsdauer
  • zum anziehen von Stammkunden sollte Lokation für die Musikrichtung bekannt sein
  • wenn möglich mehrere Floors
  • wenn möglich Cocktailbar und Bierbar trennen
  • ist benötigte Technik vor Ort
  • muss man die GEMA anmelden
  • Veranstaltungshaftpflichtversicherung anschließen
  • kann man Lokation dekorieren?
  • muss man den Sicherheitsdienst engagieren oder bezahlen
    • Wieviele werden (mit 34 a Schein) benötigt
    • Genaue Anweisungen geben
  • Wer kümmert sich um die Sanitäreinrichtungen?
    • Seife, Tücher, Toilettenpapier

Technik

Man sollte Abgleichen was man an Tontechnik und Licht-Technik benötigt und was vorhanden ist. Dazu sollte man den Kontakt zwischen den Techniker und den Musiker herstellen.

  • Kostenvoranschlag einholen
  • Antransport und Abtransport klären
  • Aufbau und Techniker organisieren

Sponsoring und Werbung

Bevor man Werbung macht sollte man sich um das Sponsoring kümmern, weil diese häufig auf den Werbemedien vermerkt werden möchten.

  • Flyer&Plakate (Hochschule, Stadt und Wohnheime)
  • Internetportale
    • Facebook
    • Homepage
    • Nightlife
    • exma
    • Straßenbahnbildschirme
  • Newsletter
  • eventuell Radiowerbung
  • Emails über Verteiler

Durchführung und sonstiges

Durchführung

Wer übernimmt die Durchführung, Kosten und Einnahmen von:

-> Helfer in Tabelle einteilen

sonstiges

  • VVK-Karten anbieten (Ja oder Nein)
  • ab über 1000 Besucher benötigt man einen stationären Rettungsdienst
  • falls man sich um Speis und Trank kümmern muss sollte dies auf Komission sein
  • Reinigung möglichst extern erledigen lassen
  • möglichst kostenloser Eintritt für Helfer & Mitglieder vom Veranstalter

Kalkulation

  • Einnahmen
    • Sponsoring
    • Eintrittsgelder
    • Einnahmen für Getränke und sonstiger Verpflegung

Auswertung und Dokumentation

Um Fehler zu minimieren ist eine gemeinsame Auswertung mit einer Nachhaltigen Dokumentation erforderlich.