Rock am Pavillon/VII

Dieser Artikel speist sich aus den Ergebnissen

• der Sitzung zum Planung der Veranstaltung Rock am Pavillon am 16.04.2014 (Anwesende: Konstantin, Stanislav, Jonas, Benjamin, Arthuras, Luise, Stefan)

.

Organisation allgemein

• Datum: Donnerstag, 12.06.2014
• Uhrzeit: 15 bis 22 Uhr (Musik bis dahin)
  • Sondergenehmigung durch die Stadt um es länger zu machen und wegen der Lautstärke
• Bei der Stadt müssen wir eine Ausschankgenehmigung beantragen (Jonas)
• Helfer organisieren: Deadline Anfang Mai
• kein Eintritt --> keine Gema

Organisation und Budget

Zweck	Beträge (in €)
Bands	500,-
Technik	500,-
Werbung	200,-
Getränke	500,-
Speisen	300,-
Hüpfburg	300,-
Kaution Hüpfburg	500,-
Wechselgeld	700,-

• Budget: 3500 (Antrag durch Konstantin)
• am Tag der Veranstaltung muss Bargeld als Kaution zur Verfügung stehen

• Raumantrag für den Hof (Luise)
  • Kabeltrommel
  • Status: erledigt

Gewinn- und Verlustverteilung

only StuRa

Hauptverantwortliche Person

• Konstantin

Ziele

• Studis mit Musik bespaßen

Preise

• Getränke:
  • Bier 1,00 €
  • AFG 0,50 €
  • Wasser 0,50 €
  • Longdrinks: 2,00 €
    • Pfand 0,50 €!

To - bring -Liste

• Becher
• Grill und Zubehör (Grillzange, Messer, Kohle)
• Lichtanlage
• Müllbeutel mit Aufstellern
• Kühlschrank draußen
• Verteiler
• Pappteller
• Servietten

Specials

• Hüpfburg (André Albertus --> Albertusevents)
  • 200€

Catering

• Hubauer: (Stanislav)
  • Porter kam schlecht an --> max. einen Kasten
  • Radeberger kam schlecht an --> max. 2 Kästen
  • Freiberger kam gut an
  • Radler: 2 Kästen
    • es wurden knapp über 30 Kästen verkauft
  • Termin für den nächsten Morgen zum Abholen ausmachen!!!!

• Fleischerei Haucke (Elxleben) Verpflegung:
  • Steak (ca. 80)
  • Roster (ca. 180)
  • Grillkäse (ca. 40)
  • Brötchen (Anfragen wegen Bäckerei)
  • 5 x Ketchup
  • 1 Eimer Senf

Kontakt der Organisatorinnen

• Facebookgruppe!!!!
• Whats App Gruppe

Musik

• Musikrichtung: Rock / Indie / Alternative
• Band:
  • Anfragen über Stefan und Joe: bereits 3 Bands mehr oder minder sicher
  • schriftliche Verträge
  • Abbau und Aufbau beachten (Zeit)
  • Anzahl Bands: 3 oder 4
    • My Best Antic
    • Max & The Bash
    • Any Dance
    • AA-Top
• Anfrage der Bands, welche Technik usw. benötigt wird
• Bandverträge im lila Ordner (Link zu Bandverträgen im Wiki)

Werbung

• Plakate und Flyer gestalten: Thomas für Drucken? (Jonas fragt), Benjamin, Martin beyer (m.beyer@stsura.htw-dresden.de - Konstantin)
• StuRa Logo nicht vergessen
• (5 Plakate A1, 500 Flyer, 20xA3)
• Anzahl noch offen
• Bildschirm im Foyer - Anfrage an Dezernat Technik
  • Status: noch offen
• Facebookevent über Sabine

Helferinnen und Helfer

• Aufbau
  • 6 Leute ab 14 Uhr
• Abbau
  • 8 Leute ab 22 Uhr
• Durchführung
  • je 3 an Bar/Grill

Tontechnik

• Boxi 475,-€

Kasse

• 1 Bier
• 1 Grill
• Wechselgeld 700€
• am Tag der Durchführung muss am Anfang und am Ende ein Stahlschrankberechtigter da sein!

Fazit/Verbesserungsvorschläge

• Fehler in Vorbereitung:
  • keine Fristen gesetzt oder eingehalten
  • Kommunikationskanal (Whats App) nicht von allen genutzt
  • kein durchgehenden Hefter angelegt
  • Bandverträge erst am Abend der Vorstellung unterschrieben (Vertrauensbasis)
  • viel in Vorkasse gegangen (eventuell eher Bargeld/Wechselgeld zum Arbeiten anfordern)
  • 2h Stunden für Abbau stand einer benötigt. Mehr Zeit im Raumantrag einplanen
  • Verteilerdosen/Kabeltrommel gefehlt
  • eventuell Stempelkarten für Bands um Anzahl Freigetränke einzuschränken
  • Finanzverantwortlichen festlegen
    • holt Geld
    • zählt am Abend der Veranstaltung Kassen
    • kümmert sich um Abbrechnung
• Fehler in Nachbereitung:
  • nicht von Anfang an klar wann Hubauer Kästen abholt
  • Weiterverbrauch von Restfleisch und Verwendung der Kisten nicht organisiert
  • Netto-Brötchenkisten nicht zurück gebracht
  • zu wenig Mülllaufsteller
  • Finanzverantwortlicher sollte festgelegt werden

Siehe auch

• website:stura/ref/kultur/konzerte/rap/rap-vii/