StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem

Vor- und Nachteile

• vereinfachte Antragsbearbeitung

• erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
  • elektronische Antragstellung per Webform
  • Statusabfrage des Antrags für Studis
  • schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
  • für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
• Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein

• siehe auch Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung

technische Anforderungen

• nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN)
• Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW)
• Webbasiert
• BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
• leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

Funktionsanforderungen

must have

• Beitragsordnung muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden

• umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktuallisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss

• verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen oder ändern dürfen, z.B. gespeicherte Kommunikationsnotizen
• zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden(Prinzip der Nachvollziehbarkeit)

• leichte administrative Verwaltung(ohne Programmierkenntnisse):
  • Benutzerverwaltung
  • Grunddatenverwaltung wie z.B. die Höhe des Ticketbeitrags

• automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)

• statistische Auswertung und Suchfunktion nach:
  • Name
  • Antrags-/Matrikelnummer
  • Semester
  • Antragsstatus
  • Höhe der offenen Zahlungen
  • ...

• Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten

• Schnittstelle zu Online-Banking-Programm um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
  • Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.

nice to have

• Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
• Verfassen einer E-Mail aus dem Antragsprofil/ Studiprofil soll für Mitarbeiter möglich sein -> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars mit anschließender Ablage der Nachricht. Dabei soll als Absender die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden.

Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben

• Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
  • Antragsprüfung und -genehmigung
  • Erfassung/ Ablage von Kommunikationen zum Antrag
  • Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen)
  • Erteilung von Auskünften an Studis
  • auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung

• adminsitrative/ globale Änderungen im System
  • Änderung Semesterticketpreis
  • Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
    • automatische Sperrung der Antragstellung ab einem def. Datum

• Mitarbeiter im StudSek
  • Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
  • Eingabe das und wann entwertet wurde
  • Auswertung wieviel bisher erstattet wurde

• Studis
  • Antragstellung
  • Statusprüfung

Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag

• Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
• Erfassung persönlicher Daten:
  
  • Name
  • Matrikelnr.
  • Anschrift
  • E-Mailadresse (sNummer)
  • Telefonnummer
  • Bankverbindung (bei Rückerstattung)
• Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
• Kommunikationshistorie als Notiz
  • Telefonate
  • E-Mails
  • persönliche Kontakte
  • schriftliche Post(als gescanntes Dokument)
• Antragsstatus
• Erstattungsbetrag

Ablaufplan der Ticketbearbeitung

• der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
• Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab 01.03. ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich.
• Studie gibt seine Daten bei uns ein. Also alles das was bisher auch auf dem Formular steht.
  • persönliche Daten und Grund
• Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder separat per Post zuschicken (Mitarbeiter scannen Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis sowieso wieder vorliegen
• Nach dem Absenden des Antrags kontrollieren unsere Mitarbeiterinnen nochmal ob alles stimmt und geben die Antrag dann für das StudSek frei. Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift.
• derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf

offene Fragen

• Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
• Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
• Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

Havarieplan für den Notfall

• Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)

siehe auch

• http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration

Interessierte

• Conny
• Denny
• JoSch
• MartinKamke