| Aktuelle Version |
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| {{Vorlage:Navigationsbox/Events/Lokal/Partys}}
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| '''Regelmäßige Updates im Wiki werden vorausgesetzt!!!'''
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| Es gibt einen Kommunikationskanal, der von jeden Verantwortlichen regelmäßig gecheckt wird. Dieser wird vor Beginn der Organisation festgelegt und von allen abgesegnet.
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| === Organisatoren und Budget === | | === Organisatoren und Budget === |
| * Budget muss genau festgehalten und vor dem ersten Meeting intern besprochen werden | | * Budget muss genau festgehalten und vor dem ersten Meeting intern besprochen werden |
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| ** Helferliste mit Kontaktdaten und Helfertreffen und Einweisung | | ** Helferliste mit Kontaktdaten und Helfertreffen und Einweisung |
| ** '''Hauptverantwortliche''' für die '''Schichten Aufbau - Partyablauf - Abbau''' | | ** '''Hauptverantwortliche''' für die '''Schichten Aufbau - Partyablauf - Abbau''' |
| **Garderobe | | ** Garderobe, Einlass, Bierbar, Cocktailbar, Springer, Fotograf, Abbau, Aufbau, Shotbar (Willkommensdrink), extra Helfer Cocktailbar (sauber halten und auffüllen) |
| **Einlass
| | ** Aufgaben verteilen: Verträge aufsetzen, DJs suchen, Security, Licht- und Tontechnik ([Boxi]) --> wir brauchen einen Helfer, der mit ihm beim Einladen ab ca 13 Uhr (Alaunstraße 81), Aufbau und dann in der Nacht beim Abbau und nach Hause schaffen hilft, Getränkebestellungen, Einkauf, VVK, Werbung (Flyer, Facebook, Plakate), Übergabe am nächsten Tag |
| **Bierbar
| | * ein Verantwortlicher für die Cocktailbar (Einweisung, Zusammenstellung der Cocktailkarte und Versenden der Rezepte, Anfertigen des Einkaufszettels, Übersicht mit allen benötigten Utensilien (Shaker, Eis, Löffeln, Schneidebretter, Schüsseln, Strohhalme, ...), Musik im Raum, Deko --> Mietmagazin) |
| **Cocktailbar
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| **Springer
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| **Fotograf
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| **Abbau
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| **Aufbau
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| **Shotbar (Willkommensdrink)
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| **extra Helfer Cocktailbar (sauber halten und auffüllen)
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| * Aufgaben verteilen: | |
| **Verträge aufsetzen
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| **DJs suchen
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| **Security
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| **Licht- und Tontechnik ([Boxi]) --> braucht immer einen Helfer beim Einladen (Alaunstraße 81)
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| **Aufbau und dann in der Nacht beim Abbau und nach Hause schaffen hilft
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| **Getränkebestellungen
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| **Einkauf
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| **VVK
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| **Werbung (Flyer, Facebook, Plakate)
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| **Übergabe am nächsten Tag
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| * ein Verantwortlicher für die Cocktailbar | |
| **Einweisung
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| **Zusammenstellung der Cocktailkarte
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| **Versenden der Rezepte an alle Cocktailbar Leute
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| **Anfertigen des Einkaufszettels
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| **Übersicht mit allen benötigten Utensilien
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| ***Shaker
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| ***Eis
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| ***Löffeln
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| ***Schneidebretter
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| ***Schüsseln
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| ***Strohhalme
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| ***...
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| **Musik im Raum
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| **Deko --> Mietmagazin
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| * es muss den gesamten Abend ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen | | * es muss den gesamten Abend ein Ansprechpartner zur Verfügung stehen |
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| * [[Faranto e. V.]]: | | * [[Faranto e. V.]]: |
| * [[StuRa | StuRa Referat Kultur]]: | | * [[StuRa | StuRa Referat Kultur]]: |
| * [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]: | | * [[Faranto e. V.:ERASMUS-Initiative TU Dresden e.V. | ERASMUS-Initiative TU Dresden e. V.]]: |
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| === Ziele ===
| | ''' Ziele ''' |
| * Coole Party für Studierende zu studentischen Preisen | | * Coole Party für studierende zu studentischen Preisen |
| ** aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter | | ** aber keine Finanziellen Verluste der Veranstalter |
| * Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende | | * Kommunikations- und Integrationsplattform für internationale und Deutsche Studierende |
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| === Grundkonzept und Name === | | === Grundkonzept und Name === |
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| * Name? | | * Name? |
| * Musik? | | * Musik? |
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| === Preise === | | === Preise === |
| * VVK (SS 14: 2,76€ bzw. 3€) | | * VVK |
| * AK (4€)
| | * Gaderobenpreis |
| * Gaderobenpreis (0,50 €) | |
| ''' Getränke ''' | | ''' Getränke ''' |
| * Verantwortlicher der Bar macht die Preise | | * Verantwortlicher der Bar macht die Preise |
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| | === Getränke === |
| | * 25 Kästen Wiküler |
| | * 25 Kästen Freiberger waren das letzte mal sehr knapp! |
| | * 3 Kästen Radler |
| | * alkoholfreies Bier bzw. Biermix?! |
| | * Pfeffi und Kirsch als Shots, Tequila Silver (Salz und Zitronen nicht vergessen), Tequila Gold (Zimt und Orangen) |
| | * Wodka |
| | * Jim Beam |
| | * Havanna Club |
| | * 36 Flaschen Energy |
| | * 8 Kisten Cola |
| | * 1 Kiste Sprite |
| | * 1 Kiste Fanta |
| | * 3 Kisten Wasser |
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| === To - bring - Liste === | | === To - bring - Liste === |
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| * Handtuch, Handfeger, Geschirrspültabs | | * Handtuch, Handfeger, Geschirrspültabs |
| * Bieröffner | | * Bieröffner |
| * Zettel mit Raumaufteilung
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| '''* Mappe mit allen wichtigen Informationen'''
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| === organisatorische Treffen === | | === Werbung === |
| * Treffen der Schicht - Verantwortlichen | | * Facebook Event von EINEM Veranstalter erstellt |
| * Helfer jeder Schicht müssen an den Einweisungstreffen dabei sein - sei es am Tag der Veranstaltung oder, wenn so angeordnet, Tage vorher | | * Flyer |
| * der Finanzer ist bei jedem Treffen der Hauptverantwortlichen dabei | | * Plakate |
| | | * Display im Foyer |
| === Kontakt zwischen den Ebenen ===
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| * alle Helfer, sowie alle Verantwortlichen schreiben sich in ein Drive Dokument (Tabelle) ein --> Mail, Telefon, Name | |
| * Hauptkommunikationsmittel sollten die Treffen und E-Mails sein --> jeder ist angehalten seine Mails täglich zu checken!!!
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| * das Wiki sollte immer up to date sein, so sollten alle Weisungsbefugten über Anmeldedaten verfügen
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| == Aufgabenverteilung mit Budgetierung ==
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| === Stellenbeschreibung === | | === Stellenbeschreibung === |
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| # Barchef: beschäftigt sich ausschließlich mit der Planung rund um die Bar: Getränke, Preise, Musik, Deko (Mietmagazin), Musik!, Anlage ([Boxi]), Barzubehör, Schichten, Getränkekarten, Einweisung der Helfer, Verschicken der Rezepturen | | # Barchef: beschäftigt sich ausschließlich mit der Planung rund um die Bar: Getränke, Preise, Musik, Deko (Mietmagazin), Musik!, Anlage ([Boxi]), Barzubehör, Schichten, Getränkekarten, Einweisung der Helfer, Verschicken der Rezepturen |
| # Hauptverantwortlicher: ist DIE GANZE ZEIT vor Ort, regelt die Abnahme und vertragliche Dinge, überblickt die Schichten und Verantwortlichkeiten | | # Hauptverantwortlicher: ist DIE GANZE ZEIT vor Ort, regelt die Abnahme und vertragliche Dinge, überblickt die Schichten und Verantwortlichkeiten |
| # Aufbauchef: regelt die Raumaufteilung und teilt die Helfer ein, überblickt "Annahmezeiten" der Bestellungen | | # Aufbauchef: regelt die "Einrichtung" und teilt die Helfer ein, überblickt "Annahmezeiten" der Bestellungen |
| # Abbauchef: regelt den Abbau und die "Abgabezeiten" der übrigen Getränke und der gemieteten Deko | | # Abbauchef: regelt den Abbau und die "Abgabezeiten" der übrigen Getränke und der gemieteten Deko |
| # DJ: hat einen Vertrag vor der SSP aufzusetzen; Vereinbarung über bestimmte Getränke, die DJ kostenfrei konsumieren darf (nur Bier); darf nicht hinter die Bar und hat den Anweisungen der Veranstalter zu folgen | | # DJ: hat einen Vertrag vor der SSP aufzusetzen; Vereinbarung über bestimmte Getränke, die DJ kostenfrei konsumieren darf (nur Bier); darf nicht hinter die Bar und hat den Anweisungen der Veranstalter zu folgen |
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| # evtl. Helfer für Sandwiches am Ende der Veranstaltung | | # evtl. Helfer für Sandwiches am Ende der Veranstaltung |
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| ''' Helfer müssen klar erkennbar sein'''
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| ==='''Specials'''===
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| * ''bei der letzten SSP gab es keine Specials...''
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| ==='''[[Tusculum]] mieten'''===
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| * mindestens 2,5 Monate vorher
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| * Budget: ca. 180,-€ + 5% des Umsatzes
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| * es ist eine Schanklizens vorhanden
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| === Dekoration ===
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| * Beim Mietmagazin bestellen
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| ** Bar und Baskenmatten bekommen wir vom StuRa
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| ** 5 Schirme (à 25€)
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| ** 8 Stehtische (à 9€)
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| ** leere Bierkisten (evtl. vom Lieferanten)
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| * Anlieferungstermin muss klar sein!
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| * Abholungszeitpunkt muss klar sein!
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| * Budget: max. 300,-€
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| * Deadline für die Bestellungen: einen Monat vorher
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| === Aufbau der Bar ===
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| * große Tafel/Schilder mit Angebot und Preisen
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| * Getränkekarten
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| * Kassen mit Wechselgeld
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| * Utensilien zum Zubereiten der Cocktails
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| * alle Schichten der Bar, soltlen beim Aufbau dabei sein, damit sie genau wissen, wo was zu finden ist und wie man die Cocktails zubereitet
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| * die Bar wird so "abgetrennt", dass keine Zivilisten hinter die Bar treten können --> Durchgang mit Tisch oder Schirm verwehren
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| * Cocktailbecher müssen durch Sponsoren oder privat beschafft werden!!!
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| === Werbung ===
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| * ein Verantwortlicher, der sich um Gestalter und Druck kümmert!
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| * Facebook Event von EINEM Veranstalter erstellt
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| * Flyer: SS 1500, WS 3000
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| * Plakate: min. 50
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| * Display im Foyer
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| * Deadline: einen Monat vorher
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| '''Drucken'''
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| * mind. 3 Kostenvoranschläge reinholen und besellen
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| * Budget: 200,-€
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| * Deadline: knapp einen Monat vorher
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| * '''auch Facebook und Exma verwenden'''
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| * '''Facebook Event''' mit Preis, Ort, Zeit, Beer Happy Hour, Willkommensgetränk für die ersten 200 Gäste
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| * Budget: max.5€
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| === Flyer ===
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| * Checkliste
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| ** wo, wann, wer, wie teuer, Specials, Preis, VVK, Internetseite, Sponsoren
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| ==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Fundraising | Fundraising]]'''===
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| * Mögliche Sponsoren: Red Bull, Feldschlösschen/Radeberger, Freiberger, Kondomhersteller (Durex, Billy Boy etc.)
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| * Budget: 0,-€
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| * evtl. werden Cocktailbecher durch Sponsoren benötigt
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| * Deadline: bevor die Werbung rausgeht
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| ==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Getränke | Getränke]]'''===
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| * 25 Kästen Wiküler
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| * 25 Kästen Freiberger waren das letzte mal sehr knapp!
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| * 3 Kästen Radler
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| * alkoholfreies Bier bzw. Biermix?!
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| * Pfeffi und Kirsch als Shots, Tequila Silver (Salz und Zitronen nicht vergessen), Tequila Gold (Zimt und Orangen)
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| * Wodka
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| * Jim Beam
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| * Havanna Club
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| * 36 Flaschen Energy
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| * 8 Kisten Cola
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| * 1 Kiste Sprite
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| * 1 Kiste Fanta
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| * 3 Kisten Wasser
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| * gleiche Cocktails und Longdrinks verwenden???
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| ** Mochito, Schwimingpool, Tequila Sunrise, Cuba Libre
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| * ursprüngliche Bestellungen bei Hubauer
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| * Budget: 1000€
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| * Deadline für die Bestellung: knapp einen Monat vorher
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| ==='''[[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Einkauf SELGROS | sonst. Einkauf]] bei [[OHG FEGRO/SELGROS Gesellschaft für Großhandel mbH & Co. | SELGROS]]'''===
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| * Fahrer, Einkaufsliste vorbereiten
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| * Bedarf (Cocktailbar, Reinigung, Helferverpflegung... etc.) ermitteln und Einkaufsliste zusammenstellen
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| * Budget: 250,-€ ???
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| * Deadline für Einkaufsliste: 10 Tage vor der Veranstaltung
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| * Deadline für Einkauf: 2h vor Veranstaltungsbeginn
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| ==== Einkaufsliste ====
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| * > 160 Shotbecher --> mehr Shotbecher, falls es Willkommensshots gibts
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| * 20 Doppelte, 250g Käse, 1 Butter, 2x Kräuterfrischkäse, 4x Schinken, 1 Gurke, 2 Eisbergsalat
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| === Security ===
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| * Verantwortlichen festlegen, der min. 3 Angebote einholen sollte(die Wache etc.) --> bis jetzt haben wir mit ''Connection'' zusammengearbeitet
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| * 3 Securitys ab 21:30 (30min. vor dem Einlass) - einer an Raucherbereich hinten und 2 an der Eingangstür
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| * Budget: max. 350,-€
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| * Deadline für Anfrage: einen Monat vorher
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| * Deadline für Zusage: 20 Tage vorher
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| ===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Licht- und Tontechnik | Licht- und Tontechnik]] '''===
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| * '''Vertrag mit Zahlungsweg muss vorher unterschrieben und bestätigt vorliegen'''
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| * Verantwortlich: Markus, Stellv. anderer neuer aus Kultur
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| * Anfragen bei Boxi und evtl. anderen
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| * Budget: max. 450€
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| * Deadline bis zur Anfrage: 08.01.14
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| * Status: Termin von Boxi angenommen
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| * Deadline bis zur Vereinbarung: 08.03.14
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| * Status: erledigt
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| ===''' [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14/Garderobe | Garderobe]] '''===
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| * Garderobenmarken vom StuRa HTW
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| * Statt Kleiderstände eine Kombi aus Stühlen und Tischen und Garderobe vor Ort
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| === Musik ===
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| * '''Vertrag mit Zahlungsweg muss vorher unterschrieben und bestätigt vorliegen'''
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| Ziel: möglichst unterschiedliche Musikrichtungen
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| * Angebote von DJs einholen
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| ** Erfahrungsgemäß gute Stimmung: DJ Dude Crush und Stock 69
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| * Budget: max. 250€
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| * Deadline: 2 Monate vorher
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| === Helfereinteilung ===
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| * Hauptverantwortlicher kümmert sich um die Werbe-Helfermail
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| ** Deadline 1 Monat vorher
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| * ... und die Zusammenstellung der Helferlisten
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| ** Deadline 3 Wochen vorher
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| * Drive Dokument mit Handynummern und E-Mailadressen
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| * Helferplan an alle Helfer und Schichtleiter schicken
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| === Kasse ===
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| * 1 Garderobe, 1 Einlass, 1 Bierbar, 1 Cocktailbar (Extras?)
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| * StuRa HTW Dresden stellt Wechselgeldkassen
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| * Wechselgeld: 1500,-€
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| * Deadline für fertig vorbereitete Kassen: 18 Uhr am Veranstaltungstag
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| === Transport(HTW/Tusculum) ===
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| * Anfrage bei Studitransporter, weil HTW Transporter viel zu klein
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| ** 14 Uhr bis zum nächsten Tag um 08 Uhr
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| * Deadline: 1,5 Monate vorher
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| * Budget: 42,-€
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| * Deadline bis zur Zusage: 08.03.14
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| === sonstiges am Veranstaltungsort ===
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| '''Verpflegung'''
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| *Es wird belegte Brötchen geben
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| == Siehe auch ==
| |
| * [[Semestereröffnungsparty]]
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| * [[Faranto/Culture Shock Party/SoSe14]]
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|
| [[Kategorie:Semestereröffnungsparty]]
| | === Kalkulation mit 325 Gästen === |
| | {| class="wikitable" |
| | |- |
| | ! Ausgaben |
| | ! in € |
| | ! Einnahmen |
| | ! in € |
| | |- |
| | | Tusculum miete |
| | | 400 |
| | | Einlass |
| | | 325*3=975 |
| | |- |
| | | Deko |
| | | 300 |
| | | Garderobe |
| | | 300 |
| | |- |
| | | Werbung |
| | | 200 |
| | | Getränke |
| | | 325*6= 1950 |
| | |- |
| | | Getränke |
| | | 900 |
| | | |
| | | |
| | |- |
| | | sonst. Einkauf |
| | | 275 |
| | | |
| | | |
| | |- |
| | | Security |
| | | 350 |
| | | |
| | | |
| | |- |
| | | Licht- und Tontechnik |
| | | 450 |
| | | |
| | | |
| | |- |
| | | Garderobe |
| | | 100 |
| | | |
| | | |
| | |- |
| | | Musik |
| | | 250 |
| | | |
| | | |
| | |- |
| | | '''Summe''' |
| | | '''3225''' |
| | | '''Summe''' |
| | | '''3225 ''' |
| | |- |
| | |} |