Bearbeiten von „StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem

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Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], ist eine [[Idee]] zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]]. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].
==Vor- und Nachteile==
*vereinfachte Antragsbearbeitung


== Vor- und Nachteile ==
*erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
* vereinfachte Antragsbearbeitung
**elektronische Antragstellung per Webform
** große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden
**Statusabfrage des Antrags für Studis
* erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
**schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
** elektronische Antragstellung per Webform
**für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
** Statusabfrage des Antrags für Studis
*Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein
** schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
** für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
* [[Angestellte]] (oder anderes geeignetes [[Mitglied des StuRa]]) muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein
* erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
* siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]
* Minimierung der Fehlerquellen bei Eingabe von Bankdaten


== (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen ==
*siehe auch [[Papierarme_Verwaltung#Vor-_und_Nachteile|Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]
Orientierung an:
* [http://www.moderneverwaltung.sachsen.de/download/Handreichung_rechtssichere_Aufbewahrung_V1_2009.11.16.pdf Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten] des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen
* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/doku-564,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente] des [http://www.bmwi.de BMWi]
* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/dokumentation-571-einscannen,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten] des [http://www.bmwi.de BMWi]


RFDS (TUD):
==technische Anforderungen==
* Verfahrensverzeichnis nach § 10 SächsDSG


==Technische Anforderungen==
*nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN)
*nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig
*Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW)
*Verifizierung des Studi per Hochschuldaten (s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal)
*Webbasiert
*Webbasiert - HISQIS
*BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
*leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit


== Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung ==
==Funktionsumfang==
 
*Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
* der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
*automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
:* alternativ kann auch ein reale Unterschrift auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt nach eingabe der Daten erfolgen. Dieses muss dann zusätzlich per Post an den StuRa gesendet werden.
*zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden
* Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
*verschieden Benutzergruppen, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen dürfen
* Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
*statistische Auswertungen
** Anschrift
** ggf. Bankverbindung
** Grund der Befreiung/Rückerstattung
** derzeitiger Antrag: [[website.plone-3:referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf]]
* Studentin oder Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder
** separat per Post zuschicken ([[Angestellte]] scannen dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
* Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
** kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und
** nehmen falls nötig nach Rücksprache mit der Studentin oder dem Studenten Änderungen am Antrag vor
** und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
* [[StudSek]]:
** ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
*** StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
*** den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
* [[StuRa]]:
** die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
** nach durchgeführten Überweisungen für Nachkäufe markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"
 
== Funktionsanforderungen ==
 
=== must have ===
* [[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden
 
* Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen
 
* umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss
 
* verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten
* zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden (Revisonssicherheit)
 
* leichte administrative Verwaltung (ohne Programmierkenntnisse):
** Benutzerinnen- und Benutzerverwaltung
** Grunddatenverwaltung
*** Höhe des Ticketbeitrags
*** Teilerstattungsbeträge
*** Fristen
*** Ticketbestandteile (VVO, SPNV)
 
* automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
 
* Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
** Name
** Antrags-/Matrikelnummer
** Semester
** Antragsstatus
** Höhe der offenen Zahlungen
 
* Listenfunktionen:
** vollständige Anträge
** unvollständige Anträge
** genehmigt durch StuRa
** bearbeitet durch StudSek
** entwertet durch Studi
** Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen
 
* Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
 
* Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
** Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.
 
* BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
* leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit
 
=== nice to have ===
*Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek
*Anlegen und Speicherung eines Antrags
**späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
*automatische Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
*Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein
**-> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars
**anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden
* eigenständige Entwertung des Ausweises am Kartendrucker durch den Studi selbst


==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben==
==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben==
*Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
*Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
**Antragsprüfung und -genehmigung
**Antragsprüfung und -genehmigung
**Erfassung/ Ablage von Notizen z.B. Kommunikationen zum Antrag mit dem Studi
**Erfassung/ Ablage von Kommunikationen zum Antrag
**Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen, Ändern von Erstattungsgründen etc.)
**Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen)
**Erteilung von Auskünften an Studis
**Erteilung von Auskünften an Studis
**auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
**auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
**statistische Auswertungen
*adminsitrative/ globale Änderungen im System
**Änderung Semesterticketpreis
**Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
***automatische Sperrung der Antragstellung ab einem vordef. Datum


*Mitarbeiter im StudSek
*jeder Mitarbeiter im StudSek hat eigenen Zugang (eindeutige Zuordenbarkeit des Bearbeiters)
**Ablehnung von Anträgen auf Rückerstattung bei nicht eingezahltem Semesterbeitrag
**Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde  
**Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
***sehen nur vom StuRa freigegebene Anträge
**Eingabe das und wann entwertet wurde
**Eingabe das und wann entwertet wurde


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==Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag==
==Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag==
*Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
*Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
*Übernahme bzw. Abgleich der Daten vom StudSek bzw. von der Hochschule (gemeldete Adresse bei Hochschule muss stimmen)
*Erfassung persönlicher Daten:<br/>
*Persönliche Daten:
**Name
**Name
**Matrikelnr.
**Anschrift
**Anschrift
**E-Mailadresse (sNummer)
**E-Mailadresse
**Telefonnummer
**Telefonnummer
**Bankverbindung (bei Rückerstattung)
**Bankverbindung (bei Rückerstattung)
*Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
*Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
*Kommunikationshistorie als Notiz
*Kommunikationshistorie<br/>
**Telefonate
**Telefonate
**E-Mails
**E-Mails
**persönliche Kontakte
**persönliche Kontakte
**schriftliche Post (als gescanntes Dokument)
**schriftliche Post
*Antragsstatus
*Status
*Erstattungsbetrag
*Erstattungsbetrag
==offene Fragen==
* Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
* Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
* Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator


==Havarieplan für den Notfall==
==Havarieplan für den Notfall==
* Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)


==Umsetzung==
==siehe auch==
* Einführungsgespräch mit StudSek und Herrn Bochmann (02.11.2010)
* Rücksprache [[Beauftragung Datenschutz HTW Dresden]]
* Gespräch mit Herrn Prof. Wiedemann als möglichen Betreuer einer mit dem Thema befassende Abschlussarbeit
** Herr Prof. Wiedemann ist der einzige Prof. der sich mit dem System des StudSek auskennt (Aussage StudSek)
* Rücksprache Rechenzentrum
 
* Machbarkeitsprüfungen zu den Themen:
# Datenschutz
# Authentifizierung des Studierenden (z.B. mittels Radiusserver und damit Login des HTW Rechenzentrums)
# SAMS-Software
# Schnittstelle zum System des StudSek
 
=== via PDF Formular ===
* [http://www.scribus.net Scribus]
 
=== via FLOSS ===
* offenes [http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management CRM] nehmen und evtl. frontend draufhacken
* [http://civicrm.org/ CiviCRM]
* [http://www.covide.net/ Covide] - [http://www.sourceforge.net/projects/covide sourceforge]
* [http://www.epesibim.com/ epesiBIM]
 
== ähnliche Dienste anderer ==
 
==== Semesterticket-Rückerstattung des AStA der TU Darmstadt ====
 
* https://semesterticket.asta.tu-darmstadt.de/
 
2016-01-11 wurde über den [[Mail-Verteiler]] [http://lists.fzs.de/mailman/listinfo/it-referate it-referate] des [[fzs]] über die Anwendung informiert. Vielen Dank an die Aktiven, die informierten. Es wurde auch auf die [http://resst.o7o.de/resst/ privat betriebene Instanz zur Demonstration für die ''Semesterticket Rückerstattung''] verwiesen. Auch wurde angeboten das Programm für andere als Anwendung bereitzustellen und um gemeinsame Weiterentwicklung und Verbesserung gebeten. Cool!
 
== Siehe auch ==
*http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management
*http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration
*http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration
*http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
== Interessierte ==
* [[Benutzer:Denny|Denny]]
* [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]]
* [[Benutzer:MartinKamke|MartinKamke]]
[[Kategorie:Projekt]]
[[Kategorie:Rechentechnik]]
[[Kategorie:Semesterticket]]

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