| Aktuelle Version |
Dein Text |
| Zeile 1: |
Zeile 1: |
| Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], ist eine [[Idee]] zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]]. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].
| | ==Vor- und Nachteile== |
| | *vereinfachte Antragsbearbeitung |
|
| |
|
| == Vor- und Nachteile ==
| | *erhöhter Servicegrad für die Studis durch: |
| * vereinfachte Antragsbearbeitung
| | **elektronische Antragstellung per Webform |
| ** große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden
| | **Statusabfrage des Antrags für Studis |
| * erhöhter Servicegrad für die Studis durch: | | **schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung |
| ** elektronische Antragstellung per Webform | | **für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte |
| ** Statusabfrage des Antrags für Studis | | *Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein |
| ** schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung | |
| ** für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte | |
| * [[Angestellte]] (oder anderes geeignetes [[Mitglied des StuRa]]) muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein | |
| * erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
| |
| * siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]
| |
| * Minimierung der Fehlerquellen bei Eingabe von Bankdaten
| |
|
| |
|
| == (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen ==
| | *siehe auch [[Papierarme_Verwaltung#Vor-_und_Nachteile|Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]] |
| Orientierung an:
| |
| * [http://www.moderneverwaltung.sachsen.de/download/Handreichung_rechtssichere_Aufbewahrung_V1_2009.11.16.pdf Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten] des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen | |
| * [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/doku-564,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente] des [http://www.bmwi.de BMWi]
| |
| * [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/dokumentation-571-einscannen,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten] des [http://www.bmwi.de BMWi]
| |
|
| |
|
| RFDS (TUD):
| | ==technische Anforderungen== |
| * Verfahrensverzeichnis nach § 10 SächsDSG
| |
|
| |
|
| ==Technische Anforderungen==
| | *nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) |
| *nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig | | *Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW) |
| *Verifizierung des Studi per Hochschuldaten (s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal) | | *Webbasiert |
| *Webbasiert - HISQIS | | *BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung |
| | *leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit |
|
| |
|
| == Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung == | | ==Funktionsumfang== |
| | | *Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann |
| * der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift | | *automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum) |
| :* alternativ kann auch ein reale Unterschrift auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt nach eingabe der Daten erfolgen. Dieses muss dann zusätzlich per Post an den StuRa gesendet werden.
| | *zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden |
| * Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
| | *verschieden Benutzergruppen, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen dürfen |
| * Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
| | *statistische Auswertungen |
| ** Anschrift
| |
| ** ggf. Bankverbindung
| |
| ** Grund der Befreiung/Rückerstattung
| |
| ** derzeitiger Antrag: [[website.plone-3:referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf]]
| |
| * Studentin oder Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder
| |
| ** separat per Post zuschicken ([[Angestellte]] scannen dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
| |
| * Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
| |
| ** kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und
| |
| ** nehmen falls nötig nach Rücksprache mit der Studentin oder dem Studenten Änderungen am Antrag vor
| |
| ** und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
| |
| * [[StudSek]]:
| |
| ** ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
| |
| *** StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
| |
| *** den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
| |
| * [[StuRa]]:
| |
| ** die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
| |
| ** nach durchgeführten Überweisungen für Nachkäufe markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"
| |
| | |
| == Funktionsanforderungen ==
| |
| | |
| === must have ===
| |
| * [[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden
| |
| | |
| * Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen
| |
| | |
| * umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss
| |
| | |
| * verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten
| |
| * zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden (Revisonssicherheit)
| |
| | |
| * leichte administrative Verwaltung (ohne Programmierkenntnisse):
| |
| ** Benutzerinnen- und Benutzerverwaltung
| |
| ** Grunddatenverwaltung
| |
| *** Höhe des Ticketbeitrags
| |
| *** Teilerstattungsbeträge
| |
| *** Fristen
| |
| *** Ticketbestandteile (VVO, SPNV)
| |
| | |
| * automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum) | |
| | |
| * Suchfunktion und statistische Auswertung nach: | |
| ** Name
| |
| ** Antrags-/Matrikelnummer
| |
| ** Semester
| |
| ** Antragsstatus
| |
| ** Höhe der offenen Zahlungen
| |
| | |
| * Listenfunktionen:
| |
| ** vollständige Anträge
| |
| ** unvollständige Anträge
| |
| ** genehmigt durch StuRa
| |
| ** bearbeitet durch StudSek
| |
| ** entwertet durch Studi
| |
| ** Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen
| |
| | |
| * Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
| |
| | |
| * Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format) | |
| ** Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.
| |
| | |
| * BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
| |
| * leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit
| |
| | |
| === nice to have ===
| |
| *Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek
| |
| *Anlegen und Speicherung eines Antrags | |
| **späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
| |
| *automatische Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
| |
| *Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein
| |
| **-> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars
| |
| **anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden
| |
| * eigenständige Entwertung des Ausweises am Kartendrucker durch den Studi selbst
| |
|
| |
|
| ==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben== | | ==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben== |
| *Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa | | *Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa |
| **Antragsprüfung und -genehmigung | | **Antragsprüfung und -genehmigung |
| **Erfassung/ Ablage von Notizen z.B. Kommunikationen zum Antrag mit dem Studi | | **Erfassung/ Ablage von Kommunikationen zum Antrag |
| **Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen, Ändern von Erstattungsgründen etc.) | | **Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen) |
| **Erteilung von Auskünften an Studis | | **Erteilung von Auskünften an Studis |
| **auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung | | **auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung |
| **statistische Auswertungen
| |
|
| |
| *adminsitrative/ globale Änderungen im System
| |
| **Änderung Semesterticketpreis
| |
| **Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
| |
| ***automatische Sperrung der Antragstellung ab einem vordef. Datum
| |
|
| |
|
| *Mitarbeiter im StudSek | | *jeder Mitarbeiter im StudSek hat eigenen Zugang (eindeutige Zuordenbarkeit des Bearbeiters) |
| **Ablehnung von Anträgen auf Rückerstattung bei nicht eingezahltem Semesterbeitrag
| | **Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde |
| **Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde | |
| ***sehen nur vom StuRa freigegebene Anträge
| |
| **Eingabe das und wann entwertet wurde | | **Eingabe das und wann entwertet wurde |
|
| |
|
| Zeile 133: |
Zeile 44: |
| ==Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag== | | ==Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag== |
| *Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann. | | *Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann. |
| *Übernahme bzw. Abgleich der Daten vom StudSek bzw. von der Hochschule (gemeldete Adresse bei Hochschule muss stimmen) | | *Erfassung persönlicher Daten:<br/> |
| *Persönliche Daten:
| |
| **Name | | **Name |
| **Matrikelnr.
| |
| **Anschrift | | **Anschrift |
| **E-Mailadresse (sNummer) | | **E-Mailadresse |
| **Telefonnummer | | **Telefonnummer |
| **Bankverbindung (bei Rückerstattung) | | **Bankverbindung (bei Rückerstattung) |
| *Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument | | *Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument |
| *Kommunikationshistorie als Notiz | | *Kommunikationshistorie<br/> |
| **Telefonate | | **Telefonate |
| **E-Mails | | **E-Mails |
| **persönliche Kontakte | | **persönliche Kontakte |
| **schriftliche Post (als gescanntes Dokument) | | **schriftliche Post |
| *Antragsstatus | | *Status |
| *Erstattungsbetrag | | *Erstattungsbetrag |
|
| |
| ==offene Fragen==
| |
| * Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
| |
| * Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
| |
| * Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator
| |
|
| |
|
| ==Havarieplan für den Notfall== | | ==Havarieplan für den Notfall== |
| * Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)
| |
|
| |
|
| ==Umsetzung== | | ==siehe auch== |
| * Einführungsgespräch mit StudSek und Herrn Bochmann (02.11.2010)
| |
| * Rücksprache [[Beauftragung Datenschutz HTW Dresden]]
| |
| * Gespräch mit Herrn Prof. Wiedemann als möglichen Betreuer einer mit dem Thema befassende Abschlussarbeit
| |
| ** Herr Prof. Wiedemann ist der einzige Prof. der sich mit dem System des StudSek auskennt (Aussage StudSek)
| |
| * Rücksprache Rechenzentrum
| |
| | |
| * Machbarkeitsprüfungen zu den Themen:
| |
| # Datenschutz
| |
| # Authentifizierung des Studierenden (z.B. mittels Radiusserver und damit Login des HTW Rechenzentrums)
| |
| # SAMS-Software
| |
| # Schnittstelle zum System des StudSek
| |
| | |
| === via PDF Formular ===
| |
| * [http://www.scribus.net Scribus]
| |
| | |
| === via FLOSS ===
| |
| * offenes [http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management CRM] nehmen und evtl. frontend draufhacken
| |
| * [http://civicrm.org/ CiviCRM]
| |
| * [http://www.covide.net/ Covide] - [http://www.sourceforge.net/projects/covide sourceforge]
| |
| * [http://www.epesibim.com/ epesiBIM]
| |
| | |
| == ähnliche Dienste anderer ==
| |
| | |
| ==== Semesterticket-Rückerstattung des AStA der TU Darmstadt ====
| |
| | |
| * https://semesterticket.asta.tu-darmstadt.de/
| |
| | |
| 2016-01-11 wurde über den [[Mail-Verteiler]] [http://lists.fzs.de/mailman/listinfo/it-referate it-referate] des [[fzs]] über die Anwendung informiert. Vielen Dank an die Aktiven, die informierten. Es wurde auch auf die [http://resst.o7o.de/resst/ privat betriebene Instanz zur Demonstration für die ''Semesterticket Rückerstattung''] verwiesen. Auch wurde angeboten das Programm für andere als Anwendung bereitzustellen und um gemeinsame Weiterentwicklung und Verbesserung gebeten. Cool!
| |
| | |
| == Siehe auch ==
| |
| *http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management
| |
| *http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration | | *http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration |
| *http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
| |
|
| |
| == Interessierte ==
| |
| * [[Benutzer:Denny|Denny]]
| |
| * [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]]
| |
| * [[Benutzer:MartinKamke|MartinKamke]]
| |
|
| |
| [[Kategorie:Projekt]]
| |
| [[Kategorie:Rechentechnik]]
| |
| [[Kategorie:Semesterticket]]
| |