Bearbeiten von „LAN-Party/Organisation“

Dieser Artikel soll ein Anleitung für die Organisation einer studentischen [[LAN-Party]] sein. Er soll zu jeder [[Veranstaltung]] als Leitfaden dienen und entsprechend der gemachten Erfahrungen ergänzt und verbessert werden.

Die Organisation einer konkrete [[Veranstaltung]] soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden. 

== Zeitlicher Ablauf für die Vorbereitung ==
: aka Planung

=== 3 Monate zuvor ===

==== Termin festlegen ====

; Wintersemester:
* bisher meist Ende November bzw. Anfang Dezember
*: Besser wäre es Anfang November.

; Sommersemester:
* Am besten Anfang wäre April oder Ende März.
*: sonst wie im Wintersemester

=== [[Raumantrag]] stellen ===

* In diesem die gesamte notwendige Technik (Switches, LAN-Kabel, [[Lautsprecheranlage]], etc.) und zusätzliches benötigtes Mobiliar angeben. 
* Natürlich auch Anzahl der Teilnehmenden Personen, Dauer der Veranstaltung, etc. angeben.
* Bisher wurde jede [[ElektrixX]] im [[PAB]] ausgetragen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auch andere Lokalitäten dafür genutzt werden können.

=== Sonstiges ===

* Hauptorganisatorin bestimmen. Möglichst jemand die auch wirklich Lust auf die LAN hat und schon mal auf einer LAN war.
* Termin auf der [[Website]] eintragen
* [[Plakat]] erstellen mit allen Infos
*: Name der LAN
*: Zeitraum der LAN
*: Zeitraum der Anmeldung 
*: Ort des Vorverkaufs
*: Veranstaltungsort
*: Preise
*: Spiele (wenn möglich)
*: Das [[Logo]]
*: Sponsoren (wenn gewünscht oder erlaubt)
*: Speziales etc.

=== 2 Monate zuvor ===

==== Werbung ====

* [[Flyer]] in den [[Erstitüte]]n
* [[Facebook]] Veranstaltung erstellen
* zu Semesterbeginn eine Rund[[mail]] an alle [[Studentinnen]] der HTW Dresden

=== Anmeldungsmodalitäten klären ===

* (digitale) Tabelle erstellen 
*: Name
*: Mailadresse
* Anmeldungsverfahren 
* Bestimmung einer Verantwortlichen für die Aktualisierung der Teilnehmerinnenliste
* maximale Anzahl der Teilnehmerinnen festlegen 
* Planung für Turniere
*: [[Sponsoring]] suchen - hier könnte auch dein Beitrag stehen.
*: Was für Preise soll man gewinnen können?
*: Wie viele Preise soll es geben?
*: Abschätzung der Kosten für die Preise
*: Antrag für Gelder stellen

=== 4 Wochen zuvor ===

* [[Plakat]]e [[Aushang|aufhängen]]
*: Wie hänge ich richtig Plakate auf? Am besten immer 3-4 direkt nebeneinander! Klingt komisch, fällt aber jedem auf und wir wollen auch auffallen.
* Einkaufsliste erstellen 
*: werden Getränke angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
*: wird Essen oder Snacks angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
*: Preise für die Turniere nicht vergessen
*: wenn alle Besorgungen aufgelistet sind, im [[Lager]] nachschauen, was noch da ist und den Bestand mit der Einkaufsliste abgleichen
* Umfrage an die Studentinnen starten, was außerdem noch gespielt werden sollte
* Anschreiben des Rechenzentrums zur Freischaltung des LAN Buchse D11-PAB-Z1-D12 und das Aufschalten des StuRa dhcp Netzes.

=== 3 Wochen zuvor ===

* den Vorverkauf starten und bis kurz 1 Woche vor der Veranstaltungen laufen lassen 
*: vor dem ersten [[VVK]]-Tag die Kasse mit Wechselgeld bestücken!
* Dinge von der Einkaufsliste besorgen und Ausgaben dokumentieren

=== 2 Wochen zuvor ===

=== Organisation des Wochenendes ===

* Programm für die Teilnehmer am Tag der Lan
*: Uhrzeit für Beginn und Ende der Lan festlegen
*: Umfrage der Studenten auswerten und die Top 3-5 der meist gewünschten Spiele mit in die Spielliste aufnehmen
*: Wann findet welches Tournier statt
*: zum Schluss als PDF erstellen
* Programm für den StuRa am Tag der Lan
*: Abschätzung des Zeitaufwandes für Auf- und Abbau -> Uhrzeiten hierfür vereinbaren
*: Verteilung der Aufgaben für Auf- und Abbau
*: Zuständige für die Tourniere einteilen
*: zum Schluss eine PDF erstellen
* Liste erstellen, was an Technik benötigt wird 

 
=== 1 Woche zuvor ===

* Den Plan für das Programm an alle Teilnehmerinnen per Mail schicken.
* Die Technik besorgen .
* nochmal kontrollieren, ob alles Nötige besorgt wurde -> alles für das leibliche Wohl, Preise, … etc


=== 3 Tage zuvor ===

* die PDF mit der Verteilung der Aufgaben an alle Organisatorinnen per Mail schicken
* die Zuständigen für die Turniere nochmals über ihre Tätigkeiten informieren


== Durchführung der [[LAN-Party]] ==

* ca. 14 Uhr Beginn von Aufbau (Tische & Stühle positionieren, Switches auf die einzelnen Plätze montieren und Verkabelung zum Server realisieren)
** Stolpergefahr minimieren (Panzerband)
** Bar aufbauen mit Getränken und Snacks
** Aufbau von Beamern Whiteboards und anderen Turnierelementen
* ca. 16 Uhr erster Netzwerktest
** Test der Turnierspiele
** letzte Einweisung für Turnierleitung
** nicht in Panik geraten

* Beginn
** in regelmäßigen Abständen Pizza bestellen 
** Turnieren abhalten und Preise vergeben
** viele Fotos machen 
** Was mit Sponsoren abgesprochen war realisieren und auch dokumentieren.
** Auch versuchen Spass zu haben
* Ende
** Bar abbauen und einlagern
** Getränke und Snacks wieder einlagern 
** Kabel demontieren
** Technik abbauen
** Tische und Stühle wieder in Ausgangslage bringen
** Müll weg bringen
** Besenrein kehren

== Zeitlicher Ablauf für die Nachbereitung ==

== 1 Woche danach ==
* ausgeliehene Technik zurückbringen
* Kassen auszählen
* Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
* Belege und Kostenaufstellung bei [[Angestellten]] übergeben
* Plakate abnehmen, etc.
* Treffen der LAN Orga. einberufen
* StuRa Feedback geben
* Abschließende Dokumentation im [[Wiki]]

== Siehe auch ==
* [[LAN-Party]]

[[Kategorie:Einarbeitung]]
[[Kategorie:Veranstaltungen]]
[[Kategorie:Gaming]]