StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem: Unterschied zwischen den Versionen

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**Antragsstatus
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**Höhe der offenen Zahlungen
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*Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
*Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten

Version vom 17. Juli 2010, 17:20 Uhr

Vor- und Nachteile

  • vereinfachte Antragsbearbeitung
  • erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
    • elektronische Antragstellung per Webform
    • Statusabfrage des Antrags für Studis
    • schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
    • für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
  • Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein

technische Anforderungen

  • nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN)
  • Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW)
  • Webbasiert
  • BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
  • leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

Funktionsanforderungen

must have

  • Beitragsordnung muss beachtet und mögliche zukünftige Änderungen dieser sollten berücksichtigt werden
  • umfangreiche Hilfefunktion die leicht aktuallisierbar und auch während der Antragsbearbeitung aufrufbar sein muss
  • verschieden Benutzergruppen mit unterschiedlichen Rechten, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen oder ändern dürfen, z.B. gespeicherte Kommunikationsnotizen
  • zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden(Prinzip der Nachvollziehbarkeit)
  • leichte administrative Verwaltung(ohne Programmierkenntnisse):
    • Benutzerverwaltung
    • Grunddatenverwaltung wie z.B. die Höhe des Ticketbeitrags
  • automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: das Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
  • statistische Auswertung und Suchfunktion nach:
    • Name
    • Antrags-/Matrikelnummer
    • Semester
    • Antragsstatus
    • Höhe der offenen Zahlungen
    • ...
  • Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
  • Schnittstelle zu Online-Banking-Programm um die Überweisungen automatisch zu erstellen (CSV-Format)
    • Inhalt: Name, Kontonr., BLZ, Betrag, Antragsnr.

nice to have

  • Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
  • Verfassen einer E-Mail aus dem Antragsprofil/ Studiprofil soll möglich sein -> Weitergabe der E-Mailadresse an das Standardemailprogramm oder Öffnen eines webbasierten/ integrierten E-Mailformulars mit anschließender Ablage der Nachricht. Dabei soll als Absender die hinterlegte E-Mailadresse des Benutzers verwendet werden.

Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben

  • Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
    • Antragsprüfung und -genehmigung
    • Erfassung/ Ablage von Kommunikationen zum Antrag
    • Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen)
    • Erteilung von Auskünften an Studis
    • auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
  • adminsitrative/ globale Änderungen im System
    • Änderung Semesterticketpreis
    • Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
  • Mitarbeiter im StudSek
    • Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
    • Eingabe das und wann entwertet wurde
    • Auswertung wieviel bisher erstattet wurde
  • Studis
    • Antragstellung
    • Statusprüfung

Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag

  • Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
  • Erfassung persönlicher Daten:
    • Name
    • Matrikelnr.
    • Anschrift
    • E-Mailadresse (sNummer)
    • Telefonnummer
    • Bankverbindung (bei Rückerstattung)
  • Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
  • Kommunikationshistorie als Notiz
    • Telefonate
    • E-Mails
    • persönliche Kontakte
    • schriftliche Post(als gescanntes Dokument)
  • Antragsstatus
  • Erstattungsbetrag

Ablaufplan der Ticketbearbeitung

  • der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
  • Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab 01.03. ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich.
  • Studie gibt seine Daten bei uns ein. Also alles das was bisher auch auf dem Formular steht.
    • persönliche Daten und Grund
  • Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder separat per Post zuschicken (Mitarbeiter scannen Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis sowieso wieder vorliegen
  • Nach dem Absenden des Antrags kontrollieren unsere Mitarbeiterinnen nochmal ob alles stimmt und geben die Antrag dann für das StudSek frei. Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift.
  • derzeitiger Antrag: http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf

offene Fragen

  • Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
  • Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
  • Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

Havarieplan für den Notfall

siehe auch

Interessierte