StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem

Vor- und Nachteile

• vereinfachte Antragsbearbeitung

• erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
  • elektronische Antragstellung per Webform
  • Statusabfrage des Antrags für Studis
  • schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
  • für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
• Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein

• siehe auch Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung

technische Anforderungen

• nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN)
• Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW)
• Webbasiert
• BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
• leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

Funktionsumfang

• Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
• automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
• zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden
• verschieden Benutzergruppen, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen dürfen
• Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
• statistische Auswertungen

Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben

• Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
  • Antragsprüfung und -genehmigung
  • Erfassung/ Ablage von Kommunikationen zum Antrag
  • Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen)
  • Erteilung von Auskünften an Studis
  • auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung

• globale Änderungen im System
  • Änderung Semesterticketpreis
  • Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen

• jeder Mitarbeiter im StudSek hat eigenen Zugang (eindeutige Zuordenbarkeit des Bearbeiters)
  • Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
  • Eingabe das und wann entwertet wurde

• Studis
  • Antragstellung
  • Statusprüfung

Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag

• Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
• Erfassung persönlicher Daten:
  
  • Name
  • Anschrift
  • E-Mailadresse
  • Telefonnummer
  • Bankverbindung (bei Rückerstattung)
• Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
• Kommunikationshistorie
  
  • Telefonate
  • E-Mails
  • persönliche Kontakte
  • schriftliche Post
• Status
• Erstattungsbetrag

Ablaufplan der Ticketbearbeitung

• der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
• Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier sollte evtl. eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab 01.03. ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich.
• Studie gibt seine Daten bei uns ein. Also alles das was bisher auch auf dem Formular steht.
  • persönliche Daten und Grund
• Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder separat per Post zuschicken. Bei Rückerstattung muss der Ausweis sowieso wieder vorliegen
• Nach dem Absenden des Antrags kontrollieren unsere Mitarbeiterinnen nochmal ob alles stimmt und geben die Antrag dann für das StudSek frei. Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift.

offene Fragen

• Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
• Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
• Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

siehe auch

• http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration