Bearbeiten von „StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem“

Das [[Semesterticketantragsmanagementsystem | SemesterticketAntragsManagementSystem]], kurz [[SAMS]], soll zur [[papierarme Verwaltung | papierarmen Verwaltung]] der Anträge rund um das [[Semesterticket]] dienen. Dabei handelt es sich überwiegend um Anträge zur [[Semesterbeitrag#Befreiung oder Rückerstattung des Anteils für das Semesterticket | Befreiung und Rückerstattung des entsprechenden Anteils vom Semesterbeitrag]].

==Vor- und Nachteile==
*vereinfachte Antragsbearbeitung
**große Arbeitserleichterung -> Kontodaten müssen nicht mehr von Hand eingegeben werden

*erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
**elektronische Antragstellung per Webform
**Statusabfrage des Antrags für Studis
**schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
**für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
*Mitarbeiter muss zur Genehmigung des Antrags nicht im Büro sein

*erhöhte Anforderungen an Datensicherheit und Datenschutz

*siehe auch [[Papierarme Verwaltung#Vor- und Nachteile | Vor- und Nachteile der papierarmen Verwaltung]]

== (Datenschutz-)Rechtliche Anforderungen ==
Orientierung an:
* [http://www.moderneverwaltung.sachsen.de/download/Handreichung_rechtssichere_Aufbewahrung_V1_2009.11.16.pdf Handreichung zur rechtssicheren Aufbewahrung von elektronischen Dokumenten] des Staatsministeriums für Justiz und Europa des Freistaates Sachsen
* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/doku-564,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zur Aufbewahrung elektronischer und elektronisch signierter Dokumente] des [http://www.bmwi.de BMWi]
* [http://www.bmwi.de/BMWi/Redaktion/PDF/Publikationen/Dokumentationen/dokumentation-571-einscannen,property=pdf,bereich=bmwi,sprache=de,rwb=true.pdf Handlungsleitfaden zum Scannen von Papierdokumenten] des [http://www.bmwi.de BMWi]

==Technische Anforderungen==
*nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN) soll zusätzliche Sicherheit bieten, falls nötig
*Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer/Matr.Nr + PW -> wie bei HISQIS-Portal)
*Webbasiert - HISQIS

== Ablaufplan der elektronischen Antragstellung und -bearbeitung ==

* der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
* Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab Ende des Rückmeldezeitraums ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich. -> verspätete Rückmelder haben dann nur noch die Möglichkeit auf Rückerstattung
* Student gibt seine Daten ein, alles das was bisher auch auf dem Formular steht
**Anschrift
**ggf. Bankverbindung
**Grund der Befreiung/Rückerstattung
**derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf
* Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder 
** separat per Post zuschicken (Mitarbeiterin scannt dann den Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis vorliegen
* Nach dem Absenden/Freigabe des Antrags durch den Studi:
**kontrollieren die StuRa-SachbearbeiterInnen den Antrag und 
**nehmen falls nötig nach Rücksprache mit dem Studenten Änderungen am Antrag vor 
**und geben den Antrag dann für das StudSek frei. -> Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift des StuRa.
*StudSek:
**ruft freigegebenen Antrag auf und setzt entsprechende Befreiung bzw. Rückerstattung vom Ticket im eigenen System und setzt ebenfalls einen Eintrag in der SAMS-Anwendung
***StudentIn kann Ausweis im Studsek entwerten lassen oder
***den Ausweis am Drucker des Infopoints eigenverantwortlich entwerten
*StuRa:
**die StuRa-SachbearbeiterInnen exportieren die Bankdaten aller vom StudSek bearbeiteten Anträge und nehmen Überweisungen vor
**nach durchgeführten Überweisungen markiert die SachbearbeiterIn diese Anträge mit "überwiesen"

==Funktionsanforderungen==
===must have===
*[[Beitragsordnung]] muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden

*Nachweise zu den Anträgen müssen einfach aus der Liste "vollständiger und eingereichter Anträge" aufrufbar sein, ohne erst das Antragsprofil aufzurufen

*umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktualisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss

*verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten
*zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden(Revisonssicherheit)

*leichte administrative Verwaltung(ohne Programmierkenntnisse):
**Benutzerverwaltung
**Grunddatenverwaltung 
***Höhe des Ticketbeitrags
***Teilerstattungsbeträge
***Fristen

*automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)

*Suchfunktion und statistische Auswertung nach:
**Name
**Antrags-/Matrikelnummer
**Semester
**Antragsstatus
**Höhe der offenen Zahlungen

*Listenfunktionen:
:*vollständige Anträge
:*unvollständige Anträge
:*genehmigt durch StuRa
:*bearbeitet durch StudSek
:*entwertet durch Studi
:*Überweisung durchgeführt -> abgeschlossen

*Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten

*Schnittstelle zur Online-Banking-Software um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
**Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.

*BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
*leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

===nice to have===
*Import der Anschrift des Studenten aus der Datenbank des StudSek
*Anlegen und Speicherung eines Antrags
**späteres Fortsetzen der Antragstellung soll möglich sein
*Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
*Verfassen einer E-Mail aus dem Kunden-/ Antragsprofil soll möglich sein 
**-> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars 
**anschließende Ablage der Nachricht im Kundenprofil, als Absender soll dann die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden
* eigenständige Entwertung des Ausweises am Kartendrucker durch den Studi selbst

==Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben==
*Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
**Antragsprüfung und -genehmigung
**Erfassung/ Ablage von Notizen z.B. Kommunikationen zum Antrag mit dem Studi
**Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen, Ändern von Erstattungsgründen etc.)
**Erteilung von Auskünften an Studis
**auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
**statistische Auswertungen

*adminsitrative/ globale Änderungen im System
**Änderung Semesterticketpreis
**Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
***automatische Sperrung der Antragstellung ab einem vordef. Datum

*Mitarbeiter im StudSek
**Ablehnung von Anträgen auf Rückerstattung bei nicht eingezahltem Semesterbeitrag
**Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
***sehen nur vom StuRa freigegebene Anträge
**Eingabe das und wann entwertet wurde

*Studis
**Antragstellung
**Statusprüfung

==Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag==
*Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
*Übernahme bzw. Abgleich der Daten vom StudSek bzw. von der Hochschule (gemeldete Adresse bei Hochschule muss stimmen)
*Persönliche Daten:
**Name
**Matrikelnr.
**Anschrift
**E-Mailadresse (sNummer)
**Telefonnummer
**Bankverbindung (bei Rückerstattung)
*Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
*Kommunikationshistorie als Notiz
**Telefonate
**E-Mails
**persönliche Kontakte
**schriftliche Post(als gescanntes Dokument)
*Antragsstatus
*Erstattungsbetrag

==offene Fragen==
* Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
* Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
* Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

==Havarieplan für den Notfall==
* Back to the roots, pack das Papierformular wieder aus ;-)

==Umsetzung==
* Einführungsgespräch mit StudSek und Herrn Bochmann (02.11.2010)
* Rücksprache Datenschutzbeauftragter der HTW (Prof. Westerfeld)
* Gespräch mit Herrn Prof. Wiedemann als möglichen Betreuer einer mit dem Thema befassende Abschlussarbeit
** Herr Prof. Wiedemann ist der einzige Prof. der sich mit dem System des StudSek auskennt (Aussage StudSek)
* Rücksprache Rechenzentrum

* Machbarkeitsprüfungen zu den Themen:
# Datenschutz
# Authentifizierung des Studierenden (z.B. mittels Radiusserver und damit Login des HTW Rechenzentrums)
# SAMS-Software
# Schnittstelle zum System des StudSek

=== via Scribus ===
* [http://www.scribus.net Scribus]

=== via FLOSS ===
* offenes [http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management CRM] nehmen und evtl. frontend draufhacken
* [http://civicrm.org/ CiviCRM]
* [http://www.covide.net/ Covide] - [http://www.sourceforge.net/projects/covide sourceforge]
* [http://www.epesibim.com/ epesiBIM]

==siehe auch==
*http://de.wikipedia.org/wiki/Customer-Relationship-Management
*http://de.wikipedia.org/wiki/E-Administration
*http://de.wikipedia.org/wiki/Revisionssicherheit

== Interessierte ==
* [[Benutzer:Conny|Conny]]
* [[Benutzer:Denny|Denny]]
* [[Benutzer:JohannesSchneemann|JoSch]]
* [[Benutzer:MartinKamke|MartinKamke]]

[[Kategorie:Projekt]]
[[Kategorie:Rechentechnik]]
[[Kategorie:Semesterticket]]