Organisation Seminarwochenende Akkreditierung Juni 2013: Unterschied zwischen den Versionen
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Aktuelle Version vom 15. Juni 2013, 00:09 Uhr
Zeitplan[Bearbeiten]
- Arbeitszeit
- Vorbereitung ca. h
- Durchführung ca. h
- Nachbereitung ca. h
- im Vorfeld
Antrag beim Pool zur Ausrichtung des Seminars gestelltFinanzantrag zur Auslegung de Kosten für den Pool gestellt (StuRa)- Orgateam festlegen
Ort finden -> S 528, S 529 + S 523Referentinnen und Referenten über Pool ausschreiben lassen- Referentinnen und Referenten kontaktieren und Equipement erfragen
- genaues Konzept ins Wiki
Veranstaltung ausschreiben (Termin online stellen, Mail-Verteiler)
- im Vorfeld vor Ort
Raumanträge stellen- Ausstattung (Referentinnen und Referenten + Teilnehmerinnen und Teilnehmer berücksichtigen) organisieren (Flipchart, Pinnwände, etc.)
- Verpflegung organisieren (Suppenbar + Selgros) + Geschirr via Studentenwerk
- Unterkunft organisieren
- Helferinnen und Helfer organisieren (via Doodle)
- Rahmenprogramm erstellen
- Ansprechperson Verpflegung + Unterkunft, wenn extern
- Teilnahmeheft erstellen (Vorlage Denis, Überarbeitung Arvid)
- Zugangsliste von Kanzlerin bestätigen lassen
- checken, dass Raumreservierung + Zugangsliste beim Wachdienst sind
- kurz vorher
- Teilnehmerinnen- und Teilnehmerliste drucken + zum Wachdienst (via Kanzlerin) geben
- Teilnahmebestätigung vorbereiten
- Evaluationsbogen vorbereiten
- Material versenden
- organisatorische Informationen versenden
- Notfallnummern besorgen
- Schilder/Aufsteller anbringen
- Parkplatz ausschildern
- am Seminarwochenende selbst
- Anfahrt
- Teilnehmerinnen und Teilnehmer vom Bahnhof abholen
- Zugang zur Hochschule nach 17 Uhr über Wachdienst/Telefonnummer/Abholende
- Anmeldung
- Z123
- Anmeldeliste ausfüllen
- Schlafplätze verteilen + Kontaktdaten
- Plan(Stadtplan/Ablaufplan)/Karte/Badges verteilen
- Kontaktnummern übergeben
- Helferinnen und Helfer
- Verpflegung
- Betreuung
- Organisation
- Verpflegung
- Geschirr parat halten (über StuWe?)
- evtl. nachkaufen (Auto parat halten)
- Wachdienst Bescheid geben für Anlieferung warmes Essen
- Lieferanten bescheid geben, wo sie parken, anliefern, sich melden können
- Technik
- Drucker parat halten
- am Ende
- Feedback erfragen
- Evaluationsbögen ausfüllen lassen (Teilnehmerinnen und Teilnehmer, TeamerInnen)
- Schilder abnehmen
- im Nachhinein
- Auswerten
- Abrechnung
- Rechenschaftsbericht
Dokumente[Bearbeiten]
- Zugangsliste Teilnehmerinnen und Teilnehmer für Wachdienst
- Teilnehmerinnen- und Teilnehmerliste für Anmeldung (Name, Anschrift, Unterbringung, Kontaktdaten)
- Raumschilder, Wegweiser
- Badges
- Evaluationsbögen
- Liste der Unterbringung (Wer schläft wo)
- Helferinnen und Helferliste
- Programmheft
- Ablaufplan
- Anfahrtsplan (Karte)
Technik[Bearbeiten]
- Leihlaptop
- tragbarer Beamer
- Notfalltelefon
- Verlängerungskabel + Verteiler
Ausstattung[Bearbeiten]
- Moderationskoffer
- Kreise/Marker für Tafel/Whiteboard
- Papier und Stifte, ggf. Klemmbrett
- Strom
- Flipchart
- Pinnwände
- WLAN