Organisation Seminarwochenende Akkreditierung März 2013

Aus Wiki StuRa HTW Dresden
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Zeitplan

im Vorfeld
  • Idee/Thema festlegen
  • Finanzantrag stellen (StuRa, BiWe, KSS)
  • Orgateam festlegen
  • Ort finden
  • Referentinnen und Referenten finden
  • genaues Konzept erstellen
  • Veranstaltung ausschreiben (Termin online stellen, Mail-Verteiler)
im Vorfeld vor Ort
  • Raumanträge stellen + Ausstattung (Referentinnen und Referenten + Teilnehmerinnen und Teilnehmer berücksichtigen)
  • Verpflegung organisieren
  • Unterkunft organisieren
  • Helferinnen und Helfer organisieren
  • Rahmenprogramm erstellen
  • Ansprechperson Verpflegung + Unterkunft, wenn extern
kurz vorher
  • Teilnehmerinnen- und Teilnehmerliste drucken + zum Wachdienst (via Kanzlerin) geben
  • Teilnahmebestätigung vorbereiten
  • Evaluationsbogen vorbereiten
  • Material versenden
  • Organisatorische Informationen versenden
  • Notfallnummern besorgen
  • Schilder/Aufsteller anbringen
  • Parkplatz ausschildern
am Seminarwochenende selbst
  • Anfahrt
    • Teilnehmer vom Bahnhof abholen
    • Zugang zur Hochschule nach 17 Uhr über Pförtner/Telefonnummer/Abholer
  • Anmeldung
    • Z 123
    • Anmeldeliste ausfüllen
    • Schlafplätze verteilen + Kontaktdaten
    • Plan(Stadtplan/Ablaufplan)/Karte/Badges verteilen
    • Kontaktnummern übergeben
  • Helferinnen und Helfer
    • Verpflegung
    • Betreuung
    • Organisation
  • Verpflegung
  • Technik
  • Drucker parat halten
am Ende
  • Feedback erfragen
  • Evaluationsbögen ausfüllen lassen (Teilnehmerinnen und Teilnehmer, TeamerInnen)
  • Schilder abnehmen
im Nachhinein
  • Auswerten
  • Abrechnung
  • Rechenschaftsbericht

Dokumente

  • Zugangsliste Teilnehmerinnen und Teilnehmer für Wachdienst
  • Teilnehmerinnen- und Teilnehmerliste für Anmeldung (Name, Anschrift, Unterbringung, Kontaktdaten)
  • Raumschilder, Wegweiser
  • Badges
  • Evaluationsbögen
  • Liste der Unterbringung (Wer schläft wo)
  • Helferinnen und Helferliste
  • Programmheft
  • Ablaufplan
  • Anfahrtsplan (Karte)

Technik

  • Leihlaptop
  • tragbarer Beamer
  • Notfalltelefon
  • Verlängerungskabel + Verteiler

Ausstattung

  • Moderationskoffer
  • Kreise/Marker für Tafel/Whiteboard
  • Papier und Stifte, ggf. Klemmbrett
  • Strom
  • WLAN

Siehe auch