StuRa:Elektronisches Dokumentenmanagement: Unterschied zwischen den Versionen

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Mit einem System zur papierarmen Verwaltung ist es möglich, eingehende sowie ausgehende Dokumente digital abzulegen und weiterzuverarbeiten.
Mit einem System zur papierarmen Verwaltung ist es möglich, eingehende Dokumente digital abzulegen und weiterzuverarbeiten.


==Gründe für Einführung==
==Gründe für Einführung==
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*zusätzlicher Wartungsaufwand
*zusätzlicher Wartungsaufwand


== mögliche Anwendungsbereiche ==
== Teilbereiche ==
* Eingangspost/Hauspost
* technische Umsetzung
* Faxe
** Datenerfassung und Umwandlung
* Protokolle
** Datensicherung
* E-Mail Archivierung (StuRa Mails, Rundmails an Studierende)
** Zugriff
* Unterlagen Semesterticket (siehe [[SAMS]])
* Dokumentenmanagement
* revisionssiche Postbuch, Fundbuch Funktionalität
**Postbuch, revisionssicher
* Unterlagen Finanzbuchhaltung
**elektronische Archivierung
* eigene Ordnungen
* Mitgliederverwaltung
* Ergebnisse Öffentlichkeitsarbeit (Flyer, Einladungen)
** [[Mitgliederdatenbank]]
* Fotoverwaltung, wenn Dateitypen direkt akzeptiert werden


== Ablauf der Systemeinführung ==
== Ablaufentwurf ==
# Zieldokumente zusammentragen (erledigt)
 
# Marktrecherche über bestehende Systeme von Hardware und Software (erledigt)
# Zieldokumente zusammentragen
#:Posteingang Dokumente HTW, Antragseingang zum Semesterticket, E-Mails zum Semesterticket, Anrufe zum Semesterticket, Faxe zum Semesterticket (Ein- und Ausgang), ...
# Marktrecherche über bestehende Systeme (Hardware/Software)
# Prüfung der vorhandenen Technik
# Prüfung der vorhandenen Technik
# Rechtsgutachten oder Präzedenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
# Rechtsgutachten oder Präzedenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
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# Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
# Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
# Technische Bedingungen schaffen
# Technische Bedingungen schaffen
## zwei Einlesegeräte (angeschlossen an getrennter Hardwarearchitektur)
## zwei Einlesegeräte
## raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
## Raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
# Intensivprobezeitraum für zwei Wochen
# Intensivprobezeitraum für Zwei Wochen
# Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung zu Arbeitsprozessen für alle Agenten des StuRa
# Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung für alle Agenten des StuRa
# Entwurf eines Ausweichplans bei Havarie
# Entwurf eines Ausweichplans bei Havarie
# Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge
# Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge


== möglicher Ablauf nach Einführung ==
== Notizen ==
In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden.
In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden.
== Anforderungen an unser ERP-System ==
Anforderungen sind teilweise auch Ideen, was ein System leisten müsste.
* Dokumentenmanagement
* (zentraler) Kalender
* Mitgliederverwaltung
* Authentifizierung über HTW Login (bei RZ anzusprechen (siehe Anwendung QIS Portal))
* dezentraler Sicherungsspeicher (bei RZ angesprochen)
* Zugriff außerhalb des StuRa Rechners
* Ablauf, was mit Dokumenten passiert, die nicht ins System eingehen können (Poster, Infobroschüren, ...)
* StuRa Postbuch mit im System integrieren
* Texterkennung mit automatischer Schlagwortvergabe im PDF
* Fotoverwaltung


== Vorraussetzungen ==
== Vorraussetzungen ==
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**Gerät Saxocom,  
**Gerät Saxocom,  
**Ausweichgerät: z.B. [http://www.testfreaks.de/scanner/epson-gt-1500/ Epson GT-1500] 360,- Euro
**Ausweichgerät: z.B. [http://www.testfreaks.de/scanner/epson-gt-1500/ Epson GT-1500] 360,- Euro
* Rechtemanagement für Dokumentinhalte
* Computer
* Server, der Alfresco und die Wikis beherbergt (zu beschaffen)
* Netzwerkanbindung
* Netzwerkanbindung
* Sicherungsystem (möglicherweise beim Rechenzentrum)
* Sicherungsystem (möglicherweise beim Rechenzentrum)
* Programm
* Programm
* digitales Fax Fritz!Box 7170 (erledigt)
* digitales Fax
:* mittels [http://www.avm.de/de/Produkte/FRITZBox/FRITZ_Box_Fon_WLAN/index.php Fritz!Box 7170] und Fritz!Fax


== Lösungen ==
== Lösungen ==
;Alfresco (OpenSource)
=== Alfresco (OpenSource) ===
* Wie wird der E-Mailverkehr archiviert?
* Wie wird der E-Mailverkehr archiviert?
:* http://www.computerwoche.de/nachrichtenarchiv/525543/index.html
:* http://www.computerwoche.de/nachrichtenarchiv/525543/index.html
* Wie werden die Dokument zertifiziert?
* Wie werden die Dokument zertifiziert?
* Gibt es ein zentrales Adressbuch für extern?
* Kompatibilität zu externen Programmen wie Thunderbird, Sunbird etc.
* Gibt es außer der Metatexte noch Möglichkeiten Telefonate an ein Dokument zu koppeln?
* Wie kann man mehrere Dokumente außer per Tag oder Umgebung gruppieren?
=== Archivista (GPL) ===
* http://www.archivista.ch/de/
=== agorum ===
* http://www.agorum.com
=== group office ===
* http://www.group-office.com/


== suboptimaler Workflow ==
=== OpenGOoo ===
* E-Mail -> als PDF drucken und einlesen.
* http://fengoffice.com/web/index.php
* Telefonat -> im Word notieren, als PDF drucken und einlesen.


== Siehe auch (Wikipedia) ==
=== SER (Doxis4) ===
* [http://de.wikipedia.org/wiki/Elektronische_Archivierung Elektronische_Archivierung]
* [https://www.ser.de/produkte-loesungen/dokumentenmanagement.html https://www.ser.de]
* [http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit Revisionssicherheit]
* [http://de.wikipedia.org/wiki/Compliance_%28BWL%29 Compliance]
* [http://de.wikipedia.org/wiki/E-Mail-Archivierung E-Mail-Archivierung]


== Weblinks ==
== Links ==
* http://en.wikipedia.org/wiki/List_of_collaborative_software
* http://www.dmoz.org/World/Deutsch/Computer/Software/Dokumentenmanagement/
* http://www.dmoz.org/World/Deutsch/Computer/Software/Dokumentenmanagement/
* [http://www.instructables.com/id/New-Improved-Portable-Paperless-Digital-Copy-M/ New & Improved Portable, Paperless, Digital Copy Machine]
* [http://www.instructables.com/id/New-Improved-Portable-Paperless-Digital-Copy-M/ New & Improved Portable, Paperless, Digital Copy Machine]

Aktuelle Version vom 23. Februar 2020, 18:01 Uhr

Mit einem System zur papierarmen Verwaltung ist es möglich, eingehende Dokumente digital abzulegen und weiterzuverarbeiten.

Gründe für Einführung

Die Anwendung eines Dokumentensystems soll sicherstellen, dass in Papierform vorliegende Inhalte mit möglichst wenig Zeitverzug den Empfänger erreicher, bzw. bei unklarem Empfänger die Zuordnung von diesem durch gleichzeitige Versendung von Inhalten an mehrere Personen sichergestellt ist. Desweiteren soll der Zugriff und die Ablagestrukturierung unserer Dokumente verbessert werden. Die Arbeit des StuRa kann dadurch effizienter werden.

Vor- und Nachteile

Vorteile

  • Zeitersparnis
  • Senkung der Kosten durch Kopieren von Dokumenten
  • Einsicht in die Unterlagen ortsunabhängig zeitnah möglich
  • gleichzeitige Einsicht von mehreren Personen möglich/Zuständigkeitsabfragen gleichzeitig möglich
  • platzsparende Archivierung

Nachteile

  • erhöhte Serverbelastung
  • erhöhte Anforderung an Datensicherheit
  • erhöhte Einarbeitungszeit und eingeschränkter Bearbeiterkreis (PC Arbeitsplatz notwendig)
  • hohe Investitionskosten
  • zusätzlicher Wartungsaufwand

Teilbereiche

  • technische Umsetzung
    • Datenerfassung und Umwandlung
    • Datensicherung
    • Zugriff
  • Dokumentenmanagement
    • Postbuch, revisionssicher
    • elektronische Archivierung
  • Mitgliederverwaltung

Ablaufentwurf

  1. Zieldokumente zusammentragen
    Posteingang Dokumente HTW, Antragseingang zum Semesterticket, E-Mails zum Semesterticket, Anrufe zum Semesterticket, Faxe zum Semesterticket (Ein- und Ausgang), ...
  2. Marktrecherche über bestehende Systeme (Hardware/Software)
  3. Prüfung der vorhandenen Technik
  4. Rechtsgutachten oder Präzedenzfall über die Rechtssicherheit unter Zieldokumente aufgeführter Dokumente in einem digitalen System (schwarzweiß beachten)
  5. Signaturserver für Dokumente aufsetzen oder Signaturanbieter auf Nutzbarkeit prüfen
  6. Beratungsgespräch mit den Hauptnutzern (Referatsleiter, Mitarbeiter, Mitarbeiter in zusammenhängenden Verwaltungen, ...)
  7. Technische Bedingungen schaffen
    1. zwei Einlesegeräte
    2. Raumexterner Sicherungsmechanismus redundantes Archiv (getrennte Hardwarearchitektur)
  8. Intensivprobezeitraum für Zwei Wochen
  9. Verfassen und Bereitstellen einer Anleitung für alle Agenten des StuRa
  10. Entwurf eines Ausweichplans bei Havarie
  11. Qualitätsüberprüfung und Evaluation aller durchgeführten Vorgänge

Notizen

In der ersten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) sollte alles wie gewohnt laufen und parallel die Digitalisierung (folgend Kategoriesierung) durchgeführt werden. Bei erfolgreicher ersten Phase und überwiegenden Vorteilen gegenüber der herkömmlichen Variante sollte in der zweiten Phase (Empfehlung Dauer für ein Semester) die Dokumentablage der herkömmlichen Natur eingestellt werden, alle Dokumente sollten jetzt in ein zeitliches Archiv unabhängig vom Inhalt abgeheftet werden (Redundanz). Im Dritten Semester nach Einführung, dem erfolgreichen Simulieren einer Neuaufsetzung und Rücksicherung der Daten des Sicherungsmechanismus und keiner den Arbeitsablauf beeinträchtigenden Vorfälle kann die Archivierung der Zieldokumente in Papierform durch Kauf eines genormten Aktenvernichters mit hohem Sicherheitsstandard nach DIN durchgeführt werden.

Anforderungen an unser ERP-System

Anforderungen sind teilweise auch Ideen, was ein System leisten müsste.

  • Dokumentenmanagement
  • (zentraler) Kalender
  • Mitgliederverwaltung
  • Authentifizierung über HTW Login (bei RZ anzusprechen (siehe Anwendung QIS Portal))
  • dezentraler Sicherungsspeicher (bei RZ angesprochen)
  • Zugriff außerhalb des StuRa Rechners
  • Ablauf, was mit Dokumenten passiert, die nicht ins System eingehen können (Poster, Infobroschüren, ...)
  • StuRa Postbuch mit im System integrieren
  • Texterkennung mit automatischer Schlagwortvergabe im PDF
  • Fotoverwaltung

Vorraussetzungen

  • Dokumenten-Scanner
  • Computer
  • Netzwerkanbindung
  • Sicherungsystem (möglicherweise beim Rechenzentrum)
  • Programm
  • digitales Fax

Lösungen

Alfresco (OpenSource)

  • Wie wird der E-Mailverkehr archiviert?
  • Wie werden die Dokument zertifiziert?
  • Gibt es ein zentrales Adressbuch für extern?
  • Kompatibilität zu externen Programmen wie Thunderbird, Sunbird etc.
  • Gibt es außer der Metatexte noch Möglichkeiten Telefonate an ein Dokument zu koppeln?
  • Wie kann man mehrere Dokumente außer per Tag oder Umgebung gruppieren?

Archivista (GPL)

agorum

group office

OpenGOoo

SER (Doxis4)

Links

Interessierte

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