Ordner

Konzept

Bis Anfang 2016 gab es ein diffuses Werk an Ordnern. Es gab keine Ordnung für Ordner, was das das Ablegen (und sachbezogene Wiederfinden) nahezu sinnfrei erschien. Grund hierfür war auch, dass es nie ein ernsthaftes (gesamtheitliches) Konzept gab. Wildwuchs oder Unterlassen war die Folge.

Im Rahmen des Umzuges (ins A-Gebäude) wurde das durch einige wenige Aktiven das einfach mal angegangen.

Prinzipien

• Eine jede Stelle, etwa ein Referat, hat mindestens einen Ordner.
• Innerhalb eines Ordners soll nach bekannten Bereichen bzw. Themen untergliedert werden.
• Über alle Ordner soll eine Tabelle geführt werden, die das Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation verwaltet und die einzelnen Stellen pflegen.
• Ein Bezug zu anderen Systemen, etwa Kostenstellen, ist wünschenswert und soll nach Möglichkeit geführt werden.

Übersicht

Siehe auch

website:stura/ref/verwaltung/ablage/

einzelne Ordner

Präsidium

Beschlüsse

Ist noch nicht final geklärt.
Es bedarf der Abstimmung mit dem Referat Finanzen, wegen der Verwaltung von Finanzbeschlüssen.

Sitzungen

oder heißt der Protokolle und wo steht er genau?

Referat Finanzen

Girokonto

Der Ordner Girokonto steht im Stahlschrank.

Hauptkasse

Der Ordner Hauptkasse steht im Stahlschrank.

Anträge auf finanzielle Unterstützung für Fachschaftsräte

Der (orange) Ordner Anträge auf finanzielle Unterstützung steht im Schreibtisch der Angestellten. In diesem werden die Anträge auf finanzielle Unterstützung nur erstmal gesammelt und zwischengelagert, bis die jeweiligen Jahresabschlüsse der Fachschaftsräte durch das Referat Finanzen geprüft sind.

Probe der Unterschrift

Der Ordner Probe der Unterschrift (oder bisher noch Unterschriftenprobe) steht im Stahlschrank (linker Stahlschrank, oberstes Fach, (fast) links (außen)).

Referat studentische Selbstverwaltung & Organisation

Zugangsdaten

Der Ordner Zugangsdaten steht im Stahlschrank.

Im Ordner#Zugangsdaten befinden sich alle Zugangsdaten.

Siehe auch: Intern:Zugangsdaten#Ordner

FA. SAXOCOM

Der Ordner FA. SAXOCOM steht im Stahlschrank.

Dienstleistungen

Der Ordner DienstleistungenOM steht in der Z123.

Bibliothek HTW Dresden

• Korrespondenz zum sogenannten Laborkonto des StuRa
  • Laborkarte (Leihkarte) (des StuRa)

Europcar

• Voucher
  • Liste zur Ausgabe von Vouchern

Deutsches Jugendherbergswerk

• Korrespondenz zu Gruppenmitgliedschaft (des StuRa) beim DJH
• Ausweise
  • Liste zur Ausleihe von Ausweisen
    • erhaltene Kaution

KSS

Bei Ordner für die KSS ist zu unterscheiden, dass es

• einerseits Ordner von unserem StuRa zur KSS und
• andererseits Ordner der KSS, die in unserem StuRa stehen

gibt.

Ordner der KSS

Der (vielleicht bald mehrere) Ordner KSS – LSR steht im (kleinen) Regal für Ordner in der Z124 gegenüber vom Serverschrank.

Aufbewahrung

Als StuRa haben wir einen gewisse Aufbewahrungspflicht.

Alljährliche Aufwand für Aufbewahrung

Anzahl (je Jahr)	Art der Belege
3	Semesterticket (einzelne Vorgänge zu gestellten Anträgen)	Bereich Semesterticket
4	Bank	Referat Finanzen
2	Kasse	Referat Finanzen
1	Jahresabschluss (StuRa)	Referat Finanzen
3 - 5	Jahresabschlüsse (FSRs)	Referat Finanzen
1	Härtefallausschuss (einzelne Vorgänge zu gestellten Anträgen)	Härtefallausschuss
1 - 3	(einzelne) Beschlüsse	Präsidium

Siehe auch

• Ablage von Dokumenten