Bearbeiten von „StuRa:Einführungswoche für Erstsemester/Organisation“

Dieser Artikel soll ein Anleitung für die [[Einführungswoche für Erstsemester/Organisation | Organisation für die]] [[Einführungswoche für Erstsemester]] des [[StuRa]] sein. Er soll zu jeder Veranstaltung als Leitfaden dienen und entsprechend der gemachten Erfahrungen ergänzt und verbessert werden.

Die Organisation einer konkrete Veranstaltung soll hier nicht erfolgen. Dazu sind eigene Artikel zu erstellen. Dennoch kann zur Argumentation auf die Erfahrungen einzelne Veranstaltungen verwiesen werden.

=== zeitlicher Ablauf ===

==== Zeitfenster für die [[ESE]] ====
Grundsätzlich ist die Woche der Einführungsveranstaltungen festgelegt. Diese stellt die [[Studienjahresablaufplan#Projektwoche_Exkursionen | Projektwoche des Studienjahresablaufplanes]] für Erstsemester dar.

==== Übersicht zum zeitlichen Ablauf  ====
{| class="wikitable"
|-
! Termin
! Tätigkeit
|-
| spätestens innerhalb des ersten Monats der nicht vorlesungsfreien Zeit im [[SoSe]]
| erstes Treffen der Interessierten zur [[Einführungswoche für Erstsemester/Organisation | Planung und Organisation]] der [[ESE]]
|-
| spätestens vor der drittletzten Sitzung des StuRa in der nicht vorlesungsfreien Zeit im [[SoSe]]
| Vorstellung des Konzeptes für die kommende [[ESE]]
Beantragung zur Bereitstellung entsprechender (finanzieller) Mittel
|-
| spätestens vor der letzten Sitzung des StuRa in der nicht vorlesungsfreien Zeit im [[SoSe]]
| abschließende Klärung der Gegenstände und Bestätigung der Referierenden der [[#Veranstaltungen]]
|-
| spätestens bis Ablauf der nicht vorlesungsfreien Zeit im [[SoSe]] (damit bis spätestens bis zum Endes des Prüfungszeitraumes im [[SoSe]] die Genehmigungen abschließend sichergestellt sind)
| Beantragung der Räume für die [[#Veranstaltungen]]
|-
| spätestens bis Ende der zweiten Woche nach Ablauf des Prüfungszeitraumes im [[SoSe]] (damit bis spätestens bis Ende der dritten Woche nach Ablauf des Prüfungszeitraumes gedruckt sein können)
| redaktionell und gestalterisch Fertigstellung der [[#Einladung]] und Erteilung des [[Druckerei | Druck]]auftrages (Menge gemäß der Anzahl der neu immatrikulierten Studentinnen und Studenten)
|-
| spätestens bis Ende der dritten Woche nach Ablauf des Prüfungszeitraumes im [[SoSe]] (damit die [[#Einladung]]en den Schreiben zur Immatrikulation beigefügt werden können)
| Transport der gedruckten [[#Einladung | Einladung]]en zum [[StudSek]]
|}

=== Zusammenwirken ===

==== [[StuRa]] ====
Die Organisation und die Durchführung der [[Einführungswoche für Erstsemester]] bedarf vielen Kräften, denn der Aufwand ist enorm.

* [[Referat Öffentlichkeitsarbeit]]
** insbesondere [[Bereich Veranstaltungen]]
* [[Referat Kultur]]
* [[Referat Qualitätsmanagement]]
** insbesondere [[Bereich Erstsemester]]
* [[Bereich Datenkultur]]
** [[Linux-Zeitschriften]] (inkl. Freie-Software-DVD)

==== [[HTW Dresden]] ====

Die Planung des Ablaufes ist maßgeblich mit dem [[Dezernat Studienangelegenheiten]] zu erarbeiten und abzustimmen.

==== [[FSR]] ====
* evtl. Erstellung einer [[Ersti-Stick | Usb-Stick mit Software für das Studium]] an der jeweiligen Fakultät
** Fakultät Elekrotechnik
*** [http://www.htw-dresden.de/fe/professor/fischer/fischer2.htm Prof. Fischers DVD]
*** MatLab + Simulink
*** [http://www.gnu.org/software/octave Octave]
*** [http://www.gpleda.org/ gEDA], [http://kicad.sourceforge.net/ KiCAD], [http://www.cadsoft.de/ Eagle]
** Fakultät Informatik/Mathematik
*** [[GNU/Linux]] und oder PC-BSD mit reichhaltiger Softwareausstattung
*** [[LaTeX]]- Umgebung für Text- und Formelsatz
*** Programmierumgebung etwa Eclipse und GCC
*** Multimedia-Tools etwa Inkscape, Scribus, Gimp für Bilder, weitere für Videoschnitt etc.
** Fakultät Bau/Architektur
** Fakultät Landbau/Landespflege
** Fakultät Gestaltung
** Fakultät Maschinenbau/Verfahrenstechnik
** Fakultät Wirtschaftswissenschaften

===== Anschreiben der einzelnen [[FSR]] =====
Auch die [[FSR]]s können, etwa wie die [[#Einladung]] (zur [[ESE]]), ein Schrieben mit den Unterlagen zur [[Immatrikulation]] versenden. Auch wenn das nicht direkter Teil der Veranstaltung [[Einführungswoche für Erstsemester]] ist, so sollte im Rahmen der [[Einführungswoche für Erstsemester/Organisation | Organisation]] den [[FSR]]s diese "Option" der frühzeitigen Information und eigenen Vorstellung aufgezeigt werden.

=== Teilnehmende ===
Wichtig für die [[Einführungswoche für Erstsemester/Organisation | Planung der ESE]] ist natürlich die Anzahl der mutmaßlichen Teilnehmerinnen und Teilnehmer. Nahezu ausschließlich werden neu immatrikulierte Studierende daran teilnehmen. Zur Berechnungsgrundlage dient daher die Zahlen der Neuimmatrikulationen, die das [[StudSek]] haben muss. Zur Aufteilung der der Teilnehmenden auf Veranstaltungsräume wurde bisher eine Unterglieder nach Fakultäten vorgenommen. Eigentlich geht es hierbei aber eher um die Untergliederung in Studiengänge, denn mutmaßlich werden weniger Studierende der Fern- und Masterstudiengänge teilnehmen. Daher sollte das [[StudSek]] die Zahlen nach Studiengängen untergliedert bereitstellen.

Die folgende Berechnung ergibt sich aus Erfahrungswerten:
: Anzahl der neu immatrikulierten Studierenden * 0,7 = [[#Teilnehmende | Teilnehmende zur ESE]]

Eine Überprüfung kann gerne eine Befragung der Teilnehmenden durchgeführt werden, um somit künftige eine besser [[Einführungswoche für Erstsemester/Organisation | Plan]]barkeit zu erreichen.

==== Exkurs Teilnehmende ====
Auch die "alten" Studentinnen und Studenten könnten über die [[ESE]] informiert werden. Abgesehen davon, dass somit ein Austausch mit den neuen Studierenden angeregt wird, so gibt es vielleicht auch interessante [[#Veranstaltungen]] für die bisherigen Studierenden. Das gilt insbesondere sollte es eine neue Veranstaltung geben. Etwa zur [[Einführungswoche für Erstsemester/2010 | ESE 2010]] kam der Vortrag zum Prüfungsrecht neu dazu, der wahrscheinlich auch für eine Vielzahl der bisherigen Studierenden zweckmäßig wäre.

=== Veranstaltungen ===
* [http://journeyvienna.at/details.html journey to the end of the night]?

=== Organisation ===

==== Aufgliederung in Aufgabenbereiche ====
Die folgende Aufzählung ist eine Benennung von Gruppen, auf die der Organisationsaufwand aufgegliedert werden kann.

===== Leitung =====
inklusive Informationsverbreitung

* Programm der Informationsveranstaltungen
** Informationsveranstaltungen der Vorjahre prüfen
** Überarbeitung (Aktualisierung) der Inhalte einzelner Informationsveranstaltungen
** (vielleicht notwendige) Überarbeitung des gesamten Ablaufplanes
** Erstellung der (oder Anpassung der erstellten) Darstellungen der Informationsveranstaltungen (mit Übersicht) auf der Website

* [[Raumanträge]] prüfen und (womöglich) stellen
** einzelne Räume für Informationsveranstaltungen

===== Technik =====
* [[Tonanlage]] für Absprachen
** Lautsprecher
** Mikrophone 
* Musik anbieten
** "Klangtapete" als Beschallung des Wirtschaftshofes erscheint mit Rechentechnik + Internetradio (z.B. soma.fm) passend zum Essen und Kennenlernen.
*** Technik testen
* Megaphon für "Ansagen" und Megaphone für [[Hochschul-Rallye]]

===== Logistik =====

===== Verpflegung =====
* Inventur
** Einweggeschirr
*** Becher
*** Teller (mit Terrinen)
*** Besteck
** Folien
*** Frischhaltefolie
*** Alufolie
** Servietten
** Strohhalme
** (vielleicht sogar) Lebensmittel
** Bediengeschirr

===== [[Getränke]] =====

====== [[Kaffee]] ======
 Hier soll sich eine Anleitung zur Ermittlung der benötigten Menge wiederfinden.
 Sie soll auf benannten Erfahrungswerten der Vorjahre basieren.

Wie für [[Kaffee]] üblich, sollte es möglichst ökologischen Kaffee als [[Fair Trade]] geben. Ansonsten kann es von verschiedenen Stellen, etwa dem [[Bereich Ökologie]], Kritik geben. Im Übrigen ist der Preisaufschlag in vielerlei hinnehmbar (ökosoziale, ausbeutungsarm Dimension). Letztlich gibt es dazu auch eine [[Beschluss]]lage vom [[StuRa]]. Also nicht einfach den schäbig billigen Kaffee von JA! (oder derartiges) im großen Stil kaufen.

====== [[Mate]] ======

====== [[Bier]] ======
Bei der [[ESE]] wird auch nennenswert [[Bier]] umgeschlagen.

 Hier soll sich eine Anleitung zur Ermittlung der benötigten Menge wiederfinden.
 Sie soll auf benannten Erfahrungswerten der Vorjahre basieren.

===== Veranstaltungen =====

====== Informationsveranstaltungen ======

* Die Vorträge (siehe Plone; etwa hier [http://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/qm/erstis/ese/2014/vortraege/vortraege-ese-2014 jene von 2014])
* [[Erstie-Quiz]]
* Bereitstellung von (kostenfreien) [[Linux-Zeitschriften | Computerzeitschriften]] inkl. Freie-Softwarepaket für die [[Ersti]]s
* ...
* (weitere Infostände und Workshops in den Folgewochen)


====== [[Hochschul-Rallye]] ======

====== Abendprogramm ======

======[[ESE-Clubtour]]======

====== weitere Ideen ======

* [[Install-Party]]

==== Website ====

===== Domain =====
Grundsätzlich sollte eine Verweis auf die [https://de.wikipedia.org/wiki/Landing_Page Landingpage] ''[http://www.stura.htw-dresden.de/ese/ www.stura.htw-dresden.de/ese]'' erfolgen.

Im [[Plone]] kann dann (mit entsprechenden Rechten) die [http://www.stura.htw-dresden.de/ese/view Weiterleitung] bearbeitet werden.

===== Website Inhalte =====
Wohl hoffentlich eine Sache: Den Ordner der Veranstaltung des vorherigen Jahres anschauen und imitieren. Verbesserungen sind erwünscht,

===== spezielle Website =====
; [http://pentabarf.org/ pentabarf]
Eines der wohl besten "Tools" für "Konferenzen", wie aber auch unsere [[Einführungswoche für Erstsemester]], ist wohl [http://pentabarf.org/ pentabarf]. Die Software dient vom Spektrum (aus dem) [[C3D2]] bis [http://www.bsdcan.org/2012/schedule/events.en.html BSDCan 2012].<br />
[http://frab.github.io/frab/ frab] hat den Anspruch pentabarf ersetzen zu können. Für die Veranstaltung [[Datenspuren]] [https://datenspuren.de/2013/ 2013] wurde ab dem [https://frab.cccv.de/en/DS2013/cfp/ Call for Papers] frab für die Organisation verwendet.

==== Aufgabenumsetzungssystem ====

===== erstmalige Verwendung von eines Systems zur Aufgabenverwaltung =====
Im Zusammenhang mit der Organisation der [[ESE 2015]] wurde erstmalig eine Plattform zur Verwaltung von Aufgaben verwendet. Es wurde testweise [[Redmine]] eingesetzt.

Indirekt diente das als Testballon für die Einführung beim gesamten [[StuRa]], ferner alle [[studentische Vertretung|studentischen Vertretungen]].

===== neue Version vom Projekt =====

Anstatt zu einer jeden [[ESE]] ein neues Projekt anlegen (und einrichten) zu müssen kann (sollte) einfach das bestehende [[projekt:ese]] verwendet werden. Bei den Einstellungen von Projekt kann bei [[projekt:ese/settings/versions]] einfach eine neue Version erstellt werden. Diese ist dann dann beim jeder Aufgabe (Ticket bzw. Issue) anwählbar und ist folglich in der [[projekt:ese/roadmap]] abgegrenzt.

== Gedankenstützen ==
* Bitte mal die genauen Zahlen, untergliedert nach Studiengängen, der neu immatrikulierten Studentinnen und Studenten durch [[StudSek]] mitteilen lassen!
* Transporter für Montag und Mittwoch mieten --> das muss unbedingt noch gemacht werden!!!
* Verpflegung (für Essen und Trinken)
** Grill: haben den Grill vom FSR ET und Bau, '''Mensa: Abholung Dienstag (5.10.2010) 9 Uhr an der Rampe!!''' [[Benutzer:AnkeStockhaus|AnkeStockhaus]]
** Tee + Kaffee
** Kühlschrank?? [[Benutzer:AnkeStockhaus|AnkeStockhaus]]
** "Geschirr" (Teller, Becher, Besteck, Servietten)
* Dresdentour 
** per Fuß+Guide ([[Fannü]] --> 2 Guides à 60€ (je 2 Std für je 30 Leute) --> zu teuer? --> fällt weg, ersetzt durch eigene Ideen
** Ideen suchen wir noch...Quiz, was muss alles gesehen werden in DD?
* Teilnahme an [[Einführungswoche für Erstsemester/Hochschulrallye | HS-Rallye]] --> FSRs sind angeschrieben und werden telefoniert, ebenso Dezernate und DekanInnen [[Benutzer:AnkeStockhaus|AnkeStockhaus]]
* pub-crawl-Route festgelegt (Novitatis, GAG18, KNM Bierstube, Wu5 und zum Abschluss Aquarium) - Meinungen dazu?
*: Ich empfehle eine Rücksprache mit dem [[VDSC]]. -- [[Benutzer:PaulRiegel|PaulRiegel]] 19:07, 28. Sep 2010 (CEST) --> erledigt [[Benutzer:AnkeStockhaus|AnkeStockhaus]]
* Verpflegung planen
*: '''Man möge sich bitte entscheiden, ob wir alles auf Kommission bestellen und anliefern lassen oder selbst mit Transporter am Mo. 4.10.10 einkaufen fahren..?''' ([[Fannü]] ist dabei) --> auf Kommission geeinigt, glaub ich --> Getränkelieferanten? hat jemand Kontakte? werde versuchen Angebote einzuholen [[Benutzer:AnkeStockhaus|AnkeStockhaus]] und ich werde helfen [[Fannü]]
** [[Glühweinkocher]] (etwa 10) statt [[Gulaschkanone]] --> brauchen wir noch!
* Saftbar
** Säftemixturen?
** im Mixer oder Glühweinkocher? Ideen, Meinungen?
* Helferinnen und Helfer finden, Zuständigkeiten vergeben
** Verantwortlichkeiten (bitte vervollständigen, würde eine Liste im StuRa aushängen am Sonntag zum Eintragen und festlegen): 
*** Musik/Technik
*** Brunch: Koordination (Überblick wieviel ist noch da, rechtzeitig nachkaufen,Leute, etc.) --> Anna und Marlen (WiWi)
*** Grillen: Koordination (Grillkohle, Grills, Leute, etc.) --> Daniel (Bau)
*** Pub crawl: Aufteilung der Erstis, Koordination der Guides --> Jens (WiWi)
*** Mittag: Koordination (Glühweinkocher rechtzeitig einschalten, nachschenken, Leute, etc.) --> Jens (WiWi)
*** Stadtrallye: Koordination (Aufteilung in Gruppen, etc.) --> vllt durch eine Art Stuhltanz
*** Saftbar: Koordination (Leute, Menge, Kapa, etc.)
*** Fotobeauftragter: Bilder machen
* Ausdrucke des Programms aufhängen am Die und Mi
* Begriffserläuterung und deutlich machen der Wichtigkeit von '''[[Evaluation]]en'''

== Siehe auch ==
* [[Einführungswoche für Erstsemester/Hochschulrallye]]
* [[Einführungswoche für Erstsemester/Nachtwanderung]]

[[Kategorie:Einführungswoche für Erstsemester]]
[[Kategorie:Einarbeitung]]