Bearbeiten von „StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem“
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Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], | Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], soll zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]] dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]]. | ||
== Vor- und Nachteile == | ==Vor- und Nachteile== | ||
* vereinfachte Antragsbearbeitung | *vereinfachte Antragsbearbeitung | ||
* erhöhter Servicegrad für die Studis durch: | *erhöhter Servicegrad für die Studis durch: | ||
** elektronische Antragstellung per Webform | **elektronische Antragstellung per Webform | ||
** Statusabfrage des Antrags für Studis | **Statusabfrage des Antrags für Studis | ||
** schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung | **schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung | ||
** für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte | **für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte | ||
* | *Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein | ||
* erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz | |||
* siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]] | *erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz | ||
*siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]] | |||
== (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen == | == (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen == | ||
* als Leitlinie sollte die [http://www.moderneverwaltung.sachsen.de/download/Handreichung_rechtssichere_Aufbewahrung_V1_2009.11.16.pdf Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten] des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen dienen | |||
* [http://www.moderneverwaltung.sachsen.de/download/Handreichung_rechtssichere_Aufbewahrung_V1_2009.11.16.pdf Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten] des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen | |||
==Technische Anforderungen== | |||
*nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig | *nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig | ||
*Verifizierung des Studi per Hochschuldaten (s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal) | *Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal) | ||
*Webbasiert - HISQIS | *Webbasiert - HISQIS | ||
*BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung | |||
*leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit | |||
== Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung == | == Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung == | ||
* der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift | * der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift | ||
* Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung | * Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung | ||
* | * Studi gibt seine Daten bei uns ein oder die Daten werden vom StudSek (QIS) übernommen (alles das was bisher auch auf dem Formular steht) | ||
** | **Grund | ||
** ggf. Bankverbindung | **ggf. Bankverbindung | ||
* | * Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder | ||
** separat per Post zuschicken (Mitarbeiterin scannt dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen | |||
** separat per Post zuschicken ( | |||
* Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi: | * Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi: | ||
** kontrollieren | **kontrollieren unsere MitarbeiterInnen nochmal ob alles stimmt, | ||
** nehmen falls nötig nach Rücksprache mit | **nehmen falls nötig nach Rücksprache mit dem Studi Änderungen am Antrag vor | ||
** und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa. | **und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa. | ||
* | *StudSek: | ||
** ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System | **ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System | ||
*** | ***Studi kann seinen Ausweis im Studsek entwerten lassen, oder | ||
*** | ***seinen Ausweis am Drucker des Infompoints eigenverantwortlich entwerten | ||
*derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf | |||
=== must have === | ==Funktionsanforderungen== | ||
* [[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden | ===must have=== | ||
*[[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden | |||
* | *Listenfunktionen: | ||
:*vollständige Anträge | |||
:*unvollständige Anträge | |||
:*genehmigt durch StuRa | |||
:*bearbeitet durch StudSek | |||
:*entwertet durch Studi | |||
:*Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen | |||
* | *Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichetr Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen | ||
* | *umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss | ||
* | *verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen oder ändern dürfen, z.B. gespeicherte Kommunikationsnotizen | ||
*zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden(Revisonssicherheit) | |||
* | *leichte administrative Verwaltung(ohne Programmierkenntnisse): | ||
** | **Benutzerverwaltung | ||
**Grunddatenverwaltung wie z.B. die Höhe des Ticketbeitrags | |||
** Höhe | |||
* | *automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum) | ||
* | *Suchfunktion und statistische Auswertung nach: | ||
**Name | |||
**Antrags-/Matrikelnummer | |||
**Semester | |||
**Antragsstatus | |||
**Höhe der offenen Zahlungen | |||
**... | |||
* | *Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten | ||
* | *Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format) | ||
* | **Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr. | ||
=== nice to have === | ===nice to have=== | ||
*Anlegen und Speicherung eines Antrags | *Anlegen und Speicherung eines Antrags | ||
**späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein | **späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein | ||
* | *Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann | ||
*Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein | *Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein | ||
**-> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars | **-> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars | ||
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**E-Mails | **E-Mails | ||
**persönliche Kontakte | **persönliche Kontakte | ||
**schriftliche Post (als gescanntes Dokument) | **schriftliche Post(als gescanntes Dokument) | ||
*Antragsstatus | *Antragsstatus | ||
*Erstattungsbetrag | *Erstattungsbetrag | ||
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* Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-) | * Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-) | ||
== | ==siehe auch== | ||
*http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration | *http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration | ||
*http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit | *http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit | ||
== Interessierte == | == Interessierte == | ||
* [[Benutzer:Conny|Conny]] | |||
* [[Benutzer:Denny|Denny]] | * [[Benutzer:Denny|Denny]] | ||
* [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]] | * [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]] |