Studentinnen- und Studentenrat/Sitzung

Organisation

Allgemeines zur Organisation von Sitzungen gilt selbstverständlich auch für die die Organisation der Sitzungen des StuRa.

Der Bereich Sitzungsleitung sollte den Aufwand zur Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Sitzungen des StuRa bewältigen.

Oftmals wird leider der Aufwand zur Organisation rund um Sitzungen, insbesondere Sitzungen des StuRa, unterschätzt. Wer der Meinung ist, dass das "nebenbei" gemacht sei, möge es versuchen und damit eigene Erfahrung machen.

Der Sitzungsleitung schafft eine Entlastung aller Beteiligten bei Sitzungen des StuRa. Das beginnt mit der Aufbereitung der zu behandelnden Themen, sodass eine Vorbereitung der Teilnehmenden auf die Sitzung möglich ist und somit das Thema nicht von Grund auf während der Sitzung für alle vermittelt werden muss und endet mit der einfach nachvollziehbaren Dokumentation hinsichtlich gefassten Beschlüssen auf Dauer, wodurch eine Vielzahl von Unklarheiten bei zur Umsetzung vermieden werden.

Sitzungsleitung

Die aktuelle Verteilung der Sitzungsleitung 2012 ist im Plone einzusehen.

Termine

Wie es zu den Sitzungen des StuRa kommt, regelt aktuell die Satzung.

Die Grundordnung der Studentinnen- und Studentenschaft (und daraus folgenden Ordnungen), die die Satzung ersetzen soll, ergeben sich die Reglungen zum "Ansetzen" der Sitzungen der Organe der Studentinnen- und Studentenschaft, als auch die Sitzungen des StuRa. Die ordentlichen Sitzungen des StuRa sollten sich aus der beabsichtigten Geschäftsordnung des StuRa dann ableiten lassen.

Vorbereitung

Vorbereitung aller geplanten Sitzungen des StuRa

Sobald die Sitzungstermine bekannt sind, kann die Vorbereitung für Sitzungen des StuRa beginnen.

Daher können folgende Tätigkeiten zur Vorbereitung erledigt werden:

• Eintragung des einzelnen Termins auf der Website
  • Ordner zur Sitzung (nach Vorlage) anlegen
  • Termin anpassen

    Der Termin im Plone (unserer Website) kann gleich als vorläufige TO dienen und bietet so die Möglichkeit für alle Nutzerinnen und Nutzer TOPs selbst einzutragen.

  • Betreuung der vorläufigen TO (als Termin)

Vorbereitung einer einzelnen Sitzungen des StuRa

• Einladung aller Mitglieder (per Mail)

  Bei außerordentliche Sitzungen ist eine Einladung notwendig, damit alle über die Besonderheit des Stattfindens und der Gegenstände der Sitzung informiert sind.

  Das Versenden einer Einladung ist bei ordentlichen Sitzungen optional. Der Bereich Sitzungsleitung kann jedoch so auf mögliche Besonderheiten zur Sitzungen des StuRa hinweisen.

• Entgegennehmen von Anträgen
  • Mitglieder des StuRa können (als Nutzerinnen und Nutzer vom Plone) auf der Website selbst ihre Anträge eintragen. Der entsprechende TOP muss dazu in die vorläufige TO eingetragen sein und ein Verweis zum Antrag hergestellt sein.
  • Alle können ihren Antrag an den Bereich Sitzungsleitung
    1. als Mail an sitzung@
    2. das Postfach beim StuRa

    senden.

• Sofern möglich, sollten die zuständigen Referate über Anträge, insbesondere das Referat Finanzen zu Finanzanträgen vor der Sitzungen des StuRa informiert werden. Selbstverständlich sollten die Referatsleitungen sich auch selbst auf die Sitzungen des StuRa vorbereiten und die TO nach ihr Referat betreffende Anträge prüfen.

Vorbereitung der Sitzungen des StuRa

• Gerät zur Aufzeichnung prüfen und einrichten
• Schlüssel für den Raum der Sitzungen des StuRa holen

Stimmzettel

Es wird zwischen Stimmzettel für eine Abstimmung ("normale" Stimmzettel) und eine Wahl (Wahlzettel) unterschieden.

Stimmzettel dienen geheimen Abstimmungen. Sie bieten jeweils ein Feld für Ja!, Nein! und Enthaltung!.

Gut vorbereitet, existieren schon Stimmzettel zu bekannten geheim abzustimmenden Gegenständen. Sie benennen den abzustimmenden Gegenstand auf dem Stimmzettel. Bei einer Wahl ist das die kandidierende Person und das Amt wofür kandidiert wird.

Durchführung

• Redeleitung während der Sitzung
• Protokollierung der Sitzungen
  • Erstellung der Protokolle
  • Veröffentlichung der Protokolle

kurzfristige Raumänderung

• Änderung mit Verweis zum tatsächlichen Ort mindestens am ursprünglichen Ort der Sitzungen des StuRa bekanntgeben

Tagesordnung

• die StuRa-Sitzungen folgen im Großen und Ganzen dieser üblichen Form
• zur Erleichterung schufen Aktive Sitzungsvorlagen für die einzelnen Tätigkeitsbereiche:
  • Sitzungen des Plenums
  • Sitzungen des Referatskollegiums

Anwesenheit

Abwesenheit

Mitteilung der Abwesenheit

Es gibt keine Festlegung zur "Mitteilung der Abwesenheit" von Sitzungen des StuRa.

Dennoch gehört es zum "guten Ton" sich im Falle der absehbaren Abwesenheit, zu entschuldigen. Insbesondere die stimmberechtigten Mitglieder des StuRa sollten ihre Abwesenheit mitteilen, da von ihrer Anwesenheit die Beschlussfähigkeit abhängig ist.

Der üblichste Weg hierfür, ist wohl eine Mail an den Bereich Sitzungsleitung an den Mail-Verteiler sitzung@stura.

Alternativ kann die Mitteilung auch als Eintrag beim Termin (als Einladung mit der vorläufigen Tagesordnung) auf der Website erfolgen.

besondere

konstituierende

• Vorstellung
  • des StuRa (vorzugsweise unmittelbar vor der konstituierenden Sitzung, aber dazu muss entsprechend, etwa bei der Benachrichtigung der Gewählten, informiert werden)
  • der bisherigen Mitglieder des StuRa
  • der neuen Mitglieder des StuRa
  • Angestellte (möglichst mit deren Anwesenheit)
• Information
  • Ordnungen des StuRa
    • Grundordnung (aktuell noch die Satzung)
    • Wahlordnung
    • Finanzordnung
  • Gliederung des StuRa in Referate
  • Ämter und Stellen
• Beschlüsse
  • Kooption der beratenden Mitglieder
  • Festlegung der Sitzungszeit
  • Wahl der Ämter

Im Übrigen ist auch nett eine Nachricht mit Bild, oder gar eine PM, zur ersten Sitzung zu erstellen. (Beispielsweise machte das der StuRa 2016.)

Aufzeichnung

Zur Erstellung und ergänzend zum Protokoll wird die Sitzung des StuRa akustisch aufgezeichnet.

Bei Teilen der Sitzungen unter Ausschluss der Öffentlichkeit ist darauf zu verzichten oder die Daten bedürfen der besonders Sorgfältigen Verwahrung, die sehr schwierig zu gewährleisten erscheint.