Bearbeiten von „StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem“

Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], soll zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]] dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].

==Vor- und Nachteile==
*vereinfachte Antragsbearbeitung

*erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
**elektronische Antragstellung per Webform
**Statusabfrage des Antrags für Studis
**schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
**für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
*Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein

*siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]

== (Datenschutz-)rechtliche Anforderungen ==

==Technische Anforderungen==

*nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN)
*Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW)
*Webbasiert
*BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
*leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

==Funktionsanforderungen==
===must have===
*[[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden

*umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktuallisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss

*verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen oder ändern dürfen, z.B. gespeicherte Kommunikationsnotizen
*zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden(Prinzip der Nachvollziehbarkeit)

*leichte administrative Verwaltung(ohne Programmierkenntnisse):
**Benutzerverwaltung
**Grunddatenverwaltung wie z.B. die Höhe des Ticketbeitrags

*automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)

*statistische Auswertung und Suchfunktion nach:
**Name
**Antrags-/Matrikelnummer
**Semester
**Antragsstatus
**Höhe der offenen Zahlungen
**...

*Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten

*Schnittstelle zu Online-Banking-Programm um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
**Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.

===nice to have===
*Anlege und Speicherung eines Antrags
**späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
*Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
*Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein 
**-> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars 
**anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden

==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben==
*Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
**Antragsprüfung und -genehmigung
**Erfassung/ Ablage von Kommunikationen  zum Antrag mit dem Studi
**Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen)
**Erteilung von Auskünften an Studis
**auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
**statistische Auswertungen

*adminsitrative/ globale Änderungen im System
**Änderung Semesterticketpreis
**Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
***automatische Sperrung der Antragstellung ab einem vordef. Datum

*Mitarbeiter im StudSek
**Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde 
**Eingabe das und wann entwertet wurde

*Studis
**Antragstellung
**Statusprüfung

==Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag==
*Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
*Übernahme bzw. Abgleich der Daten vom StudSek bzw. von der Hochschule (gemeldete Adresse bei Hochschule muss stimmen)
*Persönliche Daten:
**Name
**Matrikelnr.
**Anschrift
**E-Mailadresse (sNummer)
**Telefonnummer
**Bankverbindung (bei Rückerstattung)
*Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
*Kommunikationshistorie als Notiz
**Telefonate
**E-Mails
**persönliche Kontakte
**schriftliche Post(als gescanntes Dokument)
*Antragsstatus
*Erstattungsbetrag

== Ablaufplan der Ticketbearbeitung ==
* der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
* Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
* Studi gibt seine Daten bei uns ein. (alles das was bisher auch auf dem Formular steht)
**persönliche Daten (Übernahme oder Abgleich mit HISQIS wäre gut)
**Grund
**ggf. Bankverbindung
* Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder separat per Post zuschicken (Mitarbeiterin scannt dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
* Nach dem Absenden des Antrags durch den Studi:
**kontrollieren unsere Mitarbeiterin nochmal ob alles stimmt, 
**nehmen falls nötig nach Rücksprache mit dem Studi Änderungen am Antrag vor 
**und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift.
*StudSek:
**ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System

*derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf

==offene Fragen==
* Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
* Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
* Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

==Havarieplan für den Notfall==
* Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)

==siehe auch==
*http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration

== Interessierte ==
* [[Benutzer:Conny|Conny]]
* [[Benutzer:Denny|Denny]]
* [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]]
* [[Benutzer:MartinKamke|MartinKamke]]

[[Kategorie:Projekt]]
[[Kategorie:Rechentechnik]]
[[Kategorie:Semesterticket]]
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-Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], ist eine [[Idee]] zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]]. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].
+Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], soll zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]] dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].
-== Vor- und Nachteile ==
+==Vor- und Nachteile==
-* vereinfachte Antragsbearbeitung
+*vereinfachte Antragsbearbeitung
-** große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden
-* erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
-** elektronische Antragstellung per Webform
-** Statusabfrage des Antrags für Studis
-** schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
-** für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
-* [[Angestellte]] (oder anderes geeignetes [[Mitglied des StuRa]]) muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein
-* erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz
-* siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]
-* Minimierung der Fehlerquellen bei Eingabe von Bankdaten
-== (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen ==
+*erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
-Orientierung an:
+**elektronische Antragstellung per Webform
-* [http://www.moderneverwaltung.sachsen.de/download/Handreichung_rechtssichere_Aufbewahrung_V1_2009.11.16.pdf Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten] des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen
+**Statusabfrage des Antrags für Studis
-* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/doku-564,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente] des [http://www.bmwi.de BMWi]
+**schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
-* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/dokumentation-571-einscannen,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten] des [http://www.bmwi.de BMWi]
+**für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
+*Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein
-RFDS (TUD):
+*siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]
-* Verfahrensverzeichnis nach § 10 SächsDSG
+== (Datenschutz-)rechtliche Anforderungen ==
 ==Technische Anforderungen==
-*nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig
-*Verifizierung des Studi per Hochschuldaten (s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal)
-*Webbasiert - HISQIS
-== Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung ==
-* der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
-:* alternativ kann auch ein reale Unterschrift auf einem zusätzlichen Unterschriftenblatt nach eingabe der Daten erfolgen. Dieses muss dann zusätzlich per Post an den StuRa gesendet werden.
-* Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
-* Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
-** Anschrift
-** ggf. Bankverbindung
-** Grund der Befreiung/Rückerstattung
-** derzeitiger Antrag: [[website.plone-3:referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf]]
-* Studentin oder Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder
-** separat per Post zuschicken ([[Angestellte]] scannen dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
-* Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
-** kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und
-** nehmen falls nötig nach Rücksprache mit der Studentin oder dem Studenten Änderungen am Antrag vor
-** und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
-* [[StudSek]]:
-** ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
-*** StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
-*** den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
-* [[StuRa]]:
-** die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
-** nach durchgeführten Überweisungen für Nachkäufe markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"
-== Funktionsanforderungen ==
+*nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN)
+*Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW)
+*Webbasiert
+*BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
+*leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit
-=== must have ===
+==Funktionsanforderungen==
-* [[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden
+===must have===
+*[[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden
-* Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen
+*umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktuallisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss
-* umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss
+*verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen oder ändern dürfen, z.B. gespeicherte Kommunikationsnotizen
+*zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden(Prinzip der Nachvollziehbarkeit)
-* verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten
+*leichte administrative Verwaltung(ohne Programmierkenntnisse):
-* zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden (Revisonssicherheit)
+**Benutzerverwaltung
+**Grunddatenverwaltung wie z.B. die Höhe des Ticketbeitrags
-* leichte administrative Verwaltung (ohne Programmierkenntnisse):
+*automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
-** Benutzerinnen- und Benutzerverwaltung
-** Grunddatenverwaltung
-*** Höhe des Ticketbeitrags
-*** Teilerstattungsbeträge
-*** Fristen
-*** Ticketbestandteile (VVO, SPNV)
-* automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
+*statistische Auswertung und Suchfunktion nach:
+**Name
+**Antrags-/Matrikelnummer
+**Semester
+**Antragsstatus
+**Höhe der offenen Zahlungen
+**...
-* Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
+*Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
-** Name
-** Antrags-/Matrikelnummer
-** Semester
-** Antragsstatus
-** Höhe der offenen Zahlungen
-* Listenfunktionen:
+*Schnittstelle zu Online-Banking-Programm um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
-** vollständige Anträge
+**Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.
-** unvollständige Anträge
-** genehmigt durch StuRa
-** bearbeitet durch StudSek
-** entwertet durch Studi
-** Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen
-* Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
+===nice to have===
+*Anlege und Speicherung eines Antrags
-* Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
-** Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.
-* BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
-* leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit
-=== nice to have ===
-*Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek
-*Anlegen und Speicherung eines Antrags
 **späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
-*automatische Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
+*Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
 *Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein
 **-> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars
 **anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden
-* eigenständige Entwertung des Ausweises am Kartendrucker durch den Studi selbst
 ==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben==
 *Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
 **Antragsprüfung und -genehmigung
-**Erfassung/ Ablage von Notizen z.B. Kommunikationen zum Antrag mit dem Studi
+**Erfassung/ Ablage von Kommunikationen  zum Antrag mit dem Studi
-**Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen, Ändern von Erstattungsgründen etc.)
+**Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen)
 **Erteilung von Auskünften an Studis
 **auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
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 *Mitarbeiter im StudSek
-**Ablehnung von Anträgen auf Rückerstattung bei nicht eingezahltem Semesterbeitrag
+**Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
-**Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
-***sehen nur vom StuRa freigegebene Anträge
 **Eingabe das und wann entwertet wurde
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 **E-Mails
 **persönliche Kontakte
-**schriftliche Post (als gescanntes Dokument)
+**schriftliche Post(als gescanntes Dokument)
 *Antragsstatus
 *Erstattungsbetrag
+== Ablaufplan der Ticketbearbeitung ==
+* der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
+* Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
+* Studi gibt seine Daten bei uns ein. (alles das was bisher auch auf dem Formular steht)
+**persönliche Daten (Übernahme oder Abgleich mit HISQIS wäre gut)
+**Grund
+**ggf. Bankverbindung
+* Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder separat per Post zuschicken (Mitarbeiterin scannt dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
+* Nach dem Absenden des Antrags durch den Studi:
+**kontrollieren unsere Mitarbeiterin nochmal ob alles stimmt,
+**nehmen falls nötig nach Rücksprache mit dem Studi Änderungen am Antrag vor
+**und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift.
+*StudSek:
+**ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System
+*derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf
 ==offene Fragen==
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 * Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)
-==Umsetzung==
+==siehe auch==
-* Einführungsgespräch mit StudSek und Herrn Bochmann (02.11.2010)
-* Rücksprache [[Beauftragung Datenschutz HTW Dresden]]
-* Gespräch mit Herrn Prof. Wiedemann als möglichen Betreuer einer mit dem Thema befassende Abschlussarbeit
-** Herr Prof. Wiedemann ist der einzige Prof. der sich mit dem System des StudSek auskennt (Aussage StudSek)
-* Rücksprache Rechenzentrum
-* Machbarkeitsprüfungen zu den Themen:
-# Datenschutz
-# Authentifizierung des Studierenden (z.B. mittels Radiusserver und damit Login des HTW Rechenzentrums)
-# SAMS-Software
-# Schnittstelle zum System des StudSek
-=== via PDF Formular ===
-* [http://www.scribus.net Scribus]
-=== via FLOSS ===
-* offenes [http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management CRM] nehmen und evtl. frontend draufhacken
-* [http://civicrm.org/ CiviCRM]
-* [http://www.covide.net/ Covide] - [http://www.sourceforge.net/projects/covide sourceforge]
-* [http://www.epesibim.com/ epesiBIM]
-== ähnliche Dienste anderer ==
-==== Semesterticket-Rückerstattung des AStA der TU Darmstadt ====
-* https://semesterticket.asta.tu-darmstadt.de/
--01-11 wurde über den [[Mail-Verteiler]] [http://lists.fzs.de/mailman/listinfo/it-referate it-referate] des [[fzs]] über die Anwendung informiert. Vielen Dank an die Aktiven, die informierten. Es wurde auch auf die [http://resst.o7o.de/resst/ privat betriebene Instanz zur Demonstration für die ''Semesterticket Rückerstattung''] verwiesen. Auch wurde angeboten das Programm für andere als Anwendung bereitzustellen und um gemeinsame Weiterentwicklung und Verbesserung gebeten. Cool!
-== Siehe auch ==
-*http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management
 *http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration
-*http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit
 == Interessierte ==
+* [[Benutzer:Conny|Conny]]
 * [[Benutzer:Denny|Denny]]
 * [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]]