Organisation Seminarwochenende Akkreditierung März 2013

Aus Wiki StuRa HTW Dresden
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Zeitplan

Im Vorfeld

  • Idee/Thema festlegen
  • Finanzantrag stellen (StuRa, BiWe, KSS)
  • Orgateam festlegen
  • Ort finden
  • Referenten finden
  • genaues Konzept erstellen
  • Veranstaltung ausschreiben (Termin online stellen, Mailverteiler)


im Vorfeld vor Ort

  • Raumanträge stellen + Ausstattung (Referenten + Teilnehmer berücksichtigen)
  • Verpflegung organisieren
  • Unterkunft organisieren
  • Helfer organisieren
  • Rahmenprogramm erstellen
  • Ansprechpartner Verpfleung + Unterkunft, wenn extern


kurz voher

  • Teilnehmerliste drucken + zum Pförtner (via Kanzlerin) geben
  • Teilnahmebescheinigung vorbereiten
  • Evaluationsbogen vorbereiten
  • Material rumschicken
  • Orgainfos rumschicken
  • Notfallnummern besorgen
  • Schilder/Aufsteller anbringen
  • Parkplatz ausschildern


Am Seminarwochenende selbst

  • Anfahrt
    • Teilnehmer vom Bahnhof abholen
    • Zugang zur Hochschule nach 17 Uhr über Pförtner/Telefonnummer/Abholer
  • Anmeldung
    • Z 123
    • Anmeldeliste ausfüllen
    • Schlafplätze verteilen + Kontaktdaten
    • Plan(Stadtplan/Ablaufplan)/Karte/Badges verteilen
    • Kontkaktnummern übergeben
  • Helfer
    • Verpflegung
    • Betreuung
    • Orga
  • Verpflegung
  • Technik
  • Drucker parat halten


Am Ende

  • Feedback erfragen
  • Evaluationsbögen ausfüllen lassen (Teilnehmer, Teamer)
  • Schilder abnehmen


im Nachhinein

  • Auswerten
  • Abrechnung
  • Rechenschaftsbericht

Dokumente

  • Zugangsliste Teilnehmer für Pförtner
  • Teilnehmerliste für Anmeldung (Name, Anschrift, Unterbringung, Kontaktdaten)
  • Raumschilder, Wegweiser
  • Badges
  • Evaluationsbögen
  • Liste der Unterbringung (Wer schläft wo)
  • Helferliste
  • Programmheft
  • Ablaufplan
  • Anfahrtsplan (Karte)

Technik

  • Leihlaptop
  • tragbarer Beamer
  • Notfalltelefon
  • Verlängerungskabel + Verteiler

Ausstattung

  • Moderationskoffer
  • Kreise/Marker für Tafel/Whiteboard
  • Papier und Stifte, ggf. Klemmbrett
  • Strom
  • WLan


siehe auch