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| Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], ist eine [[Idee]] zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]]. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].
| | ==Vor- und Nachteile== |
| | *vereinfachte Antragsbearbeitung |
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| == Vor- und Nachteile ==
| | *erhöhter Servicegrad für die Studis durch: |
| * vereinfachte Antragsbearbeitung
| | **elektronische Antragstellung per Webform |
| ** große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden
| | **Statusabfrage des Antrags für Studis |
| * erhöhter Servicegrad für die Studis durch: | | **schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung |
| ** elektronische Antragstellung per Webform | | **für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte |
| ** Statusabfrage des Antrags für Studis | | *Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein |
| ** schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung | |
| ** für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte | |
| * [[Angestellte]] (oder anderes geeignetes [[Mitglied des StuRa]]) muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein | |
| * erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
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| * siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]
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| * Minimierung der Fehlerquellen bei Eingabe von Bankdaten
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| == (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen ==
| | *siehe auch [[Papierarme_Verwaltung#Vor-_und_Nachteile|Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]] |
| Orientierung an:
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| * [http://www.moderneverwaltung.sachsen.de/download/Handreichung_rechtssichere_Aufbewahrung_V1_2009.11.16.pdf Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten] des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen | |
| * [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/doku-564,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente] des [http://www.bmwi.de BMWi]
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| * [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/dokumentation-571-einscannen,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten] des [http://www.bmwi.de BMWi]
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| RFDS (TUD):
| | ==technische Anforderungen== |
| * Verfahrensverzeichnis nach § 10 SächsDSG
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| ==Technische Anforderungen==
| | *nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) |
| *nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig | | *Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW) |
| *Verifizierung des Studi per Hochschuldaten (s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal) | | *Webbasiert |
| *Webbasiert - HISQIS | | *BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung |
| | *leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit |
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| == Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung == | | ==Funktionsanforderungen== |
| | ===must have=== |
| | *[[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden |
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| * der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift | | *umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktuallisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss |
| :* alternativ kann auch ein reale Unterschrift auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt nach eingabe der Daten erfolgen. Dieses muss dann zusätzlich per Post an den StuRa gesendet werden.
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| * Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
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| * Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
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| ** Anschrift
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| ** ggf. Bankverbindung
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| ** Grund der Befreiung/Rückerstattung
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| ** derzeitiger Antrag: [[website.plone-3:referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf]]
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| * Studentin oder Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder
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| ** separat per Post zuschicken ([[Angestellte]] scannen dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
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| * Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
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| ** kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und
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| ** nehmen falls nötig nach Rücksprache mit der Studentin oder dem Studenten Änderungen am Antrag vor
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| ** und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
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| * [[StudSek]]:
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| ** ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
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| *** StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
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| *** den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
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| * [[StuRa]]:
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| ** die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
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| ** nach durchgeführten Überweisungen für Nachkäufe markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"
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| == Funktionsanforderungen ==
| | *verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen oder ändern dürfen, z.B. gespeicherte Kommunikationsnotizen |
| | *zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden(Prinzip der Nachvollziehbarkeit) |
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| === must have ===
| | *leichte administrative Verwaltung(ohne Programmierkenntnisse): |
| * [[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden | | **Benutzerverwaltung |
| | **Grunddatenverwaltung wie z.B. die Höhe des Ticketbeitrags |
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| * Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen | | *automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum) |
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| * umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss | | *statistische Auswertung und Suchfunktion nach: |
| | **Name |
| | **Antrags-/Matrikelnummer |
| | **Semester |
| | **Antragsstatus |
| | **Höhe der offenen Zahlungen |
| | **... |
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| * verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten | | *Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten |
| * zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden (Revisonssicherheit)
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| * leichte administrative Verwaltung (ohne Programmierkenntnisse): | | *Schnittstelle zu Online-Banking-Programm um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format) |
| ** Benutzerinnen- und Benutzerverwaltung | | **Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr. |
| ** Grunddatenverwaltung
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| *** Höhe des Ticketbeitrags
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| *** Teilerstattungsbeträge
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| *** Fristen
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| *** Ticketbestandteile (VVO, SPNV)
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| * automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
| | ===nice to have=== |
| | | *Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann |
| * Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
| | *Verfassen einer E-Mail aus dem Antragsprofil/ Studiprofil soll für Mitarbeiter möglich sein -> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars mit anschließender Ablage der Nachricht. Dabei soll als Absender die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden. |
| ** Name
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| ** Antrags-/Matrikelnummer
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| ** Semester
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| ** Antragsstatus
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| ** Höhe der offenen Zahlungen
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| * Listenfunktionen:
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| ** vollständige Anträge
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| ** unvollständige Anträge
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| ** genehmigt durch StuRa
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| ** bearbeitet durch StudSek
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| ** entwertet durch Studi
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| ** Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen
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| * Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
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| * Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
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| ** Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.
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| * BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
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| * leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit
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| === nice to have === | |
| *Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek | |
| *Anlegen und Speicherung eines Antrags
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| **späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
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| *automatische Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
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| *Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein | |
| **-> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars
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| **anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden
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| * eigenständige Entwertung des Ausweises am Kartendrucker durch den Studi selbst
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| ==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben== | | ==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben== |
| *Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa | | *Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa |
| **Antragsprüfung und -genehmigung | | **Antragsprüfung und -genehmigung |
| **Erfassung/ Ablage von Notizen z.B. Kommunikationen zum Antrag mit dem Studi | | **Erfassung/ Ablage von Kommunikationen zum Antrag |
| **Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen, Ändern von Erstattungsgründen etc.) | | **Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen) |
| **Erteilung von Auskünften an Studis | | **Erteilung von Auskünften an Studis |
| **auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung | | **auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung |
| **statistische Auswertungen
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| *adminsitrative/ globale Änderungen im System | | *adminsitrative/ globale Änderungen im System |
| **Änderung Semesterticketpreis | | **Änderung Semesterticketpreis |
| **Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen | | **Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen |
| ***automatische Sperrung der Antragstellung ab einem vordef. Datum
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| *Mitarbeiter im StudSek | | *Mitarbeiter im StudSek |
| **Ablehnung von Anträgen auf Rückerstattung bei nicht eingezahltem Semesterbeitrag
| | **Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde |
| **Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde | |
| ***sehen nur vom StuRa freigegebene Anträge
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| **Eingabe das und wann entwertet wurde | | **Eingabe das und wann entwertet wurde |
| | **Auswertung wieviel bisher erstattet wurde |
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| *Studis | | *Studis |
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| ==Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag== | | ==Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag== |
| *Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann. | | *Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann. |
| *Übernahme bzw. Abgleich der Daten vom StudSek bzw. von der Hochschule (gemeldete Adresse bei Hochschule muss stimmen) | | *Erfassung persönlicher Daten:<br/> |
| *Persönliche Daten:
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| **Name | | **Name |
| **Matrikelnr. | | **Matrikelnr. |
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| **E-Mails | | **E-Mails |
| **persönliche Kontakte | | **persönliche Kontakte |
| **schriftliche Post (als gescanntes Dokument) | | **schriftliche Post(als gescanntes Dokument) |
| *Antragsstatus | | *Antragsstatus |
| *Erstattungsbetrag | | *Erstattungsbetrag |
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| | == Ablaufplan der Ticketbearbeitung == |
| | * der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift |
| | * Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab 01.03. ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. |
| | * Studie gibt seine Daten bei uns ein. Also alles das was bisher auch auf dem Formular steht. |
| | **persönliche Daten und Grund |
| | * Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder separat per Post zuschicken (Mitarbeiter scannen Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis sowieso wieder vorliegen |
| | * Nach dem Absenden des Antrags kontrollieren unsere Mitarbeiterinnen nochmal ob alles stimmt und geben die Antrag dann für das StudSek frei. Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift. |
| | *derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf |
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| ==offene Fragen== | | ==offene Fragen== |
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| * Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-) | | * Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-) |
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| ==Umsetzung== | | ==siehe auch== |
| * Einführungsgespräch mit StudSek und Herrn Bochmann (02.11.2010)
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| * Rücksprache [[Beauftragung Datenschutz HTW Dresden]]
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| * Gespräch mit Herrn Prof. Wiedemann als möglichen Betreuer einer mit dem Thema befassende Abschlussarbeit
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| ** Herr Prof. Wiedemann ist der einzige Prof. der sich mit dem System des StudSek auskennt (Aussage StudSek)
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| * Rücksprache Rechenzentrum
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| * Machbarkeitsprüfungen zu den Themen:
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| # Datenschutz
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| # Authentifizierung des Studierenden (z.B. mittels Radiusserver und damit Login des HTW Rechenzentrums)
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| # SAMS-Software
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| # Schnittstelle zum System des StudSek
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| === via PDF Formular ===
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| * [http://www.scribus.net Scribus]
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| === via FLOSS ===
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| * offenes [http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management CRM] nehmen und evtl. frontend draufhacken
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| * [http://civicrm.org/ CiviCRM]
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| * [http://www.covide.net/ Covide] - [http://www.sourceforge.net/projects/covide sourceforge]
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| * [http://www.epesibim.com/ epesiBIM]
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| == ähnliche Dienste anderer ==
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| ==== Semesterticket-Rückerstattung des AStA der TU Darmstadt ====
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| * https://semesterticket.asta.tu-darmstadt.de/
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| 2016-01-11 wurde über den [[Mail-Verteiler]] [http://lists.fzs.de/mailman/listinfo/it-referate it-referate] des [[fzs]] über die Anwendung informiert. Vielen Dank an die Aktiven, die informierten. Es wurde auch auf die [http://resst.o7o.de/resst/ privat betriebene Instanz zur Demonstration für die ''Semesterticket Rückerstattung''] verwiesen. Auch wurde angeboten das Programm für andere als Anwendung bereitzustellen und um gemeinsame Weiterentwicklung und Verbesserung gebeten. Cool!
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| == Siehe auch ==
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| *http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management
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| *http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration | | *http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration |
| *http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
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| == Interessierte == | | == Interessierte == |
| | * [[Benutzer:Conny|Conny]] |
| * [[Benutzer:Denny|Denny]] | | * [[Benutzer:Denny|Denny]] |
| * [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]] | | * [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]] |