Organisation Seminarwochenende Akkreditierung Juni 2013

Zeitplan

Arbeitszeit

• Vorbereitung ca. h
• Durchführung ca. h
• Nachbereitung ca. h

im Vorfeld

• Antrag beim Pool zur Ausrichtung des Seminars gestellt
• Finanzantrag zur Auslegung de Kosten für den Pool gestellt (StuRa)
• Orgateam festlegen
• Ort finden -> S 528, S 529 + S 523
• Referentinnen und Referenten über Pool ausschreiben lassen
• Referentinnen und Referenten kontaktieren und Equipement erfragen
• genaues Konzept ins Wiki
• Veranstaltung ausschreiben (Termin online stellen, Mail-Verteiler)

im Vorfeld vor Ort

• Raumanträge stellen
• Ausstattung (Referentinnen und Referenten + Teilnehmerinnen und Teilnehmer berücksichtigen) organisieren (Flipchart, Pinnwände, etc.)
• Verpflegung organisieren (Suppenbar + Selgros) + Geschirr via Studentenwerk
• Unterkunft organisieren
• Helferinnen und Helfer organisieren (via Doodle)
• Rahmenprogramm erstellen
• Ansprechperson Verpflegung + Unterkunft, wenn extern
• Teilnahmeheft erstellen (Vorlage Denis, Überarbeitung Arvid)
• Zugangsliste von Kanzlerin bestätigen lassen
• checken, dass Raumreservierung + Zugangsliste beim Wachdienst sind

kurz vorher

• Teilnehmerinnen- und Teilnehmerliste drucken + zum Wachdienst (via Kanzlerin) geben
• Teilnahmebestätigung vorbereiten
• Evaluationsbogen vorbereiten
• Material versenden
• organisatorische Informationen versenden
• Notfallnummern besorgen
• Schilder/Aufsteller anbringen
• Parkplatz ausschildern

am Seminarwochenende selbst

• Anfahrt
  • Teilnehmerinnen und Teilnehmer vom Bahnhof abholen
  • Zugang zur Hochschule nach 17 Uhr über Wachdienst/Telefonnummer/Abholende
• Anmeldung
  • Z123
  • Anmeldeliste ausfüllen
  • Schlafplätze verteilen + Kontaktdaten
  • Plan(Stadtplan/Ablaufplan)/Karte/Badges verteilen
  • Kontaktnummern übergeben
• Helferinnen und Helfer
  • Verpflegung
  • Betreuung
  • Organisation
• Verpflegung
  • Geschirr parat halten (über StuWe?)
  • evtl. nachkaufen (Auto parat halten)
  • Wachdienst Bescheid geben für Anlieferung warmes Essen
  • Lieferanten bescheid geben, wo sie parken, anliefern, sich melden können
• Technik
• Drucker parat halten

am Ende

• Feedback erfragen
• Evaluationsbögen ausfüllen lassen (Teilnehmerinnen und Teilnehmer, TeamerInnen)
• Schilder abnehmen

im Nachhinein

• Auswerten
• Abrechnung
• Rechenschaftsbericht

Dokumente

• Zugangsliste Teilnehmerinnen und Teilnehmer für Wachdienst
• Teilnehmerinnen- und Teilnehmerliste für Anmeldung (Name, Anschrift, Unterbringung, Kontaktdaten)
• Raumschilder, Wegweiser
• Badges
• Evaluationsbögen
• Liste der Unterbringung (Wer schläft wo)
• Helferinnen und Helferliste
• Programmheft
• Ablaufplan
• Anfahrtsplan (Karte)

Technik

• Leihlaptop
• tragbarer Beamer
• Notfalltelefon
• Verlängerungskabel + Verteiler

Ausstattung

• Moderationskoffer
• Kreise/Marker für Tafel/Whiteboard
• Papier und Stifte, ggf. Klemmbrett
• Strom
• Flipchart
• Pinnwände
• WLAN

Siehe auch

• Termin zum Seminar