StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem: Unterschied zwischen den Versionen

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Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], ist eine Idee zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]] dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].
Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], ist eine [[Idee]] zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]] dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].


==Vor- und Nachteile==
== Vor- und Nachteile ==
*vereinfachte Antragsbearbeitung
* vereinfachte Antragsbearbeitung
**große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden
** große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden
*erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
* erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
**elektronische Antragstellung per Webform
** elektronische Antragstellung per Webform
**Statusabfrage des Antrags für Studis
** Statusabfrage des Antrags für Studis
**schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
** schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
**für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
** für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
*Mitarbeiter muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein
* [[Angestellte]] (oder anderes geeignetes [[Mitglied des StuRa]]) muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein
*erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
* erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
*siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]
* siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]
*Minimierung der Fehlerquellen bei Eingabe von Bankdaten
* Minimierung der Fehlerquellen bei Eingabe von Bankdaten


== (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen ==
== (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen ==
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* Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
* Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
* Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
* Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
**Anschrift
** Anschrift
**ggf. Bankverbindung
** ggf. Bankverbindung
**Grund der Befreiung/Rückerstattung
** Grund der Befreiung/Rückerstattung
**derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf
** derzeitiger Antrag: [[website.plone-3:referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf]]
* Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder  
* Studentin oder Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder  
** separat per Post zuschicken (Mitarbeiterin scannt dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
** separat per Post zuschicken ([[Angestellte]] scannen dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
* Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
* Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
**kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und  
** kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und  
**nehmen falls nötig nach Rücksprache mit dem Studenten Änderungen am Antrag vor  
** nehmen falls nötig nach Rücksprache mit der Studentin oder dem Studenten Änderungen am Antrag vor  
**und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
** und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
*StudSek:
* [[StudSek]]:
**ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
** ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
***StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
*** StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
***den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
*** den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
*StuRa:
* [[StuRa]]:
**die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
** die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
**nach durchgeführten Überweisungen für Nachkäufe markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"
** nach durchgeführten Überweisungen für Nachkäufe markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"


==Funktionsanforderungen==
== Funktionsanforderungen ==
===must have===
*[[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden


*Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen
=== must have ===
* [[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden


*umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss
* Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen


*verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten
* umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss
*zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden (Revisonssicherheit)


*leichte administrative Verwaltung (ohne Programmierkenntnisse):
* verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten
**Benutzerverwaltung
* zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden (Revisonssicherheit)
**Grunddatenverwaltung
***Höhe des Ticketbeitrags
***Teilerstattungsbeträge
***Fristen
***Ticketbestandteile (VVO, SPNV)


*automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
* leichte administrative Verwaltung (ohne Programmierkenntnisse):
** Benutzerinnen- und Benutzerverwaltung
** Grunddatenverwaltung
*** Höhe des Ticketbeitrags
*** Teilerstattungsbeträge
*** Fristen
*** Ticketbestandteile (VVO, SPNV)


*Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
* automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
**Name
**Antrags-/Matrikelnummer
**Semester
**Antragsstatus
**Höhe der offenen Zahlungen


*Listenfunktionen:
* Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
:*vollständige Anträge
** Name
:*unvollständige Anträge
** Antrags-/Matrikelnummer
:*genehmigt durch StuRa
** Semester
:*bearbeitet durch StudSek
** Antragsstatus
:*entwertet durch Studi
** Höhe der offenen Zahlungen
:*Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen


*Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
* Listenfunktionen:
** vollständige Anträge
** unvollständige Anträge
** genehmigt durch StuRa
** bearbeitet durch StudSek
** entwertet durch Studi
** Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen


*Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
* Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
**Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.


*BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
* Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
*leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit
** Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.


===nice to have===
* BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
* leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit
 
=== nice to have ===
*Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek
*Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek
*Anlegen und Speicherung eines Antrags
*Anlegen und Speicherung eines Antrags

Version vom 22. September 2015, 12:59 Uhr

Das SemesterticketAntragsManagementSystem, kurz SAMS, ist eine Idee zur papierarmen Verwaltung der Anträge rund um das Semesterticket dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag.

Vor- und Nachteile

  • vereinfachte Antragsbearbeitung
    • große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden
  • erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
    • elektronische Antragstellung per Webform
    • Statusabfrage des Antrags für Studis
    • schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
    • für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
  • Angestellte (oder anderes geeignetes Mitglied des StuRa) muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein
  • erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
  • siehe auch Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung
  • Minimierung der Fehlerquellen bei Eingabe von Bankdaten

(Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen

Orientierung an:

RFDS (TUD):

  • Verfahrensverzeichnis nach § 10 SächsDSG

Technische Anforderungen

  • nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig
  • Verifizierung des Studi per Hochschuldaten (s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal)
  • Webbasiert - HISQIS

Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung

  • der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
  • alternativ kann auch ein reale Unterschrift auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt nach eingabe der Daten erfolgen. Dieses muss dann zusätzlich per Post an den StuRa gesendet werden.
  • Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
  • Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
  • Studentin oder Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder
    • separat per Post zuschicken (Angestellte scannen dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
  • Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
    • kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und
    • nehmen falls nötig nach Rücksprache mit der Studentin oder dem Studenten Änderungen am Antrag vor
    • und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
  • StudSek:
    • ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
      • StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
      • den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
  • StuRa:
    • die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
    • nach durchgeführten Überweisungen für Nachkäufe markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"

Funktionsanforderungen

must have

  • Beitragsordnung muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden
  • Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen
  • umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss
  • verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten
  • zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden (Revisonssicherheit)
  • leichte administrative Verwaltung (ohne Programmierkenntnisse):
    • Benutzerinnen- und Benutzerverwaltung
    • Grunddatenverwaltung
      • Höhe des Ticketbeitrags
      • Teilerstattungsbeträge
      • Fristen
      • Ticketbestandteile (VVO, SPNV)
  • automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
  • Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
    • Name
    • Antrags-/Matrikelnummer
    • Semester
    • Antragsstatus
    • Höhe der offenen Zahlungen
  • Listenfunktionen:
    • vollständige Anträge
    • unvollständige Anträge
    • genehmigt durch StuRa
    • bearbeitet durch StudSek
    • entwertet durch Studi
    • Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen
  • Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
  • Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
    • Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.
  • BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
  • leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

nice to have

  • Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek
  • Anlegen und Speicherung eines Antrags
    • späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
  • automatische Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
  • Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein
    • -> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars
    • anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden
  • eigenständige Entwertung des Ausweises am Kartendrucker durch den Studi selbst

Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben

  • Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
    • Antragsprüfung und -genehmigung
    • Erfassung/ Ablage von Notizen z.B. Kommunikationen zum Antrag mit dem Studi
    • Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen, Ändern von Erstattungsgründen etc.)
    • Erteilung von Auskünften an Studis
    • auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
    • statistische Auswertungen
  • adminsitrative/ globale Änderungen im System
    • Änderung Semesterticketpreis
    • Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
      • automatische Sperrung der Antragstellung ab einem vordef. Datum
  • Mitarbeiter im StudSek
    • Ablehnung von Anträgen auf Rückerstattung bei nicht eingezahltem Semesterbeitrag
    • Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
      • sehen nur vom StuRa freigegebene Anträge
    • Eingabe das und wann entwertet wurde
  • Studis
    • Antragstellung
    • Statusprüfung

Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag

  • Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
  • Übernahme bzw. Abgleich der Daten vom StudSek bzw. von der Hochschule (gemeldete Adresse bei Hochschule muss stimmen)
  • Persönliche Daten:
    • Name
    • Matrikelnr.
    • Anschrift
    • E-Mailadresse (sNummer)
    • Telefonnummer
    • Bankverbindung (bei Rückerstattung)
  • Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
  • Kommunikationshistorie als Notiz
    • Telefonate
    • E-Mails
    • persönliche Kontakte
    • schriftliche Post (als gescanntes Dokument)
  • Antragsstatus
  • Erstattungsbetrag

offene Fragen

  • Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
  • Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
  • Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

Havarieplan für den Notfall

  • Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)

Umsetzung

  • Einführungsgespräch mit StudSek und Herrn Bochmann (02.11.2010)
  • Rücksprache Beauftragung Datenschutz HTW Dresden
  • Gespräch mit Herrn Prof. Wiedemann als möglichen Betreuer einer mit dem Thema befassende Abschlussarbeit
    • Herr Prof. Wiedemann ist der einzige Prof. der sich mit dem System des StudSek auskennt (Aussage StudSek)
  • Rücksprache Rechenzentrum
  • Machbarkeitsprüfungen zu den Themen:
  1. Datenschutz
  2. Authentifizierung des Studierenden (z.B. mittels Radiusserver und damit Login des HTW Rechenzentrums)
  3. SAMS-Software
  4. Schnittstelle zum System des StudSek

via PDF Formular

via FLOSS

siehe auch

Interessierte