Bearbeiten von „StuRa:Sitzung“
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In einer [[Sitzung]] kommen die gewählten [[Mitglieder]] eines [[Gremium]]s zusammen um sich über anstehende Dinge zu [[Beratung | beraten]] und [[Abstimmung| abzustimmen]]. Zu einer ordentlichen [[Sitzung]] gehören eine gute [[#Vorbereitung | Vor]]- und [[#Nachbereitung | Nachbereitung]] sowie [[#Durchführung | Durchführung]], die im Idealfall durch | In einer [[Sitzung]] kommen die gewählten [[Mitglieder]] eines [[Gremium]]s zusammen um sich über anstehende Dinge zu [[Beratung | beraten]] und [[Abstimmung| abzustimmen]]. Zu einer ordentlichen [[Sitzung]] gehören eine gute [[#Vorbereitung | Vor]]- und [[#Nachbereitung | Nachbereitung]] sowie [[#Durchführung | Durchführung]], die im Idealfall durch einen für einen längeren Zeitraum festgelegten Personenkreis der [[Sitzungsleitung]] und [[Protokollführung]] durchgeführt werden. | ||
== Geschäftsordnung == | == Geschäftsordnung == | ||
Die [[Geschäftsordnung]] regelt u.a. die Abläufe von Sitzungen z.B.: [[Anträge]], [[Abstimmung]], [[Tagesordnung]], [[Sitzungsleitung]] etc. | Die [[Geschäftsordnung]] regelt u.a. die Abläufe von Sitzungen z.B.: [[Anträge]], [[Abstimmung]], [[Tagesordnung]], [[Sitzungsleitung]] etc. | ||
== Sitzung == | == Sitzung == | ||
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=== Vorbereitung === | === Vorbereitung === | ||
Zu einer guten Vorbereitung von Sitzungen gehören: | Zu einer guten Vorbereitung von Sitzungen gehören: | ||
* Sammeln von [[TOP]]s ([[Tagesordnungspunkte]]n) | * Sammeln von [[TOP]]s ([[Tagesordnungspunkte]]n) digital (per [[Mail-Verteiler]], im [[Plone]], etc.) und analog (im [[Post#Postf.C3.A4cher | Postfach]] ''Sitzungsleitung'' in der [[Z123]]) | ||
** [[Anträge]] | ** [[Anträge]] | ||
** Themenbeiträge | ** Themenbeiträge | ||
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* [[#Sitzungsunterlagen | Sitzungsunterlagen]] zusammenstellen und versenden bzw. veröffentlichen | * [[#Sitzungsunterlagen | Sitzungsunterlagen]] zusammenstellen und versenden bzw. veröffentlichen | ||
* [[Tagesordnung#vorläufige Tagesordnung | vorläufige Tagesordnung]] [[Veröffentlichung | veröffentlichen]] | * [[Tagesordnung#vorläufige Tagesordnung | vorläufige Tagesordnung]] [[Veröffentlichung | veröffentlichen]] | ||
* | * Wahlzettel drucken | ||
* Anwesenheitsliste drucken | * Anwesenheitsliste drucken | ||
* funktionsfähige Technik zur Sitzung bereitstellen | * funktionsfähige Technik zur Sitzung bereitstellen | ||
Zeile 45: | Zeile 45: | ||
==== Ablauf einer Sitzung ==== | ==== Ablauf einer Sitzung ==== | ||
# Begrüßung und Eröffnung der Sitzung durch die Sitzungsleitung | # Begrüßung und Eröffnung der Sitzung durch die Sitzungsleitung | ||
#*Sitzungsleitung | #* Falls keine ständige Sitzungsleitung existiert muss vorher natürlich jemand gefunden/bestimmt werden der diese Aufgabe übernimmt. Selbiges gilt für die Protokollführung. | ||
# Feststellung der Beschlussfähigkeit | # Feststellung der Beschlussfähigkeit | ||
# Verabschiedung der Tagesordnung | # Verabschiedung der Tagesordnung | ||
Zeile 52: | Zeile 52: | ||
#* Bei Änderungen zu den Protokollen, sofern diese keine reinen Formsachen sind, sollten diese geleich besprochen werden. Wenn alle den gewünschten Änderungen zustimmen kann das Protokoll unter Berücksichtigung der Änderungen dann gleich verabschiedet werden. | #* Bei Änderungen zu den Protokollen, sofern diese keine reinen Formsachen sind, sollten diese geleich besprochen werden. Wenn alle den gewünschten Änderungen zustimmen kann das Protokoll unter Berücksichtigung der Änderungen dann gleich verabschiedet werden. | ||
# dann Ablauf entsprechend der Tagesordnung und Geschäftsordnung | # dann Ablauf entsprechend der Tagesordnung und Geschäftsordnung | ||
#:... | |||
# Die Sitzungsleitung schließt dann die Sitzung. | # Die Sitzungsleitung schließt dann die Sitzung. | ||
=== Nachbereitung === | === Nachbereitung === | ||
Zur Nachbereitung zählen: | Zur Nachbereitung zählen: | ||
* Einschließen der Technik in | * Sichern der Audioaufzeichnung auf dem [[Computer]] in der [[Z124]] und anschließende Leerung der Speicherkarte | ||
* Ordnen der Sitzungsunterlagen | * Einschließen der Technik in den Stahlschrank | ||
* Ordnen der Sitzungsunterlagen, ggf. abheften | |||
* Kontaktieren der abwesenden Antragstellerinnen und Antragsteller über Ausgang der Beschlüsse | * Kontaktieren der abwesenden Antragstellerinnen und Antragsteller über Ausgang der Beschlüsse | ||
* Informieren der abwesenden Mitglieder über Sitzungsverlauf (Verweis auf Protokoll, Termin im Plone oder kurzer Abriss) | * Informieren der abwesenden Mitglieder über Sitzungsverlauf (Verweis auf Protokoll, Termin im Plone oder kurzer Abriss) | ||
* Bei weitreichenderen Beschlüssen Information an Studis, bzw. Anweisung an ÖA/Sprecher News dazu zu veröffentlichen | * Bei weitreichenderen Beschlüssen Information an Studis, bzw. Anweisung an ÖA/Sprecher News dazu zu veröffentlichen | ||
* Kommende Sitzungsleitung | |||
** informieren, dass sie dran sind/ist | |||
** Aufnahme in den Sitzungsmailverteiler | |||
** Eintrag in den Neuen Termin | |||
* Übertrag der vertagten Anträge/Infos in die nächste Sitzung | * Übertrag der vertagten Anträge/Infos in die nächste Sitzung | ||
* Fertigstellung des Protokolls inkl. aller Anlagen (Anträge, Handreichungen etc.) | * Fertigstellung des Protokolls inkl. aller Anlagen (Anträge, Handreichungen etc.) | ||
* | * Aufnahme der getroffenen Beschlüsse in einer entsprechenden Auflistung | ||
:Dies dient zum besseren und einfacheren Auffinden und Nachvollziehen. | :Dies dient zum besseren und einfacheren Auffinden und Nachvollziehen. | ||
* Verabschiedung des Protokolls durch den StuRa auf einer der folgenden Sitzungen | * Verabschiedung des Protokolls durch den StuRa auf einer der folgenden Sitzungen |