StuRa:Semesterticketantragsmanagementsystem

Aus Wiki StuRa HTW Dresden
Zur Navigation springen Zur Suche springen

Vor- und Nachteile

  • vereinfachte Antragsbearbeitung
  • erhöhter Servicegrad für die Studis durch:
    • elektronische Antragstellung per Webform
    • Statusabfrage des Antrags für Studis
    • schnellere Antragsbearbeitung -> schnellere Rückerstattung
    • für jeden im StuRa leichteres Nachvollziehen der bisherigen Kommunikation, Arbeitsschritte
  • Mitarbeiter muss zur Unterschreibung des Antrags nicht im Büro sein

technische Anforderungen

  • nur aus IP-Range der HTW erreichbar (also auch VPN)
  • Verifizierung des Studi per Hochschuldaten(s-Nummer + PW)
  • Webbasiert
  • BackUpfähig und schnelle Wiederherstellung
  • leichte Update-/ Anpassungsfähigkeit

Funktionsumfang

  • Benachrichtigung des Studi per E-Mail, wenn er den Ausweis im StudSek, oder später eigenverantwortlich am Kartendrucker, entwerten (lassen) kann
  • automatische Berechnung des Erstattungsbetrages anhand des Antragsdatums (Hinweis: Antragsdatum verschiebt sich bei eigenständiger Entwertung des Ausweises durch den Studi auf das Entwertungsdatum)
  • zu jeder Eingabe im System muss der entsprechende Benutzer/Verfasser mit erfasst werden
  • verschieden Benutzergruppen, z. B. darf das StudSek nicht alles einsehen dürfen
  • Antragsdruck mit aktuellem Bearbeitungsstatus und allen Daten
  • statistische Auswertungen

Benutzerarten und deren Rechte bzw. Aufgaben

  • Mitglieder und Mitarbeiter im StuRa
    • Antragsprüfung und -genehmigung
    • Erfassung/ Ablage von Kommunikationen zum Antrag
    • Ergänzung von Angaben (z. B. Nachweisen)
    • Erteilung von Auskünften an Studis
    • auslesen der Bankverbindungen zur Rückerstattung
  • globale Änderungen im System
    • Änderung Semesterticketpreis
    • Änderung der Fristen und Höhen für die Teilrückerstattungen
  • jeder Mitarbeiter im StudSek hat eigenen Zugang (eindeutige Zuordenbarkeit des Bearbeiters)
    • Prüfung ob Antrag von StuRa genehmigt wurde
    • Eingabe das und wann entwertet wurde
  • Studis
    • Antragstellung
    • Statusprüfung

Kunden-/ Antragsprofil für jeden antragstellenden Studi/ jeden Antrag

  • Es müssen mehrere Anträge je Studi möglich sein, da er in mehreren Semestern einen Antrag stellen kann.
  • Erfassung persönlicher Daten:
    • Name
    • Matrikelnr.
    • Anschrift
    • E-Mailadresse (sNummer)
    • Telefonnummer
    • Bankverbindung (bei Rückerstattung)
  • Zuordnung von Nachweisen als pdf-Dokument
  • Kommunikationshistorie
    • Telefonate
    • E-Mails
    • persönliche Kontakte
    • schriftliche Post
  • Status
  • Erstattungsbetrag

Ablaufplan der Ticketbearbeitung

  • der Studi verifiziert sich per Hochschulzugangsdaten (sNummer und PW) dies dient quasi als Unterschrift
  • Auswahl ob Rückerstattung oder Befreiung, hier soll eine Restriktion anhand des aktuellen Datums gesetzt werden. Also z.B. ab 01.03. ist keine Befreiung für das entsprechende Semester mehr möglich.
  • Studie gibt seine Daten bei uns ein. Also alles das was bisher auch auf dem Formular steht.
    • persönliche Daten und Grund
  • Student kann Nachweise in gescannter Form hochladen oder separat per Post zuschicken (Mitarbeiter scannen Nachweis ein). Bei Rückerstattung muss der Ausweis sowieso wieder vorliegen
  • Nach dem Absenden des Antrags kontrollieren unsere Mitarbeiterinnen nochmal ob alles stimmt und geben die Antrag dann für das StudSek frei. Dies ist quasi der bisherige Stempel und die Unterschrift.
  • derzeitiger Antrag:

http://www2.stura.htw-dresden.de:8081/Plone/referate/verwaltung/seticket/smtr-antrag.pdf

offene Fragen

  • Wie können alle Studis ihren Nachweis hochladen?
  • Wird nur PDF akzeptiert? Oder bpws. interne Umwandlung von JPEG in PDF?
  • Nicht jeder Studi hat einen PDF-Creator

Havarieplan für den Notfall

siehe auch