StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem

Das SemesterticketAntragsManagementSystem, kurz SAMS, soll zur papierarmen Verwaltung der Anträge rund um das Semesterticket dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag.

Vor- und Nachteile

• vereinfachte Antragsbearbeitung
  • große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden

• erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
  • elektronische Antragstellung per Webform
  • Statusabfrage des Antrags für Studis
  • schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
  • für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
• Mitarbeiter muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein

• erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz

• siehe auch Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung

(Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen

Orientierung an:

• Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen
• Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente des BMWi
• Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten des BMWi

Technische Anforderungen

• nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig
• Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal)
• Webbasiert - HISQIS

Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung

• der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
• Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
• Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
  • Anschrift
  • ggf. Bankverbindung
  • Grund der Befreiung/Rückerstattung
  • derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf
• Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder
  • separat per Post zuschicken (Mitarbeiterin scannt dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
• Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
  • kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und
  • nehmen falls nötig nach Rücksprache mit dem Studenten Änderungen am Antrag vor
  • und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
• StudSek:
  • ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
    • StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
    • den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
• StuRa:
  • die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
  • nach durchgeführten Überweisungen für Nachkäufe markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"

Funktionsanforderungen

must have

• Beitragsordnung muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden

• Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen

• umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss

• verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten
• zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden(Revisonssicherheit)

• leichte administrative Verwaltung(ohne Programmierkenntnisse):
  • Benutzerverwaltung
  • Grunddatenverwaltung
    • Höhe des Ticketbeitrags
    • Teilerstattungsbeträge
    • Fristen

• automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)

• Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
  • Name
  • Antrags-/Matrikelnummer
  • Semester
  • Antragsstatus
  • Höhe der offenen Zahlungen

• Listenfunktionen:

• vollständige Anträge
• unvollständige Anträge
• genehmigt durch StuRa
• bearbeitet durch StudSek
• entwertet durch Studi
• Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen

• Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten

• Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
  • Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.

• BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
• leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

nice to have

• Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek
• Anlegen und Speicherung eines Antrags
  • späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
• Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
• Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein
  • -> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars
  • anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden
• eigenständige Entwertung des Ausweises am Kartendrucker durch den Studi selbst

Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben

• Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
  • Antragsprüfung und -genehmigung
  • Erfassung/ Ablage von Notizen z.B. Kommunikationen zum Antrag mit dem Studi
  • Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen, Ändern von Erstattungsgründen etc.)
  • Erteilung von Auskünften an Studis
  • auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
  • statistische Auswertungen

• adminsitrative/ globale Änderungen im System
  • Änderung Semesterticketpreis
  • Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
    • automatische Sperrung der Antragstellung ab einem vordef. Datum

• Mitarbeiter im StudSek
  • Ablehnung von Anträgen auf Rückerstattung bei nicht eingezahltem Semesterbeitrag
  • Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
    • sehen nur vom StuRa freigegebene Anträge
  • Eingabe das und wann entwertet wurde

• Studis
  • Antragstellung
  • Statusprüfung

Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag

• Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
• Übernahme bzw. Abgleich der Daten vom StudSek bzw. von der Hochschule (gemeldete Adresse bei Hochschule muss stimmen)
• Persönliche Daten:
  • Name
  • Matrikelnr.
  • Anschrift
  • E-Mailadresse (sNummer)
  • Telefonnummer
  • Bankverbindung (bei Rückerstattung)
• Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
• Kommunikationshistorie als Notiz
  • Telefonate
  • E-Mails
  • persönliche Kontakte
  • schriftliche Post(als gescanntes Dokument)
• Antragsstatus
• Erstattungsbetrag

offene Fragen

• Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
• Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
• Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

Havarieplan für den Notfall

• Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)

Umsetzung

• Einführungsgespräch mit StudSek und Herrn Bochmann (02.11.2010)
• Rücksprache Datenschutzbeauftragter der HTW (Prof. Westerfeld)
• Gespräch mit Herrn Prof. Wiedemann als möglichen Betreuer einer mit dem Thema befassende Abschlussarbeit
  • Herr Prof. Wiedemann ist der einzige Prof. der sich mit dem System des StudSek auskennt (Aussage StudSek)
• Rücksprache Rechenzentrum

• Machbarkeitsprüfungen zu den Themen:

1. Datenschutz
2. Authentifizierung des Studierenden (z.B. mittels Radiusserver und damit Login des HTW Rechenzentrums)
3. SAMS-Software
4. Schnittstelle zum System des StudSek

via PDF Formular

• Scribus

via FLOSS

• offenes CRM nehmen und evtl. frontend draufhacken
• CiviCRM
• Covide - sourceforge
• epesiBIM

siehe auch

• http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management
• http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration
• http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

Interessierte

• Conny
• Denny
• JoSch
• MartinKamke