Beschluss zu Finanzen/Formular
Für jeden Beschluss zu Finanzen, also mit finanziellen Belangen, sollte es eine Formular geben.
Das Formular zum Finanzbeschluss sollte spätestens ab der Fassung des Beschlusses (dem zugestimmt wurde) erstellt werden.
Es gibt eine Vielzahl von Belangen, die zu finanziellen Vorgängen vermerkt werden sollten, gar vermerkt werden müssen.
Titel
- Ideen
- Umsetzung von Anträgen zu Finanzen
- Abrechnung zum Finanzbeschluss
- …
- Entscheidung
- …
Formales
- Datum der Erstellung (ersten Eintragen in das Formular)
- aktive Person
- Kontaktdaten der aktiven Person
- Name
- "einmaliges" (eineindeutig) Erheben (und zentrales Ablegen)
- im Zweifelsfall mit s-Nummer
- Mail-Adresse
- Telefonnummer
- …
- Kontaktdaten der aktiven Person
Beschluss
eineindeutige Bezeichnung des Beschlusses
- Ideen
- fortlaufende Nummer der ABV
- eineindeutige Titel
- Entscheidung
- …
Kopie des Beschlusses
Im Falle des Mangels für die #eineindeutige Bezeichnung des Beschlusses bedarf es dem Anfügen einer Kopie des Antrages oder anderem entsprechenden Nachweises.
Empfänger·in·
- Name
- eineindeutig
Bankdaten
- "einmaliges" Erheben (und zentrales Ablegen)
im Falle von Überweisung
- IBAN
- (BIC)
- Inhaber·in·, im Falle einer Abweichung von Empfänger·in·
- Ist zu begründen (Abweichung Empfänger·in·).
Betrag
unterscheide zwischen:
- absolut
- mit Schranken
- höchstens
- mindestens
- andere Reglung
- z.B. FO
- z.B. Reisekostenvergütung
- z.B. FO
- Betrag selbst
Kontaktdaten
- "einmaliges" Erheben (und zentrales Ablegen)
zuständiges Referat
oder anderes Stelle des StuRa
Zahlungsweise
- Überweisung
- bar
- vielleicht gar zu begründen, da Zahlungen bargeldlos erfolgen sollen (gemäß … SäHO (oder so))
Inhalte
Zweck
Siehe § 32 Abs. 1 FO
Soll das Referat Finanzen (Referatsleitung oder entsprechend durch Angestellte) "bestimmen" oder wer legt diese fest?
Konten
gemäß Kontenplan
- Soll
- Haben
Es sollen keine Beträge (oder andere Detail) eingetragen werden.
Kostenstelle
Für die Zuordnung der Ausgaben (und Einnahmen) zu einem Posten in Haushaltsplan ist es wichtig, dass klar ist, zu welcher Kostenstelle (oder Kostenstellen) der Beschluss gehört.
Spätestens die Referatsleitung Finanzen muss im Zusammenhang mit der Buchführung (für den Jahresabschluss) entscheiden, welcher Stelle (welchem Posten) die Kosten "angelastet" werden.
Vorauszahlungen
- Siehe auch
Unter Vorauszahlung könnten alle Zahlungen gezählt werden, die vor der Endabrechnung an Empfänger·innen· gezahlt werden.
Abrechnung
abschließende Abrechnung
allgemeine Anmerkungen
- Verfall des Anspruches gemäß § 32 Abs. 2 FO
- Es besteht eine zeitliche Bindung.
- Ausgaben verfallen, wenn das Ende des Haushaltsjahres erreicht ist.
- Ausgaben, deren Zweck nicht mehr fortdauert, verfallen.
- Es besteht eine zeitliche Bindung.
- Erwünschtes Verfahren zur Abrechnung
- Grundsätzlich soll für einen jeden Antrag eine gesamtheitliche Abrechnung erfolgen.
- In (möglichst begründeten) Ausnahmefällen muss davon abgewichen werden. Hierbei soll darauf geachtet werden, dass möglichst große Teile der Abrechnung zusammengefasst werden.
Prozess
- Referat Finanzen wird erst aktiv, wenn es Aktivitäten zur Umsetzung gib.
- Aktiv werden kann eine jede Person, die einen Beschluss (des StuRa) vorweisen kann. Üblicher Weise werden (sollten) das die #Antragsteller·in· sein.
- Als erste Aktivität wird das Formular angeboten.
- Seitens der aktiven Person müssen mindestens die Abschnitte
- #Beschluss
- Alternativ kann von der aktiven Person (oder ABV) auch der Beschluss direkt als Anlage direkt vorgelegt und beigefügt werden.
- #Empfänger·in·
- #Zahlungsweise
- Im Falle der Zahlungsweise Überweisung soll beim ersten Mal oder (möglicher) Änderungen seit der letzten Überweisung die Daten der Bankverbindung angegeben werden.
- Datum des Abrufens
- Unterschrift der aktiven Person
- angegeben werden.
- #Beschluss
- Seitens des Referates Finanzen werden (möglich unverzüglich)
- …
- ausgefüllt.