Bearbeiten von „StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem“

Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], ist eine [[Idee]] zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]] dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].

== Vor- und Nachteile ==
* vereinfachte Antragsbearbeitung
** große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden
* erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
** elektronische Antragstellung per Webform
** Statusabfrage des Antrags für Studis
** schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
** für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
* [[Angestellte]] (oder anderes geeignetes [[Mitglied des StuRa]]) muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein
* erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
* siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]
* Minimierung der Fehlerquellen bei Eingabe von Bankdaten

== (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen ==
Orientierung an:
* [http://www.moderneverwaltung.sachsen.de/download/Handreichung_rechtssichere_Aufbewahrung_V1_2009.11.16.pdf Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten] des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen
* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/doku-564,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente] des [http://www.bmwi.de BMWi]
* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/dokumentation-571-einscannen,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten] des [http://www.bmwi.de BMWi]

RFDS (TUD):
* Verfahrensverzeichnis nach § 10 SächsDSG

==Technische Anforderungen==
*nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig
*Verifizierung des Studi per Hochschuldaten (s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal)
*Webbasiert - HISQIS

== Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung ==

* der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
:* alternativ kann auch ein reale Unterschrift auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt nach eingabe der Daten erfolgen. Dieses muss dann zusätzlich per Post an den StuRa gesendet werden.
* Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
* Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
** Anschrift
** ggf. Bankverbindung
** Grund der Befreiung/Rückerstattung
** derzeitiger Antrag: [[website.plone-3:referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf]]
* Studentin oder Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder 
** separat per Post zuschicken ([[Angestellte]] scannen dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
* Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
** kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und 
** nehmen falls nötig nach Rücksprache mit der Studentin oder dem Studenten Änderungen am Antrag vor 
** und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
* [[StudSek]]:
** ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
*** StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
*** den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
* [[StuRa]]:
** die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
** nach durchgeführten Überweisungen für Nachkäufe markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"

== Funktionsanforderungen ==

=== must have ===
* [[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden

* Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen

* umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss

* verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten
* zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden (Revisonssicherheit)

* leichte administrative Verwaltung (ohne Programmierkenntnisse):
** Benutzerinnen- und Benutzerverwaltung
** Grunddatenverwaltung 
*** Höhe des Ticketbeitrags
*** Teilerstattungsbeträge
*** Fristen
*** Ticketbestandteile (VVO, SPNV)

* automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)

* Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
** Name
** Antrags-/Matrikelnummer
** Semester
** Antragsstatus
** Höhe der offenen Zahlungen

* Listenfunktionen:
** vollständige Anträge
** unvollständige Anträge
** genehmigt durch StuRa
** bearbeitet durch StudSek
** entwertet durch Studi
** Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen

* Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten

* Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
** Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.

* BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
* leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

=== nice to have ===
*Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek
*Anlegen und Speicherung eines Antrags
**späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
*automatische Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
*Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein 
**-> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars 
**anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden
* eigenständige Entwertung des Ausweises am Kartendrucker durch den Studi selbst

==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben==
*Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
**Antragsprüfung und -genehmigung
**Erfassung/ Ablage von Notizen z.B. Kommunikationen zum Antrag mit dem Studi
**Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen, Ändern von Erstattungsgründen etc.)
**Erteilung von Auskünften an Studis
**auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
**statistische Auswertungen

*adminsitrative/ globale Änderungen im System
**Änderung Semesterticketpreis
**Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
***automatische Sperrung der Antragstellung ab einem vordef. Datum

*Mitarbeiter im StudSek
**Ablehnung von Anträgen auf Rückerstattung bei nicht eingezahltem Semesterbeitrag
**Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
***sehen nur vom StuRa freigegebene Anträge
**Eingabe das und wann entwertet wurde

*Studis
**Antragstellung
**Statusprüfung

==Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag==
*Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
*Übernahme bzw. Abgleich der Daten vom StudSek bzw. von der Hochschule (gemeldete Adresse bei Hochschule muss stimmen)
*Persönliche Daten:
**Name
**Matrikelnr.
**Anschrift
**E-Mailadresse (sNummer)
**Telefonnummer
**Bankverbindung (bei Rückerstattung)
*Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
*Kommunikationshistorie als Notiz
**Telefonate
**E-Mails
**persönliche Kontakte
**schriftliche Post (als gescanntes Dokument)
*Antragsstatus
*Erstattungsbetrag

==offene Fragen==
* Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
* Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
* Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

==Havarieplan für den Notfall==
* Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)

==Umsetzung==
* Einführungsgespräch mit StudSek und Herrn Bochmann (02.11.2010)
* Rücksprache [[Beauftragung Datenschutz HTW Dresden]]
* Gespräch mit Herrn Prof. Wiedemann als möglichen Betreuer einer mit dem Thema befassende Abschlussarbeit
** Herr Prof. Wiedemann ist der einzige Prof. der sich mit dem System des StudSek auskennt (Aussage StudSek)
* Rücksprache Rechenzentrum

* Machbarkeitsprüfungen zu den Themen:
# Datenschutz
# Authentifizierung des Studierenden (z.B. mittels Radiusserver und damit Login des HTW Rechenzentrums)
# SAMS-Software
# Schnittstelle zum System des StudSek

=== via PDF Formular ===
* [http://www.scribus.net Scribus]

=== via FLOSS ===
* offenes [http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management CRM] nehmen und evtl. frontend draufhacken
* [http://civicrm.org/ CiviCRM]
* [http://www.covide.net/ Covide] - [http://www.sourceforge.net/projects/covide sourceforge]
* [http://www.epesibim.com/ epesiBIM]

== ähnliche Dienste anderer ==

==== Semesterticket-Rückerstattung des AStA der TU Darmstadt ====

* https://semesterticket.asta.tu-darmstadt.de/

2016-01-11 wurde über den [[Mail-Verteiler]] [http://lists.fzs.de/mailman/listinfo/it-referate it-referate] des [[fzs]] über die Anwendung informiert. Vielen Dank an die Aktiven, die informierten. Es wurde auch auf die [http://resst.o7o.de/resst/ privat betriebene Instanz zur Demonstration für die ''Semesterticket Rückerstattung''] verwiesen. Auch wurde angeboten das Programm für andere als Anwendung bereitzustellen und um gemeinsame Weiterentwicklung und Verbesserung gebeten. Cool!

== Siehe auch ==
*http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management
*http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration
*http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

== Interessierte ==
* [[Benutzer:Denny|Denny]]
* [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]]
* [[Benutzer:MartinKamke|MartinKamke]]

[[Kategorie:Projekt]]
[[Kategorie:Rechentechnik]]
[[Kategorie:Semesterticket]]
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