Prozessbeschreibung "How to Mitgliederliste"
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Was ist die Mitgliederliste[Bearbeiten]
Die Mitgliederliste liegt in der Mitgliederdatenbank und enthält eine Übersicht aller Personen, die mittelbar oder unmittelbar über Gremien, Fakultäten oder per Direktwahl Mitglieder im StuRa in einer Legislaturperiode sind. Neben den Namen enthält die Liste eine Übersicht der aktuellen Funktionen, Zugriffsrechte und weitere Informationen zur Person.
Die Liste enthält
- von der Student:innenschaft und vom Plenum des StuRa als beratende (kooptierte) Mitglieder gewählte Personen
- assoziierte Mitglieder in den studentischen Vertretungen (Fakultätsrat, StuKo, Senat etc.) und Mitglieder in studentischen Gremien
- Mitglieder von faranto e.V.
- Personen, die in der vorhergehenden Legislatur bereits ein Amt innehatten, dass auch in der aktuellen Legislatur noch Bestand hat (z.B. studentische Gremien, der Wahlausschuss, die/der Haushaltsverantwortliche etc.)
Voraussetzung für den Eintrag in die Liste ist der Nachweis für die Wahl der jeweiligen Person durch
- den Wahlnachweis in ein Gremium der HTW-Dresden
- Wahl durch das Plenum des StuRa (inklusive schriftliche Bestätigung der Annahme der Wahl und die Abgabe der Dokumente zur Mitwirkungsordnung] und dem Datengeheimnis)
- Erwähnung im jeweiligen Sitzungsprotokoll
- Anweisung/Einträge durch Personen von unzweifelhafter Integrität - z.B. den Vorstand (Eintrag gemäß Weisung durch die Referatsleitung Personal 2020)
Welche Felder müssen in welcher Form ausgefüllt werden[Bearbeiten]
Vorname Nachname:
- Was wird eingetragen: Vorname und Nachname gemäß der Identität bei der Hochschule. Dies ist insbesondere für das Ausüben von Stimmrechten wichtig
- Format: Blocksatz
- Besonderheiten: Keine
nickname:
- Was wird eingetragen: Menschen sollen selbstbestimmte Namen Pseudonyme verwenden dürfen. Insbesondere für beratende Mitglieder, die kein Stimmrecht ausüben, soll das ein gutes Recht sein
- Format: Blocksatz
- Besonderheiten: Keine
Funktion:
- Was wird eingetragen: Auflistung aller Funktionen, (inkl. Link zum Datum der Wahl/Bestellung) die das Mitglied inne hat. Bei der Eintragung einer Funktion sollen alle sich daraus ergebenden Berechtigungen und ähnliches erfolgen. Eingetragen werden auch Ämter, die kalendarisch im Vorjahr begonnen haben, die sich jedoch noch auf die jeweilige Amtsperiode auswirken
- Format: Ämter von Personen, die vom StuRa gewählt wurden, werden im Blocksatz-Format eingetragen, Ämter, die über die Hochschule erworben werden oder anderweitig mit dem StuRa verbunden sind z.B. faranto e.V.), werden in kursiv dargestellt. Neben der Funktion wird auch immer entweder die Wahlperiode (z.B. 2020/2021), die Sitzung und/oder - sofern vorhanden - der Nachweis für die Legitimation für das Amt als Link hinterlegt. Vom StuRa gewählte Ämter werden wie folgt abgebildet:
- „kooptiertes (beratendes Mitglied) (Antragsnummer des im Plenum geführten Beschlusses mit unterlegtem Link)“
- „Mitglied *Gewähltes Amt* (mit unterlegtem Link)“
- „Referat XY: Funktion“ (Antragsnummer des im Plenum geführten Beschlusses oder Referatssitzung mit unterlegtem Link)“
- Besonderheiten: (Eintrag gemäß Weisung durch die Referatsleitung Personal 2020) sobald eine vom Plenum gewählte Person erstmalig in der Liste geführt wird, können bereits die Daten in die Mitgliederliste eingetragen werden. Fehlende Nachweise und Daten können auch nachträglich eingeholt werden. Mit dem Gedanken auf vertrauensvolle Mitwirkung mit dem Mitglied können auch bereits Zugänge zum Plone und Mailverteilern auch trotz fehlender Nachweise zum Datenschutz und zur Mitwirkung aktiviert werden. Näheres ist ggf. mit dem aktuellen Präsidium und der Leitung Referat Personal abzuklären
Ist die Amtszeit beendet, die Person abgewählt oder von ihrem Amt zurückgetreten, wird der Eintrag durchgestrichen. Er verbleibt aber noch in der jeweiligen Legislatur in der Übersicht
Zugehörigkeit StuRa vor 20XX:
- Was wird eingetragen: Ermittlung der Zugehörigkeit zum StuRa VOR der aktuellen Legislatur (z.B. zur Ermittlung der AE)
- Format: Eingetragen wird die Zahl an Monaten, die das Mitglied bereits nachweislich (Protokoll, Wahlnachweis) in einem studentischen Gremium tätig gewesen ist. Hierbei wird die Zahl mit dem ältesten Nachweis verlinkt. Dies soll z.B. für die Prüfung der Nichtanrechnung der Studienzeit aufgrund von Gremientätigkeit hilfreich sein. Dabei ist bitte immer zu prüfen, ob neben der nachweislichen Wahl auch die jeweilige Legislatur aktiv gestaltet wurde und nachweisbar ist.
- Besonderheiten:: Mitglieder, die länger als 24 Monate dem StuRa angehören oder in Gremien tätig waren, werden der Einfachheit mit der Zahl "24+" versehen
Mitwirkung/Ordnungen:
- Was wird eingetragen: Vermerk, ob der Nachweis der Kenntnisnahme Mitwirkungsordnung unterzeichnet wurde
- Format: Datum der Unterzeichnung
- Besonderheiten: Physische Unterlagen werden im Aktenorder der Sachbearbeitung abgelegt. Digitale Unterlagen werden in der Owncloud abgelegt und das Datum mit einem "D" (Digital" ergänzt
Datengeheimnis:
- Was wird eingetragen: Vermerk, ob der Nachweis auf Verpflichtung zum [Datengeheimnis wurde
- Format: Datum der Unterzeichnung
- Besonderheiten: Physische Unterlagen werden im Aktenorder der Sachbearbeitung abgelegt. Digitale Unterlagen werden in der Owncloud abgelegt und das Datum mit einem "D" (Digital" gekennzeichnet
Stammdaten:
- Was wird eingetragen: Vermerk, ob freiwillige persönliche Daten (für Kommunikation und z.B. Überweisungen) vorliegen
- Format: Datum der Unterzeichnung
- Besonderheiten: Physische Unterlagen werden im Aktenorder der Sachbearbeitung abgelegt. Digitale Unterlagen werden in der Owncloud abgelegt und das Datum mit einem "D" (Digital" gekennzeichnet
Mail-Verteiler:
- Was wird eingetragen: Eintragung der jeweiligen Mail-Verteiler für Mitglieder
- Format: Abkürzungen gemäß Vorgabe Mail-Verteiler
- Besonderheiten: Nach Ende der Wahlperiode (Eintrag gemäß Weisung durch die Referatsleitung Personal 2020) sollen nur die Personen von Mailverteilern genommen werden, die mit Leitungsfunktionen ausgestattet waren. Alle Mitglieder haben jederzeit das Recht und die Möglichkeit, sich selbst aus den Verteilern zu nehmen oder an den StuRa zu wenden.
Telefon-Nr.:
- Was wird eingetragen: Telefonnummer des Mitglieds
- Format: Numerisch
- Besonderheiten:hierbei handelt es sich um eine freiwillige Angabe zur besseren Erreichbarkeit des Mitglieds bei Fragen im Rahmen der Ausübung der Mitwirkung. Die Angabe der Telefonnummer ist freiwillig und kann jederzeit gemäß geltendem Datenschutzrecht wieder rückgängig gemacht werden
Mail-Adresse:
- Was wird eingetragen: EMail-Adresse beim StuRa (nachname@stura.htw-dresden.de), wenn diese durch den Bereich Webservices / Bereich Administration Rechentechnik eingerichtet wurde
- Format: Email-Adresse
- Besonderheiten:Sofern keine Email-Adresse vorliegt, muss diese als Ticket beim Bereich Webservices / Bereich Administration Rechentechnik (je nach aktueller Zuständigkeit und Besetzung) per Ticket im Aufgabenumsetzungssystem Redmine angefordert werden.
s-Nummer:
- Was wird eingetragen: s-Nr
- Format:s+Nummer
- Besonderheiten: Die Aufführung der s-Nr. ist dahingehend relevant, falls Mitglieder den Studiengang wechseln. Sie erhalten dann eine neue s-Nr, behalten jedoch die alte StuRa Email-Adresse
Alternative Email-Adresse:
- Was wird eingetragen: zusätzliche freiwillige Sammlung angegebener Mail-Adressen des Mitgliedes (falls über das Studium hinaus aktiv oder für AE)
- Format:E-Mail-Adresse
- Besonderheiten: Die Email-Adresse kann über das Stammdaten-Formular nachgetragen werden, falls dort vorliegend
Website Gruppen:
- Was wird eingetragen: Gruppen auf der Website, davon sind die Rechte abzuleiten
- Format:Bezeichnung der jeweiligen Gruppe
- Besonderheiten:Mitglieder haben die Möglichkeit, weiterhin zu den Gruppen zu gehören, auch wenn sie nicht mehr aktiv sind. Ausnahme bilden die Gruppen, in denen sie Leitungsfunkton gehabt haben. Diese Rechte müssen den Mitgliedern nach Ende der Legislatur genommen werden
Schlüsselkasten:
- Was wird eingetragen: Eintrag der Schlüsselnummern, die einen Zugang zu den Arbeitsräumen des StuRa ermöglichen
- Format: Nummern aller Schlüsselnummern, für die eine Nutzungsberechtigung besteht
- Besonderheiten: Neben der Führung der Mitgliederliste müssen die jeweiligen Schlüsselrechte in die Excel-Datei des Schlüsselkastens eingetragen werden
Unterstützung durch andere Bereiche[Bearbeiten]
Voraussetzung für die Einträge ist die Bestätigung/Nachweis der Richtigkeit der Angaben durch
- das Plenum des StuRa (Protokolle der Plenumssitzungen)
- die Hochschulverwaltung (Durchführung und Aushang der Ergebnisse der Wahlen)
- die Fakultätsleitung (Veröffentlichung der Mitglieder in den Studentischen Gremien auf der Internetseite der Fakultäten)
Fortschreibung[Bearbeiten]
Die ist wird ständig aktualisiert und fortgeschrieben. Ein finaler Stand kann immer erst nach Ende einer Legislaturperiode hergestellt werden. Die Liste soll Anspruch auf Vollständigkeit und Aktualität haben, im Zweifel sollte die Richtigkeit immer bei der jeweiligen zuständigen Person für die Sachbearbeitung erfragt werden.