StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem

Vor- und Nachteile

• vereinfachte Antragsbearbeitung

• erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
  • elektronische Antragstellung per Webform
  • Statusabfrage des Antrags für Studis
  • schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
  • für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
• Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein

• siehe auch Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung

technische Anforderungen

• nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN)
• Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW)
• Webbasiert
• BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
• leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

Funktionsumfang

• Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
• automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
• zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden
• verschieden Benutzergruppen, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen dürfen
• Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
• statistische Auswertungen

Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben

• Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
  • Antragsprüfung und -genehmigung
  • Erfassung/ Ablage von Kommunikationen zum Antrag
  • Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen)
  • Erteilung von Auskünften an Studis
  • auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung

• globale Änderungen im System
  • Änderung Semesterticketpreis
  • Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen

• jeder Mitarbeiter im StudSek hat eigenen Zugang (eindeutige Zuordenbarkeit des Bearbeiters)
  • Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
  • Eingabe das und wann entwertet wurde

• Studis
  • Antragstellung
  • Statusprüfung

Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag

• Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
• Erfassung persönlicher Daten:
  
  • Name
  • Matrikelnr.
  • Anschrift
  • E-Mailadresse (sNummer)
  • Telefonnummer
  • Bankverbindung (bei Rückerstattung)
• Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
• Kommunikationshistorie
  
  • Telefonate
  • E-Mails
  • persönliche Kontakte
  • schriftliche Post
• Status
• Erstattungsbetrag

Ablaufplan der Ticketbearbeitung

• der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
• Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab 01.03. ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich.
• Studie gibt seine Daten bei uns ein. Also alles das was bisher auch auf dem Formular steht.
  • persönliche Daten und Grund
• Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder separat per Post zuschicken (Mitarbeiter scannen Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis sowieso wieder vorliegen
• Nach dem Absenden des Antrags kontrollieren unsere Mitarbeiterinnen nochmal ob alles stimmt und geben die Antrag dann für das StudSek frei. Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift.
• derzeitiger Antrag:

http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf

offene Fragen

• Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
• Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
• Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

siehe auch

• http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration