StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem

Das SemesterticketAntragsManagementSystem, kurz SAMS, soll zur papierarmen Verwaltung der Anträge rund um das Semesterticket dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag.

Vor- und Nachteile

• vereinfachte Antragsbearbeitung

• erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
  • elektronische Antragstellung per Webform
  • Statusabfrage des Antrags für Studis
  • schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
  • für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
• Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein

• erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz

• siehe auch Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung

(Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen

• als Leitlinie sollte die Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen dienen

Technische Anforderungen

• nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig
• Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal)
• Webbasiert - HISQIS
• BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
• leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

Funktionsanforderungen

must have

• Beitragsordnung muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden

• Listenfunktionen:

• vollständige Anträge
• unvollständige Anträge
• genehmigt durch StuRa
• bearbeitet durch StudSek
• entwertet durch Studi
• Überweisung durchgeführt -> Abgeschlossen

• Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichetr Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen

• umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss

• verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen oder ändern dürfen, z.B. gespeicherte Kommunikationsnotizen
• zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden(Revisonssicherheit)

• leichte administrative Verwaltung(ohne Programmierkenntnisse):
  • Benutzerverwaltung
  • Grunddatenverwaltung wie z.B. die Höhe des Ticketbeitrags

• automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)

• Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
  • Name
  • Antrags-/Matrikelnummer
  • Semester
  • Antragsstatus
  • Höhe der offenen Zahlungen
  • ...

• Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten

• Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
  • Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.

nice to have

• Anlegen und Speicherung eines Antrags
  • späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
• Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
• Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein
  • -> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars
  • anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden
• eigenständige Entwertung des Ausweises am Kartendrucker durch den Studi selbst

Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben

• Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
  • Antragsprüfung und -genehmigung
  • Erfassung/ Ablage von Notizen z.B. Kommunikationen zum Antrag mit dem Studi
  • Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen, Ändern von Erstattungsgründen etc.)
  • Erteilung von Auskünften an Studis
  • auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
  • statistische Auswertungen

• adminsitrative/ globale Änderungen im System
  • Änderung Semesterticketpreis
  • Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
    • automatische Sperrung der Antragstellung ab einem vordef. Datum

• Mitarbeiter im StudSek
  • Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
    • sehen nur vom StuRa freigegebene Anträge
  • Eingabe das und wann entwertet wurde

• Studis
  • Antragstellung
  • Statusprüfung

Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag

• Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
• Übernahme bzw. Abgleich der Daten vom StudSek bzw. von der Hochschule (gemeldete Adresse bei Hochschule muss stimmen)
• Persönliche Daten:
  • Name
  • Matrikelnr.
  • Anschrift
  • E-Mailadresse (sNummer)
  • Telefonnummer
  • Bankverbindung (bei Rückerstattung)
• Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
• Kommunikationshistorie als Notiz
  • Telefonate
  • E-Mails
  • persönliche Kontakte
  • schriftliche Post(als gescanntes Dokument)
• Antragsstatus
• Erstattungsbetrag

Ablaufplan der Ticketbearbeitung

• der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
• Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
• Studi gibt seine Daten bei uns ein oder die Daten werden vom StudSek (QIS) übernommen (alles das was bisher auch auf dem Formular steht)
  • Grund
  • ggf. Bankverbindung
• Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder
  • separat per Post zuschicken (Mitarbeiterin scannt dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
• Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
  • kontrollieren unsere MitarbeiterInnen nochmal ob alles stimmt,
  • nehmen falls nötig nach Rücksprache mit dem Studi Änderungen am Antrag vor
  • und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
• StudSek:
  • ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System
    • Studi kann seinen Ausweis im Studsek entwerten lassen, oder
    • seinen Ausweis am Drucker des Infompoints eigenverantwortlich entwerten

• derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf

offene Fragen

• Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
• Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
• Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

Havarieplan für den Notfall

• Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)

siehe auch

• http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration

Interessierte

• Conny
• Denny
• JoSch
• MartinKamke