LAN-Party/Organisation

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Dieser Artikel soll ein Anleitung für die Organisation einer studentischen LAN-Party sein. Er soll zu jeder Veranstaltung als Leitfaden dienen und entsprechend der gemachten Erfahrungen ergänzt und verbessert werden.

Die Organisation einer konkrete Veranstaltung soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.

Zeitlicher Ablauf für eine LAN

3 Monate vor der LAN

Termin festlegen

Wintersemester
  • bisher meist ende November bzw. Anfang Dezember
  • besser wäre es Anfang November
Sommersemester
  • Am besten Anfang April oder Ende März.
  • sonst wie im Wintersemester


Raumantrag stellen

  • In diesem die gesamte notwendige Technik(Switches, LAN Kabel, Lautsprecher-boxen,etc ) und zusätzliches benötigtes Mobiliar angeben.
  • Natürlich auch Anzahl der Teilnehmenden Personen, Dauer der Veranstaltung, etc. angeben.
  • Bisher wurde für jede ElektrixX im PAB ausgetragen. Es ist aber nicht auszuschließen, dass auch andere Lokalitäten dafür genutzt werden können.

Sonstiges

  • Hauptorganisator bestimmen. Möglichst jemand der auch wirklich Lust auf die LAN hat und schon mal auf einer LAN war.
  • Termin im Plone eintragen
  • Plakat erstellen mit allen Infos
    Name der LAN
    Zeitraum der LAN
    Zeitraum der Anmeldung
    Ort des Vorverkaufs
    Veranstaltungsort
    Preise
    Spiele (Wenn möglich)
    Das aktuelle!!! StuRalogo
    Speziales etc.

2 Monate vor der LAN

Werbung

  • Flyer in den Erstitüten
  • Facebook Veranstaltung erstellen
  • zu Semesterbeginn eine Rundmail an alle Studenten der HTW

Anmeldungsmodalitäten klären

  • Exelliste erstellen
    Name
    Mailadresse
  • Anmeldungsverfahren
  • Bestimmung eines Verantwortlichen für die Aktualisierung der Teilnehmerliste
  • maximale Anzahl der Teilnehmer festlegen
  • Planung für Touniere
    Sponsoren suchen-hier könnte auch dein Beitrag stehen.
    Was für Preise soll man gewinnen können
    Wie viele Preise soll es geben
    Abschätzung der Kosten dafür
    Antrag für Gelder stellen

4 Wochen vor der Lan

  • Plakate aufhängen
    Wie hänge ich richtig Plakate auf? Am besten immer 3-4 direkt nebeneinander! Klingt komisch, fällt aber jedem auf und wir wollen auch auffallen.
  • Einkaufsliste erstellen
    werden Getränke angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
    wird Essen oder Snacks angeboten? wenn ja, dann was und wie viel wird benötigt
    Preise für die Tourniere nicht vergessen
    wenn alle Besorgungen aufgelistet sind, im Lager nachschauen, was noch da ist und den Bestand mit der Einkaufsliste abgleichen
  • Umfrage an die Studenten starten, was außerdem noch gespielt werden sollte


3 Wochen vor der Lan

  • den Vorverkauf starten und bis kurz 1 Woche vor der Veranstaltungen laufen lassen
    vor dem ersten VVKs-Tag die Kasse mit Wechselgeld bestücken!
  • Dinge von der Einkaufsliste besorgen und Ausgaben dokumentieren


2 Wochen vor der Lan

Organisation des Wochenendes

  • Programm für die Teilnehmer am Tag der Lan
    Uhrzeit für Beginn und Ende der Lan festlegen
    Umfrage der Studenten auswerten und die Top 3-5 der meist gewünschten Spiele mit in die Spielliste aufnehmen
    Wann findet welches Tournier statt
    zum Schluss als PDF erstellen
  • Programm für den StuRa am Tag der Lan
    Abschätzung des Zeitaufwandes für Auf- und Abbau -> Uhrzeiten hierfür vereinbaren
    Verteilung der Aufgaben für Auf- und Abbau
    Zuständige für die Tourniere einteilen
    zum Schluss eine PDF erstellen
  • Liste erstellen, was an Technik benötigt wird


1 Woche vor der Lan

  • Den Plan für das Programm an alle Teilnehmer per Mail schicken
  • Die Technik besorgen
  • nochmal kontrollieren, ob alles Nötige besorgt wurde -> alles für das leibliche Wohl, Preise... etc


3 Tage vor der Lan

  • die PDF mit der Verteilung der Aufgaben an alle Lan-Organisatoren per Mail schicken
  • die Zuständigen für die Turniere nochmals über Ihre Tätigkeiten informieren


Die Lan

  • ca. 14 Uhr beginn von Aufbau(Tische & Stühle positionieren, Switches auf die einzelnen Plätze montieren und Verkabelung zum Server realisieren)
    Stolpergefahr minimieren(Panzerband)
    Bar aufbauen mit Getränken und Snacks.
    Aufbau von Beamern Whiteboards und anderen Turnierelementen.
  • ca. 16 Uhr erster Netzwerktest.
    Test der Turnierspiele
    Letzte Einweisung für Turnierleitung
    Nicht in Panik geraten
  • Lan Beginnt
    in regelmäßigen Abständen Pizza bestellen
    Turnieren abhalten und Preise vergeben
    viele Fotos machen
    Was mit Sponsoren abgesprochen war realisieren und auch dokumentieren.
    Auch versuchen Spass zu haben
  • Lan Endet
  • Bar abbauen und einlagern
    Getränke und Snacks wieder einlagern
    Kabel demontieren
    Technik abbauen
    Tische und Stühle wieder in Ausgangslage bringen
    Müll weg bringen
    Besen rein kehren


1 Woche nach der Lan

  • ausgeliehene Technik zurückbringen
  • Kassen auszählen
  • Einnahmen und Ausgaben gegenüber stellen
  • Belege und Kostenaufstellung an Frau Roßberg übergeben
  • Plakate abnehmen, etc.
  • Treffen der LAN Orga. einberufen
  • StuRa Feedback geben
  • Abschließende Dokumentation im Wiki

Siehe auch