Angestellte/Schaffung einer weiteren Stelle

Projekt

Nach einer Vielzahl von vorherigen Bemühungen, Beschlüssen und angestrebten Verfahren, soll es zur Schaffung einer weiteren Stelle für Angestellte kommen.

Grundsätzlich basiert dieses Projekt auf dem Beschluss Schaffung weitere Stelle dauerhaften Anstellung Verwaltung.

Herangehensweise

1. Eingangs sollen alle Tätigkeiten, die verwaltungstechnischer Natur sind und durch dauerhaft Angestellte erledigt werden sollen (könnten), gesammelt werden.
2. Es erfolgt eine erste Debatte und Befassung zur Sammlung an Tätigkeiten beim Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation.
3. Die Sammlung an Tätigkeiten ist der Gesamtheit aller Aktiven (z.B. dem Referatskollegium) zur Kenntnis zu geben.
4. Es erfolgt eine zweite Debatte und Befassung zur Sammlung an Tätigkeiten beim Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation zur Sammlung an Tätigkeiten.
5. Die Sammlung an Tätigkeiten ist dem StuRa zur Kenntnis zu geben. Es soll darauf hingewiesen werden, dass mögliche Forderungen (Abweichungen von der aktuellen Beschlusslage) beantragt und befasst werden können.
6. Es erfolgt eine dritte Debatte und Befassung zur Sammlung an Tätigkeiten beim Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation.
7. Gespräch mit bestehenden Angestellten, um zu sondieren, welche Tätigkeiten künftig der aktuellen Stelle zugeordnet werden soll (kann).
8. Es erfolgt eine dritte abschließende Debatte und Befassung zur Sammlung an Tätigkeiten beim Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation.
9. Entwicklung einer Ausschreibung anhand der Aufgaben, die sich aus den verbliebenen Tätigkeiten, die gesammelt wurden, ergeben.
10. Berwerbungsverfahren!
11. Einstellung!

Im Übrigen kann und sollte geprüft werden, ob die Tätigkeiten im Rahmen der Entgeltgruppe passend erscheinen.

Sammlung von Tätigkeiten

In dieser Sammlung wird noch gesammelt!

Tätigkeit	Stelle
Betreuung der Bekanntgaben der Studentinnen- und Studentenschaft	w
Buchhaltung	b
Kassenaufgaben / Verwaltung der Hauptkasse	b
Abrechnungen	b
Rechnungsprüfung	b
Post / Postbearbeitung	w?b
Raumanträge (und Ausfüllen weiteres übliche formaler Schreiben)	w
Aufgabenverwaltung (AUS)	w
Verwaltung und Pflege von Ausschreibungen	w
Finanzverwaltung (Konten) für gewisse FSRä (die das wünschen) GI Gestaltung	b
Annahme (Eingangsstelle) für Anträge?	w
Informieren über den Ausgang zu gestellten Anträgen	w
Ausleihe inkl. Listenführung ? (z.B, Laptop, Beamer, Megaphone)	w
Einträge im Wiki	w
Einholen von Angeboten / Angebotsrecherche	w (+b)
rechtliche Fragen klären lassen oder klären	w
Bewältigung des Aufwandes zur Vorbereitung von Veranstaltungen (aus dem Büro heraus)	w
Bestellung / Beschaffung von laufender Betrieb (Büromaterial) projektbezogenen (einmaligen) Aufträgen (etwa Computer oder Brötchen) allgemeinen Verbrauchsmitteln Ausstattung und Ausrüstung nach Anweisung	w
Unterstützung beim Durchführen von wichtigen Wahlen oder Abstimmungen	?
verwaltungstechnische Unterstützung der Sitzungsleitung im Vorfeld der Sitzungen	w
Betreuung/Verwaltung und Erinnern an den alljährlichen Ablauf	w
Durchführung oder Vorbereitung zur Durchführung von Schulungen zur Infrastruktur des StuRa	?
Ansprechperson für ständige Auftragnehmer*innen	b+w
Besetzung des Büros zu den Öffnungszeiten mit den jeweiligen Dienstleistungen für Studentinnen und Studenten	b+w
Korrespondenzführung für den StuRa (E-Mail, Fax, postalischer Schriftverkehr, Telefonate)	b+w
Telefondienst	b+w
Betreuung der jeweiligen Ablagen (Akten)	b+w
eventuell fachliche Weiterbildung
Betreuung der Zugänge der Mitglieder Schlüsselliste (beim Wachdienst) Mail-Adressen Mail-Verteiler Website-Account Dateiverwaltung (weitere Accounts) Zugangsschließsystem (A-Gebäude) Schlüsselschrank (A-Gebäude) …	w
Erstellung von Abrechnungen (verwaltungstechnische Unterstützung) Veranstaltungen Reisekosten	w
Betreuung der Zugänge des StuRa Monitor im Foyer Betreuung Aushänge / Schaukasten Aushang für StuRa nach Post- bzw. Emaileingang Aushanggenehmigung für Dritte	w
studentisches Jahresticket	b
Kontrolle rudimentärer Dokumentation, und notfalls Übernahme	w
Kontrolle rudimentärer Außendarstelllung, und notfalls Übernahme	w
Betreuung und Kontrolle des alljährlichen Ablaufs	b
Organisation der Ablage	w
Erstellung und Pflege von Protokollen	?
Betreuung vom Inventar des StuRa Drucker usw. (vielleicht Kaffeeautomat)	w
Vorbereitung zu Überweisungen sowie Ein- und Auszahlungen	b
…

weitere Gedanken:

• kontinuierliche Betreuung und Beratung zu Ordnungen

weiterer Mehrwert:

• "Erfahrungsschatz" (mit der Ansprechbarkeit zu Planung, Koordination und Durchführung von Projekten bzw. wiederkehrenden Aufgaben)
• Einarbeitung von Amtsträgerinnen (Schulung "im Haus") für den Fall, dass keine ordentliche Amtsübergabe erfolgt (leider nahezu immer!)
• Beratung zum Stellen von "richtigen" Anträgen? (Antragssprechstunde)

?:

• Semesterticket-Anträge
  • Ausdruck, Entgegennahme, Bearbeitung und Weiterleitung der Anträge auf Semesterticket-Befreiung, -Rückerstattung und –Nachkauf an das Studentensekretariat Mitteilung an Studierende über Genehmigung des Antrages
  • Registrierung, Auflistung aller Anträge nach Art Kontrolle der Abrechnung des Dez. Studienangelegenheiten Aufstellung, Berechnung, Meldung bzw. Rechnungslegung an die Vertragspartner Rücksendung der Studentenausweise
• Internationale Studentenausweise
  • Ausstellung und Registrierung von ISIC-Ausweisen
  • Jahresmeldung (Vertragsverlängerung inkl. Bestandsmeldung)
• Kopierkarten
  • Ausgabe und Rücknahme von Kopierkarten
  • Kontakt zur Fa. Canon (insbesondere Austausch bzw. Reparatur von Kopierkarten)
  • Deponieren beim Wachdienst
• Studenteninformation
• Vorbereitung der Unterschriftsvollmachten zur Vorlage bei der Bank
• Bearbeitung von Reisekostenanträgen
• Prüfung der Anträge der FSR auf Auszahlungen bzw. Überweisungen
• Informationseinholung über aktuelle StuRa- Entscheidungen und Prüfung auf aktuelle finanzrelevante Beschlüsse

• http://www.stura.htw-dresden.de/stura/ref/verwaltung/angestellte/arbeitsanweisung

Verfahren bei anderen ähnlichen Organisation

• AStA TU Darmstadt: Stellenausschreibung Bürokraft im AStA

Grundlage

• website:stura/sitzungen/2015/10./antraege/schaffung-von-mehr-potential-durch-angestellte